Moderniser une foire municipale géante après 20 ans d'Access et de plans papier
Beaucroissant n'est pas une foire comme les autres : elle se déploie en plein air, dans le village entier, avec des entrées multiples — bien loin de la configuration d'un parc des expositions clos. Marie-George Bâti, régisseur, et Gaetane (1,5 ETP au total) doivent gérer deux éditions par an : 700 exposants en avril et 1 000 en septembre, pour 50 000 et 80 000 visiteurs respectivement. Avant Planexpo, tout reposait sur une base Access bricolée utilisée pendant 20 ans, des plans papier millimétré au trombone, et une gestion par courriers postaux. Le changement de régisseur a déclenché la quête d'un outil moderne capable de dématérialiser entièrement la gestion et de synchroniser le plan avec le suivi commercial.
Une plateforme tout-en-un avec plan synchronisé, tags personnalisés et synthèse IA
Depuis avril 2023, Marie-George et Gaetane ont déployé Planexpo sur 6 éditions consécutives, en s’appuyant sur :
- Plan d’implantation interactif synchronisé avec les dossiers exposants — avec calques (assignés, libres, préassignés) qui remplacent les anciens plans millimétrés
- Environnement de gestion centralisé regroupant CRM, contrats, facturation et historique sur 6 éditions
- Tags personnalisés pour structurer le suivi des relances : suppression à J+5 si pas de retour, tag « prioritaire » pour les nouveaux prospects à fort potentiel, label « pack » pour les places à conserver d’une année sur l’autre
- Synthèse IA qui résume en un clic l’historique d’un exposant, ses points de vigilance et les actions recommandées — sans avoir à parcourir toutes les pages du dossier
- Accompagnement par visio de 15 minutes avec Paul qui débloque toutes les situations
−25% sur la commercialisation, et les premiers retours exposants spontanés
Les tags personnalisés ont libéré environ 25% du temps de commercialisation : Marie-George peut désormais relancer en masse les dossiers à J+5, prioriser les nouveaux prospects à fort potentiel, et cibler ses interventions plutôt que d’ouvrir 700 dossiers un par un.
Plus marquant encore — pour la première fois en 6 éditions, les exposants envoient des mails spontanés pour saluer l’organisation de la foire. Un signal d’amélioration de l’image de marque qui n’avait jamais été reçu auparavant.
Côté équipe, la centralisation a révolutionné le quotidien : plan, comptabilité, facturation, historique, tout est dans le même outil. Fini les jonglages entre Access, papier millimétré, tableurs et courriers postaux.