Signature électronique : outil clé pour une gestion efficace

La transformation digitale a profondément remodelé le secteur de l’événementiel, modifiant les méthodes d’organisation, de gestion et d’interaction. Parmi les innovations majeures, la signature électronique se démarque comme un outil pour moderniser les processus contractuels. 

Cet article explore comment la signature électronique peut s’implanter efficacement dans votre organisation événementielle, offrant une vision complète de ses avantages et des meilleures solutions disponibles.

La signature électronique et sa valeur juridique

La signature électronique permet de donner à un document numérique la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet de garantir l’intégrité d’un document et l’identité de l’émetteur.

La Commission Européenne définit la signature électronique comme étant un ensemble de données sous forme électronique, qui sont attachés à d’autres données électroniques ou qui y sont logiquement associées, et que le signataire utilise pour signer 

Fonctionnement et types de signatures électroniques

Il existe trois principaux types de signatures électroniques, définis par le règlement européen eIDAS :

1. Signature électronique simple (SES) : La forme la plus basique, elle n’implique pas de vérification rigoureuse de l’identité du signataire.                                                     👉 Une signature scannée ou un simple « clic pour signer » un document en ligne

2. Signature électronique avancée (AES) : Ce type de signature est lié au signataire de manière unique, permettant ainsi d’identifier celui-ci avec un certain niveau de sécurité.                                                                                                                           👉 L’AES requiert un certificat de signature qui prouve l’identité du signataire

3. Signature électronique qualifiée (QES) : La forme la plus sécurisée et juridiquement contraignante. Elle nécessite un certificat qualifié délivré par une autorité de confiance et l’utilisation d’un dispositif sécurisé pour la création de la signature.                                                                                                                                  👉  Dans la législation européenne, la signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite

Tableau de comparaison des différentes signatures électroniques 

Valeur juridique de la signature électronique

En Europe, depuis 2016, la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS. Ce règlement garantit que les signatures électroniques qualifiées ont une validité légale à travers tous les États membres de l’Union européenne. Cela signifie que les documents signés électroniquement doivent être acceptés au même titre que les documents signés de manière manuscrite.

Les avantages de la signature électronique en tant qu’organisateur d’événements

La digitalisation des processus de signature présente de nombreux avantages, particulièrement pour vous, organisateurs. Elle est devenue un atout majeur dans ce secteur. Découvrez ses principaux avantages :

Réduction des coûts

L’utilisation de la signature électronique permet de réduire de manière significative les coûts liés à l’impression et au transport. En se passant de ces éléments, vous pouvez économiser des ressources, optimiser vos processus administratifs et permettre une meilleure allocation du budget.

Sécurité et conformité

La signature électronique repose sur des technologies avancées de cryptage qui garantissent l’authenticité des signatures. Chaque signature est traçable, ce qui permet de s’assurer que le document n’a pas été altéré. De plus, elles respectent des normes strictes et sont juridiquement reconnues, assurant une conformité complète avec les réglementations en vigueur (règlement eIDAS en Europe).

L’implémentation dans votre organisation événementielle 

La signature électronique ne se limite pas à l’accélération des processus internes. Elle offre aussi une solution pratique pour gérer toutes les interactions contractuelles entre les différents acteurs d’un événement. Voici comment elle peut être implémentée à divers niveaux de votre organisation événementielle :

Exposants : simplifier les contrats d’expositions et les accords de participation

Vous le savez, l’un des aspects les plus chronophages de l’organisation d’un salon est la gestion des contrats avec les exposants. Grâce à la signature électronique, ces accords peuvent être envoyés, signés et retournés en quelques clics. Plus besoin d’imprimer, de scanner ou de poster les contrats. Ce processus dématérialisé réduit le temps de traitement, simplifie les suivis et assure un flux plus rapide des confirmations de participation.

