Un changement d’outil rapide pour accompagner le développement de Secours Expo
Lors de la reprise d’Oxygène Expo par Camille Voisin, l’équipe a rapidement souhaité faire évoluer son outil de gestion exposants à l’occasion de Secours Expo. L’objectif était de s’appuyer sur une plateforme à la fois souple, efficace et suffisamment complète pour accompagner les besoins opérationnels et comptables de l’événement, tout en restant simple à utiliser au quotidien.
Le principal enjeu concernait la simplification de la facturation et de la gestion des encaissements, devenues trop complexes à piloter avec l’ancien fonctionnement. L’équipe recherchait également une solution capable d’offrir une expérience fluide aux exposants, avec une prise en main rapide et un haut niveau d’autonomie.
L’adoption par les exposants a d’ailleurs été particulièrement rapide, avec très peu de demandes d’assistance dès les premières utilisations — un point clé pour les équipes organisatrices.
Une plateforme ergonomique qui rend les exposants autonomes
Oxygène Expo a déployé Planexpo en s’appuyant sur :
- L’environnement de gestion pour la facturation, les encaissements et la centralisation des dossiers exposants
- Le plan d’implantation interactif pour la commercialisation et la visualisation en temps réel
- L’espace exposant en marque blanche, intuitif sans tutoriel
- La gestion multistand qui permet de gérer plusieurs stands d’un même exposant dans un seul dossier
- La configuration par blocs des formulaires, qui simplifie l’application des frais administratifs et packs d’inscription
L’agence travaille avec un bureau d’étude externe (Accom’Annie) pour les plans techniques, qui s’intègrent ensuite dans Planexpo pour la commercialisation.
Une équipe autonome, des exposants qui se débrouillent, et la compta qui respire
Le changement le plus visible : les exposants prennent l’outil en main sans appeler. Frédérique Gerry témoigne du contraste avec leur ancien outil, où les utilisateurs sollicitaient régulièrement l’équipe et où certaines actions devaient souvent être réalisées en leur nom. Avec Planexpo, les exposants gagnent rapidement en autonomie et l’agence n’entend aujourd’hui quasiment plus parler de l’outil au quotidien.
Côté équipe interne, l’autonomie est le bénéfice le plus apprécié : Frédérique paramètre les événements selon ses besoins de reporting (références comptables, exports analytiques, multistand…), Sonia gère le suivi des ventes au quotidien, et la directrice Camille Voisin peut consulter les chiffres sans dépendre de l’opérationnel.
