Nos conseils pour anticiper le rush avant votre salon

Comment gérer les réservations et commandes de dernière minute sur un salon ?

Avant un événement, l’afflux soudain de demandes de réservations de stands et les modifications de dernière minute dans la disposition des stands sont monnaie courante. C’est pourquoi, pour atténuer ces défis, des solutions pratiques peuvent être mises en place.

Avec le suivi instantané des réservations et des modifications

Le plan interactif

L’une des approches clés pour gérer efficacement les réservations de dernière minute consiste à mettre en place un suivi instantané des réservations et des modifications. Qui dit suivi, dit outil.

Par exemple, le plan interactif Planexpo permet de visualiser et de mettre à jour en temps réel les réservations d’espaces. Ainsi, cela offre une visibilité sur la disponibilité et les ajustements nécessaires. De même, le plan commercial donne la possibilité à vos commerciaux d’avoir une vue sur l’ensemble des stands restant disponibles à la vente. 

L’automatisation des processus administratifs

L’automatisation des processus, notamment la génération automatisée des factures ou la gestion des retards de paiements, contribue à minimiser les erreurs humaines et à rationaliser le processus de réservation. À chaque modification, ajout ou suppression, la facture est mise à jour instantanément. Un vrai gain de temps pour vos comptables ! 

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Qui plus est, toutes les informations liées aux réservations et aux stands sont centralisées dans un seul et même espace : l’espace exposant. Tout est plus clair et plus fluide dans la gestion des réservations. De même que dans les échanges entre l’organisateur et l’exposant. 

Une gestion logistique intensive

Plus le jour J approche, plus il y a de vérifications dans les commandes de matériels et dans la gestion des retards pour la livraison. Des solutions existent comme le plan technique Planexpo. Ce dernier permet d’intégrer toutes les informations techniques du plan d’implantation, sous forme de calques interactifs. Dès lors, zones d’implantation, zones de contraintes, tout est simplifié pour la mise en place des mobiliers.

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De surcroît, d’autres plateformes comme Expose facilitent la centralisation des commandes complémentaires via des marketplaces, optimisant ainsi la gestion des ressources. Floriane de Lussac, Directrice de la communication et du marketing nous explique comment ça fonctionne sur la plateforme Expose, et avec les prestataires. 

Les exposants passent leurs commandes complémentaires sur les marketplaces, où sont référencés tous les produits nécessaires pour leur stand (aménagement, mobilier, multimédia, alimentation, etc.).  La coordination logistique entre les cheffes de projet et les prestataires assure la livraison clé en main des stands sur le lieu de l’événement. Dans une perspective d’anticipation, la fermeture des marketplaces survient généralement une dizaine de jours avant le jour J. 

 

Cependant, les cheffes de projet demeurent accessibles tout au long du montage, prodiguant conseils aux exposants et détenant une connaissance approfondie des produits des prestataires. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En sus, certains outils d’ajustement de mobiliers comme Egylis permettent de vérifier et de traiter les commandes de mobiliers sur stand le jour J, garantissant une coordination sans faille.

En vérifiant les écarts entre le prévisionnel et le réalisé

Pour analyser ces actions, le mieux est de comparer les réservations initiales et les ajustements de dernière minute, couplés aux feedbacks des exposants sur la gestion de leurs réservations. D’autres mesures sont nécessaires comme : 

• suivre le processus de vérification des commandes de matériel ;
• analyser les retards ou problèmes liés à la livraison des équipements ;
• obtenir le feedback des équipes logistiques. 

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour ajuster les stratégies de l’événement suivant. D’ailleurs, cela permet une amélioration continue et une anticipation des défis potentiels.

Comment mieux gérer les équipes opérationnelles sur le salon ?

La dynamique de participation des exposants et intervenants peut évoluer rapidement, nécessitant une gestion agile pour s’adapter au mieux. Dans le même temps, la satisfaction des intervenants et exposants dépend souvent de la qualité de la gestion logistique.

D’ailleurs, selon l’Event Data Book de l’UNIMEV sortit en ce début d’année 2024, “la qualité de l’organisation d’un salon professionnel fait aujourd’hui partie du top 5 des critères de décision pour y participer. »

Grâce à la mobilisation d’une équipe réactive

Face à des changements de dernière minute, la constitution d’une équipe dédiée à la gestion des ajustements urgents est cruciale. Pour cause, cette équipe doit être caractérisée par une disponibilité constante, des rôles et responsabilités clairement définis. Mais aussi une communication régulière pour garantir une coordination efficace. 

