Débarrassez-vous d’Excel dans l’organisation de vos salons

Il est partout. Dans toutes les entreprises. Sur tous les bureaux. Même dans des secteurs où il n’a rien à faire. Excel s’est imposé comme l’outil universel pour gérer à peu près tout… y compris des tâches pour lesquelles il est totalement inadapté.

Et pourtant, en 2025, combien d’organisateurs d’événements continuent encore d’entasser des fichiers Excel pour gérer les inscriptions exposants, les plans de salons, le suivi des paiements et les relances clients ? Pourquoi ? Par habitude, par peur du changement, ou simplement parce que « ça marche comme ça depuis toujours ». 

Si vous gérez encore vos salons sur Excel, il est peut-être temps de vous poser les bonnes questions 😉

• Combien de temps perdez-vous à chercher la bonne version de votre fichier ?
• Combien d’erreurs avez-vous dû corriger à cause d’une mauvaise saisie ou d’un fichier mal partagé ?
• Combien de fois avez-vous mis à jour un document ? 

Excel, le mythe du « gratuit » qui coûte cher à votre salon

Sur le papier, Excel semble être une solution économique. Un tableur simple, sans abonnement mensuel, accessible à tous. Mais en réalité, son coût caché est bien plus élevé que vous ne l’imaginez.

Combien de temps perdez-vous à gérer vos fichiers Excel ? 

Chaque modification entraîne une cascade de mises à jour manuelles. Un exposant change de stand ? Vous mettez à jour le plan du salon sur un fichier Excel, vous envoyez un email à vos commerciaux, vos prestataires techniques, vous mettez à jour un second fichier, puis un autre… sans jamais être sûr que tout soit bien pris en compte.

Combien d’erreurs Excel a-t-il déjà causées dans votre organisation ?

Un simple copier-coller mal placé, une colonne effacée par mégarde et c’est la catastrophe : un exposant peut se retrouver avec un mauvais stand, un mauvais tarif ou pire… ne pas apparaître sur la liste des participants !

Êtes-vous sûr de toujours travailler sur la bonne version ?

Impossible de savoir qui a modifié quoi et quand. Une cellule a changé ? Bonne chance pour identifier l’origine du problème. Résultat : des doublons, des fichiers obsolètes et une organisation paralysée.

“Où est la dernière version du fichier ?” Si cette question revient régulièrement dans votre équipe, c’est qu’il y a un problème. Un salon ne s’organise pas avec un tableur, mais avec un outil capable de centraliser les informations et d’évoluer avec vos besoins.

Multiplier les fichiers Excel : un cauchemar dans votre organisation d’événements

Un fichier pour les inscriptions exposants. Un autre pour le plan du salon. Un troisième pour le suivi des paiements. Sans oublier celui des relances commerciales, et bien sûr, la version “copie de sauvegarde” au cas où… Bienvenue dans l’enfer des fichiers Excel.

Trois exemples concrets d’une gestion absurde sur Excel :

Comment ? Vous dessinez vos plan de salon sur Excel ? 

Vous faites un tableau Excel avec les stands. Un exposant veut agrandir son espace ? Vous devez tout décaler à la main, risquant de désorganiser tout le plan. Pire, il faut mettre à jour le fichier, informer l’équipe commerciale, prévenir la comptabilité, vérifier que cela ne crée pas d’incohérences… et espérer que personne ne travaille sur l’ancienne version.

Relances de paiement : combien d’exposants passent à la trappe ?

Vous devez suivre les paiements manuellement et envoyer des relances à la main. Résultat : certains exposants payent deux fois, d’autres ne sont pas relancés.

Badges exposants : erreurs avant d’imprimer la version finale

Chaque exposant envoie les noms des personnes présentes sur son stand. Problème ? Chacun a une façon différente de remplir le fichier : noms en majuscules, prénoms inversés, doublons… Vous passez des heures à tout remettre en ordre.

Qui plus est, plus votre événement grandit, plus votre gestion devient un casse-tête. Ce qui pouvait sembler “gérable” avec 30 exposants devient un chaos absolu avec 200 stands, des ajustements de dernière minute et des échanges incessants avec les exposants.

Quand Excel freine votre croissance et épuise vos équipes

Excel n’est pas juste un outil dépassé : il ralentit votre organisation et fatigue vos équipes. Ce qui devait être un simple suivi devient rapidement une mission chronophage, remplie de tâches répétitives et de vérifications constantes.

Un frein à la croissance de votre salon

🔸 Impossible de passer à l’échelle : Plus d’exposants signifie plus de fichiers, plus de tableaux… et plus de complications.
🔸 Un suivi client limité : Excel n’est pas un CRM et ne permet pas d’historiser les échanges ou de segmenter efficacement vos prospects et exposants.
🔸 Aucune collaboration efficace : Dès qu’un fichier est partagé, c’est la panique. Qui a la bonne version ? Qui a modifié quoi ?

Une charge mentale inutile pour vos équipes

🔸 Mises à jour manuelles : Chaque information doit être saisie plusieurs fois dans différents fichiers, multipliant les risques d’erreurs.
🔸 Relances et suivis fastidieux : Pas d’automatisation, donc tout repose sur des rappels manuels (et beaucoup d’e-mails). 
🔸 Données éparpillées : Impossible d’avoir une vision globale sans perdre du temps à recouper les informations

🎤 Témoignages d’organisateurs qui ont abandonné Excel

Excel est un frein invisible, jusqu’au jour où il devient une vraie barrière à la gestion efficace d’un salon. Deux organisateurs témoignent de leur transition vers un outil métier et des bénéfices immédiats qu’ils ont constatés.

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Ces témoignages parlent d’eux-mêmes : Excel peut sembler suffisant, jusqu’au moment où il vous fait perdre du temps, de l’argent et même des opportunités !

Il est temps d’adopter un outil métier !

Excel vous a peut-être dépanné jusqu’ici, mais soyons honnêtes : il n’a jamais été conçu pour gérer un salon professionnel. Plus votre événement grandit, plus ses limites deviennent évidentes. Et plus il devient un frein au bon déroulement de votre événement. Avec un logiciel dédié, tout est centralisé : gestion des exposants, plan interactif, relances… fini les fichiers éclatés et les versions multiples.

• Automatisez vos tâches : plus de relances manuelles ni de saisies à répétition, tout est mis à jour en temps réel
• Collaborez efficacement : chaque équipe accède aux mêmes infos sans perte de temps.
• Gagnez en réactivité : vos exposants et visiteurs obtiennent des réponses instantanées.

👉 Excel a fait son temps. Si vous voulez que votre salon gagne en efficacité, il est temps de passer à un outil conçu pour votre métier. Alors, prêt à dire adieu aux tableurs ? 😉

Excel VS Planexpo : quel outil pour gérer votre salon?

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