Structurer l'offre commerciale et professionnaliser la facturation
En Personne Expo est la filiale événementielle de l'agence de communication En Personne. Elle organise depuis plus de 27 ans le Salon SME — la référence pour les indépendants, freelances, créateurs d'entreprise et dirigeants de TPE, qui se tient chaque année au Palais des Congrès de Paris. Avant Planexpo, l'équipe travaillait à moitié sur GSM, à moitié sur des fichiers Excel. Un outil ancien, jugé en interne comme un « vrai dinosaure » à la logique très spéciale, compréhensible uniquement par des personnes câblées technologie — au point qu'un ADV à 60% était indispensable pour en maîtriser les méandres. Sabrina Lhomme, directrice des opérations, voulait structurer l'offre commerciale, créer un vrai lien entre le commercial et le plan d'implantation, et surtout simplifier la facturation et l'ADV — devenus le point névralgique d'une organisation qui ne pouvait plus se permettre la lourdeur de l'ancien processus.
Une plateforme qui relie le plan, la commercialisation et la facturation
L’équipe En Personne Expo a déployé Planexpo pour le Salon SME en s’appuyant sur :
- L’environnement de gestion centralisé, qui rassemble les dossiers exposants, les ventes, les règlements et l’historique en un seul endroit
- La facturation en un clic, avec édition, annulation et avoirs simplifiés — un changement décisif pour l’ADV
- Le plan d’implantation interactif, synchronisé avec la commercialisation pour visualiser en temps réel les stands vendus et ceux qui restent à vendre
- Le partage du plan avec les exposants et la communication en masse via filtres, pour gérer les mails d’information clients sans sortir de l’outil
- Les dotations, pour structurer l’offre par formule (stand + options + visibilité) et extraire les commandes prestataires plus efficacement
Au-delà des fonctionnalités, ce qui frappe Sabrina, c’est l’intuitivité de l’interface. Là où l’ancien outil exigeait une expertise quasi-technique pour être manipulé, Planexpo permet à l’équipe comme aux exposants d’être très rapidement à l’aise — un changement de monde pour le quotidien des utilisateurs.
Au-delà de l’outil, c’est la relation avec l’équipe Planexpo qui fait la différence : un accompagnement réactif, des problèmes réglés rapidement, et une vraie écoute sur la roadmap produit. Les suggestions de l’équipe En Personne sont prises en compte, et les évolutions sortent à un rythme soutenu — visible via le Journal des Nouveautés que Sabrina consulte régulièrement.
Une équipe plus autonome, des emails en moins et un process modernisé côté clients
Le bénéfice le plus immédiat porte sur la facturation et l’ADV : avec l’édition en un clic, les avoirs simplifiés et la centralisation, l’équipe a éliminé la lourdeur qui pénalisait l’ancien fonctionnement. Le lien direct entre commercialisation et plan d’implantation permet aussi de piloter la vente des stands avec une vraie vision d’ensemble, et plus seulement par fichiers Excel séparés.
Surtout, l’autonomie gagnée par l’équipe commerciale a tout changé. Là où l’ancien outil rendait l’accompagnement d’un ADV spécialisé indispensable, l’intuitivité de Planexpo permet aux personnes qui pilotent le commercial de prendre l’outil en main directement. Quand un concours de circonstances a amené à restructurer l’équipe suite au départ de l’ADV historique, cette autonomie a permis d’absorber le changement sans encombre — preuve, en creux, que l’outil porte vraiment le métier au quotidien.
Autre bénéfice qu’on n’attendait pas : tout étant concentré dans l’outil, y compris les échanges personnalisés avec les exposants, l’équipe gagne énormément d’emails. Plus de spéléologie dans la boîte mail pour retrouver un échange — la planète, elle aussi, dit merci.
Au-delà des gains opérationnels, c’est l’image perçue par les exposants qui change : un process plus professionnel, plus moderne, plus fluide — un signal essentiel sur un salon où les exposants sont eux-mêmes des acteurs du conseil aux TPE et au monde de l’entrepreneuriat. Le salon affiche par ailleurs une dynamique de fréquentation très saine, avec +23% de visiteurs en 2025 (6 000 visiteurs uniques en octobre, avec un objectif de 8 000 en 2026) — une croissance indépendante de Planexpo, mais qui témoigne de la santé d’un événement qui se réinvente dans un contexte économique exigeant.
Crédits photos : ©Emilie Hautier – Image & Co