Sa réactivité est particulièrement importante lorsqu’il s’agit d’ajuster la disposition des stands ou de répondre aux besoins spécifiques des intervenants.

« Chez Expose, la disponibilité des cheffes de projet est une priorité avant le jour J. Et le jour du salon, la présence d’équipes sur le terrain est ajustée en fonction de la complexité spécifique de chaque salon et du nombre d’exposants. Cette présence varie assurant ainsi une couverture optimale et une réactivité adaptée aux besoins de chaque événement. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En suivant au mieux les intervenants de conférence

L’élaboration d’un calendrier modulable constitue une approche essentielle pour gérer la participation changeante des exposants et intervenants. Par conséquence, ce calendrier doit permettre une flexibilité suffisante pour accueillir des participants de dernière minute tout en permettant une réaffectation rapide des ressources en cas de désistement. 

De plus, la planification de réunions de suivi fréquentes favorise une communication proactive avec les exposants, partenaires, et intervenants. Ainsi, cela permet une compréhension constante des besoins et une adaptation en temps réel.

En évaluant vos équipes

Le recueil de feedback sur la gestion des changements et la flexibilité de l’équipe réactive offre des insights importants. Cette rétroaction peut provenir directement des exposants et intervenants. Ainsi, ces derniers fournissent une indication précise de la manière dont les ajustements ont été perçus et de leur impact sur la qualité de l’événement.

Une évaluation des temps de réponse et de résolution des problèmes de l’équipe dédiée peut être réalisée. De façon à permettre des ajustements le cas échéant pour améliorer la réactivité.

Et enfin, la mise en place d’enquêtes post-événement analysant les points forts et les axes d’amélioration. Autrement dit, des indications précieuses pour affiner les stratégies opérationnelles des futurs événements. 

Comment mieux gérer les annonces de communication imprévues ?

Une stratégie de communication bien affinée est cruciale pour assurer le succès d’un salon. Malheureusement, il n’est pas rare que les deux derniers mois avant l’événement soient marqués par des annonces imprévues. Ajuster la campagne de communication en conséquence tout en maintenant la clarté des informations est un défi.

En restant flexible sur la stratégie de communication

Les annonces de dernière minute peuvent englober divers aspects: mises à jour importantes, changements dans le programme, ajouts de dernière minute… Pour faire face à ces changements, l’utilisation d’outils de messagerie instantanée internes, tels que Slack ou Teams, peut faciliter une communication rapide au sein de l’équipe organisatrice. Ces plateformes permettent une coordination efficace pour intégrer les annonces et ajuster la campagne de communication.

En plus de ces outils internes, des outils de gestion événementielle facilitent l’envoi de mails en masse. Ainsi, ils diffusent rapidement les informations mises à jour à l’ensemble des participants, exposants et intervenants. En outre, l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) comme aide à l’écriture de contenus peut accélérer le processus de création de messages clairs et concis, optimisant ainsi l’efficacité de la communication. 

En analysant votre trafic

L’analyse des données de trafic sur les canaux de communication, tels que les taux d’ouverture des mails et l’engagement sur les plateformes sociales, offre des insights sur la portée des annonces. Quant aux enquêtes de satisfaction post-événement recueillies, elles permettent d’évaluer la perception des participants par rapport aux ajustements effectués.

En fin de compte, la capacité à gérer efficacement les annonces de dernière minute et à ajuster la stratégie de communication repose sur la flexibilité et la réactivité de l’équipe organisatrice. 

« La plateforme Expose communique auprès des exposants via des e-mailings. L’objectif est de sensibiliser les exposants à anticiper leurs commandes autant que possible, afin d’éviter le stress de dernière minute. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

Des équipes mobilisées et des outils technologiques : les clés d’une organisation événementielle réussie

Les deux derniers mois avant le jour de l’événement sont cruciaux, nécessitant 3 éléments principaux : 

• anticipation ;
• flexibilité ;
• réactivité. 

Soulager les imprévus organisationnels, mobiliser les équipes et utiliser des outils technologiques, sont des piliers incontestables d’une planification réussie. Au-delà de l’efficacité opérationnelle, cette réflexion invite à repenser la manière dont les événements sont planifiés. Aujourd’hui, demandez-vous quels sont les champs d’actions possibles ? Que mettre en œuvre pour faciliter ce rush ? 

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