Moderniser une foire de territoire face à la lourdeur administrative
Stéphanie Gérard pilote seule l'organisation de la Foire Expo de Bressuire — une foire commerciale de 4 jours qui rassemble 150 exposants et 12 000 visiteurs. Avec l'augmentation continue des normes administratives, la lourdeur de la facturation et l'arrivée de la dématérialisation, gérer cette foire à l'ancienne devenait intenable. Stéphanie avait testé un outil concurrent — trop complexe pour les besoins de BBA et mal adapté à une foire à dimension publique. Il fallait un outil qui corresponde à la taille de l'événement, qui modernise l'image de la foire face à la concurrence, et qui libère du temps pour ce qui compte vraiment : aller à la rencontre des exposants potentiels.
Une plateforme à la bonne taille qui rend les exposants autonomes
Plutôt qu’un outil pro mais surdimensionné qui l’avait découragée, Stéphanie a choisi Planexpo qui correspond exactement à la taille et au fonctionnement de BBA :
- Plan d’implantation interactif pour la commercialisation des stands
- Environnement de gestion avec CRM, ADV et facturation conforme à la dématérialisation
- Espace exposant en marque blanche où chaque exposant remplit ses propres infos
- Inscriptions et paiement en ligne pour clore le cycle commercial sans relances manuelles
- Chat intégré pour les échanges avec les exposants — sans polluer la boîte mail
L’onboarding s’est fait en 3 semaines, pour une mise en production sur la deadline serrée de la foire. Stéphanie est l’unique utilisatrice côté BBA — l’outil s’adresse autant à elle qu’à ses 150 exposants.
+30% de nouveaux exposants sans prospection, et une foire complète
Dès la première édition avec Planexpo, BBA a accueilli +30% de nouveaux exposants sans aucune action de prospection — uniquement par bouche-à-oreille et parrainage. Sur ces nouveaux venus, 44 sont des exposants 100% locaux, ce qui correspond à la mission de BBA de soutenir l’économie du territoire.
La foire a été complète, avec des refus d’exposants faute de place — une première dans l’histoire récente. Mieux : même les exposants les plus réfractaires à la digitalisation ont adopté l’outil grâce à sa simplicité. Le chat intégré est devenu un favori, en particulier pour la traçabilité des échanges qui ne se perdent plus dans les emails.
Au-delà des chiffres, le vrai changement est ailleurs : Stéphanie a retrouvé du temps pour faire son métier — aller sur le terrain rencontrer les exposants potentiels, plutôt que de crouler sous les papiers au bureau.
