Communication événementielle : quelles stratégies adopter ?

Date : 11 février 2025
Organisé par : inwink
Intervenants : Philippe Khattou, CMO chez inwink ; Eva De Almeida, Chargée de communication chez Finance Innovation ; Céline Beckrich, Consultante digitale chez Dis Céline ; Amaury Demongeot, Directeur chez Pixalione ; Manon Gravereau, Content Marketing Manager chez inwink ; Nicolas Huberman, Fondateur de Story for Brands ; Florian Lavenu, Directeur général chez CDI Médias & Services.
Thème : Stratégies de communication et publicités digitales pour maximiser l’impact des événements.

J’ai eu l’opportunité de participer au User Group inwink à Paris le 11 février dernier, un événement dédié aux organisateurs et professionnels de l’événementiel. Cette journée a été l’occasion d’écouter plusieurs experts sur 2 vraies problématiques d’organisateurs d’événements : 

• Comment engager son audience grâce à une communication organique efficace (SEO, réseaux sociaux, emailing) ?
• Comment maximiser l’acquisition de participants via la publicité digitale (SEA et social ads) ?

Retour sur les enseignements clés de cette édition et mes insights en tant que participante.

Si ce type d’événement vous plait, alors vous adorerez le prochain Event Techs Place à Lyon ! Au programme : des sessions avec des intervenants de l’événementiel, un forum de partenaires et du networking. Les inscriptions sont ouvertes 🚀

Communication organique : créer une dynamique avant, pendant et après l’événement

Un événement = une machine à contenus

Lors de son intervention, Philippe a insisté sur un point clé : un événement ne se limite pas au jour J, il doit vivre avant, pendant et après grâce à un écosystème de contenus bien pensé et structuré.

💡 Les leviers à activer pour une communication efficace :

• Anticiper dès la phase de préparation : réfléchir aux contenus qui seront générés (témoignages exposants, interviews, statistiques, captation vidéo…).
• Recycler et republier intelligemment : un même contenu peut être exploité sous plusieurs formats (posts LinkedIn, vidéos courtes, emailing, articles de blog).
• Miser sur les contenus générés par les utilisateurs (UGC) : encourager exposants et visiteurs à partager leur expérience via des témoignages, stories ou posts.

En tant que chargée de marketing, c’est un conseil que j’essaie d’appliquer au quotidien. Un événement, qu’il s’agisse d’un salon ou d’un autre format, est une vraie mine d’or en termes de contenus. Réfléchir aux contenus à décliner, c’est une forme de gymnastique d’esprit ! Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Quels canaux de communication privilégiés pour votre événement ? 

Pour Eva, une stratégie multi-canal bien pensée est essentielle pour engager son audience et maximiser la portée d’un événement. Elle partage son retour d’expérience sur ses 2 leviers les plus efficaces en BtoB.

LinkedIn : le réseau social incontournable pour les événements professionnels.

• 23 000 abonnés et des pages dédiées pour chaque événement.
• Un calendrier éditorial anticipé 4 à 6 mois avant l’événement, avec un mix de contenus adaptés aux différentes phases (teasing, programme, mises en avant d’exposants…).
• Ses formats les plus performants : les vidéos engageantes, visuels dynamiques, les posts avec insights sectoriels et témoignages d’intervenants.

L’emailing avec Brevo : un levier puissant pour activer et relancer les participants.

• Des campagnes d’invitation et des relances ciblées en amont de l’événement.
• Des emails de rappel et de confirmation pour maintenir l’engagement.
• Une communication post-événement pour prolonger l’impact et fidéliser l’audience.

👉 Résultats : une augmentation du taux d’engagement, du nombre d’inscriptions et de la portée des événements.