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Partenaires : gérer les partenariats avec les fournisseurs et les services logistiques

Les événements impliquent souvent la collaboration avec divers prestataires, qu’il s’agisse de fournisseurs, de services techniques ou de logistique. L’utilisation de la signature électronique permet de centraliser et d’accélérer la gestion des contrats avec ces partenaires. Non seulement cela facilite la finalisation des accords, mais cela permet aussi de garder une trace numérique des engagements, assurant ainsi une meilleure gestion des risques et une meilleure transparence.

Sponsors : finaliser rapidement les accords de sponsoring, même à distance

Les sponsors jouent souvent un rôle clé dans le financement et la visibilité d’un événement. La signature électronique permet de conclure des accords de sponsoring rapidement, même lorsque les parties sont géographiquement éloignées. En supprimant les délais liés aux signatures physiques, les accords de sponsoring peuvent être validés en un temps record.

Participants : automatiser les inscriptions et les accords de participation pour les visiteurs et les conférenciers

L’automatisation des inscriptions via la signature électronique simplifie la gestion des participants, qu’il s’agisse de visiteurs ou de conférenciers. Les accords de participation peuvent être signés électroniquement lors de l’inscription, éliminant ainsi les formalités administratives sur place. Cela permet non seulement de fluidifier le parcours des participants, mais aussi de garantir une meilleure organisation en amont de l’événement.

3 outils pour gérer la signature électronique

Pour intégrer efficacement la signature électronique dans vos processus, plusieurs outils sont disponibles. Que vous recherchiez une solution généraliste ou une option spécifiquement adaptée au secteur de l’événementiel, voici une sélection d’outils fiables pour vous aider à optimiser la gestion de vos documents.

Les solutions généralistes

DocuSign

Un des leaders mondiaux des signatures électroniques, DocuSign propose une plateforme intuitive et sécurisée, compatible avec un large éventail d’applications et de systèmes. Il est utilisé par de nombreuses entreprises pour gérer les contrats et accords dans tous types de contextes, y compris événementiels.

Adobe Sign

Intégré à l’écosystème Adobe, Adobe Sign permet de signer des documents directement à partir des logiciels Adobe, mais aussi via d’autres outils grâce à ses nombreuses intégrations. Sa sécurité et sa conformité avec les normes internationales en font un outil populaire pour les organisations cherchant à simplifier leurs processus documentaires.

SignRequest

Une solution plus légère mais tout aussi efficace, SignRequest est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son coût réduit. Il offre les fonctionnalités essentielles pour une gestion rapide des signatures électroniques, tout en garantissant la sécurité et la conformité.

Visuels des outils DocuSign, SignRequest et Adob Sign

LA solution spécifique à l’événementiel

Planexpo 

En tant que logiciel métier événementiel, Planexpo intègre nativement la signature électronique dans le process de contractualisation. À la fin du tunnel de conversion, lorsque l’exposant est prêt à confirmer sa participation à un événement, il a donc la possibilité de signer en ligne son contrat de participation. Une pop-up présente alors le bon de commande complet à l’exposant, avec le détail des prestations demandées. Dans cette même fenêtre, l’exposant dispose d’un lien d’accès direct à son contrat incluant l’intégralité des conditions générales de vente écrites. Enfin, il peut définir le mode de paiement qui lui convient parmi les choix proposés par l’organisateur, puis cocher les cases qui attestent la bonne prise en compte des éléments contractuels sus-cités.

L’implémentation de la signature électronique (mode SES) dans Planexpo est un moyen efficace pour réduire le délai de retour des contrats signés à l’organisateur. En un clic, l’organisateur contresigne chacune des demandes de participation des exposants. Cette action génère automatiquement les contrats de participation signés des deux parties, faisant gagner un temps précieux aux signataires.

L’optimisation du cycle de vente est centrale et commune à toutes les automatisations prévues dans Planexpo. La signature électronique, tout comme la génération automatisée des documents contractuels, factures, et autres, sont des quick wins qui allègent la charge mentale des équipes organisatrices, ravies de pouvoir se recentrer sur des actions à valeur ajoutée.

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