L’emailing est un outil très puissant, mais il faut savoir le doser. Trop de mails, et on risque de lasser les destinataires ; pas assez, et l’événement peut passer inaperçu. La clé, c’est de trouver le bon équilibre : des messages pertinents, bien construits, qui donnent vraiment envie d’être ouverts. Au-delà du rappel logistique, il faut que chaque email réponde à une vraie question pour le participant : qu’est-ce que ça va m’apporter de venir ?
Et bien sûr, tout cela repose sur une base de données propre et bien segmentée. Un mauvais ciblage, et c’est la porte ouverte aux spams et aux faibles taux d’ouverture. Parfois, mieux vaut envoyer moins d’emails, mais qu’ils soient ultra-qualitatifs et engageants.  Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Les tendances à intégrer en communication événementielle 

Céline et Philippe ont mis en avant l’importance d’adapter la communication aux tendances actuelles :

🔸 Les hooks pour capter l’attention dès les premières secondes. Ils peuvent être auditifs, de contenus ou visuels.
🔸 La personnalisation des messages en fonction de la cible et du moment.
🔸 L’utilisation des tendances réseaux sociaux (TikTok, Instagram, LinkedIn) tout en adaptant le ton au public visé.

Ce qui marche sur TikTok ou Instagram peut être réadapté sur LinkedIn pour un public BtoB, notamment avec des formats plus éducatifs et immersifs.
Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Comment booster les inscriptions à vos événements ?

SEO vs SEA : quelle approche privilégier pour votre événement ?

Amaury et Manon ont rappelé l’importance d’un bon équilibre entre SEO (référencement naturel) et SEA (référencement payant) pour maximiser la visibilité d’un événement. Deux choix s’offrent à vous : 

Utiliser le SEO (Search Engine Optimization) en amont de votre salon pour bien positionner vos pages “événement” sur Google. Pour cela, vous pouvez :

• Créer du contenu optimisé (articles, FAQ, pages bien structurées).
• Vous emparer de YouTube qui est encore sous-exploité pour l’événementiel, alors qu’il offre un excellent levier SEO.

Quant à l’utilisation du SEA (Search Engine Advertising), ce serait pour : 

• Activer vos campagnes dans les 3 derniers mois avant l’événement pour un effet boost.
• Utiliser les réseaux sociaux (LinkedIn Ads, Meta Ads, TikTok Ads) pour cibler les bons profils.
• Recibler les visiteurs du site avec des publicités sur les réseaux, dans l’optique d’une stratégie de retargeting.

Réduire le coût des campagnes SEA grâce à une meilleure segmentation

Nos experts ont donné 3 bonnes pratiques pour maximiser l’efficacité des campagnes publicitaires :

• Automatiser et bien cibler en exploitant les données CRM et en affinant les audiences.
• Faire de l’A/B Testing sur les landing pages pour identifier les messages les plus performants.
• Optimiser le budget : -25% sur les coûts en utilisant des données first-party. « Les données first party désignent les informations que vous collectez sur vos clients, les visiteurs de votre site et les utilisateurs de votre application pendant qu’ils interagissent avec vos produits et services ». Source : service support Google

👉 Résultats observés par les experts : plus de conversions avec un budget maîtrisé, et un meilleur ROI sur les campagnes événementielles.

4 actions à retenir pour optimiser la communication de vos événements

1️⃣ Penser son événement comme un générateur de contenus, en anticipant les formats dès la préparation.

2️⃣ Exploiter les canaux adaptés à son audience : LinkedIn, emailing, vidéo et UGC pour maximiser l’engagement.

3️⃣ Optimiser la visibilité avec un mix SEO et SEA : le SEO pour préparer le terrain, le SEA pour accélérer les inscriptions.

4️⃣ Segmenter et automatiser ses campagnes publicitaires pour réduire les coûts et maximiser le retour sur investissement.

Un événement bien promu est un événement réussi ! 🚀

Mon avis sur cette événement ? 

Comme toujours, j’apprécie les événements organisés par notre partenaire inwink, qui réussit à proposer un format qualitatif alliant conférences thématiques et moments de networking. C’est un équilibre qui fonctionne bien, offrant à la fois du contenu inspirant et des échanges concrets avec d’autres professionnels de l’événementiel.
Les sujets abordés étaient très pertinents, et même si certains points auraient mérité d’être explorés plus en profondeur, cela reste une excellente base de travail pour affiner nos stratégies de communication et d’acquisition. De quoi repartir avec des idées claires et actionnables pour nos prochains événements !

Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

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