Bienvenue dans le Podcast Planexpo, le rendez-vous pour tous les acteurs de l’événementiel. Ici, on échange uniquement avec des experts du secteur. Ils nous partagent leurs actus événementielles, leurs tips et parfois, leurs retours sur l’utilisation de notre outil Planexpo.

Voici la première interview podcast avec Marine Ragu, Chargée de marketing BtoB pour les salons Rent.

Le Podcast Planexpo : l’interviewée du jour

On va commencer par 3 questions en 1. Peux-tu te présenter, nous dire ce que tu fais dans la vie et dans quelle entreprise tu travailles ?

Je suis chargée de marketing BtoB pour Rent, qui à la base est connu comme étant le salon Rent, le salon des nouvelles technologies dédié aux professionnels de l’immobilier.

C’est un événement qui a lieu tous les ans à Paris, depuis une petite dizaine d’années. D’ailleurs, on va fêter nos 10 ans l’année prochaine ! Je m’occupe de toute la partie marketing, communication notamment. Comme c’est de l’événementiel, il y a toujours plus de choses à faire que sur la fiche de poste.

Aperçu du salon Rent à Paris les 08 et 09 novembre 2022 

Les événements organisés

Tu utilises l’outil Planexpo, tu organises donc des événements. Est-ce que tu peux nous en dire plus sur la fréquence, le nombre de participants, d’exposants, etc… Et si tu as d’autres événements de prévus sur l’année à venir ? 

À la base, on fait le salon parisien qui a lieu tous les ans entre octobre et novembre. Ce salon a beaucoup grossi ces 10 dernières années.

L’année dernière, il y a eu plus de 10 000 participants en terme de visitorat et on a 400 exposants qui sont venus avec toutes typologies de stands : des start-ups ou des gros faiseurs de l’industrie de l’immobilier, et aussi des investisseurs. En fait, ce type d’événement, c’est vraiment notre coeur de métier.

Conférence professionnelle au salon Rent à Paris – novembre 2022

Ensuite, on a eu envie de créer une brique Proptech qui sont les innovations dédiées aux professionnels de l’immobilier, à l’étranger.

On s’est accrochés à des salons existants pour ajouter cette brique Proptech à l’étranger.
Par exemple, le SIMA est un événement qui se passe à Madrid et qui est à la fois pour les professionnels et les consommateurs lambda de l’immobilier. Ça a super bien marché puisqu’il a accueilli 60 exposants. Une deuxième édition est prévue cette année (pour vous pré-inscrire, suivez ce lien). On voit l’effervescence de l’immobilier partout en Europe notamment.

Proptech Expo SIMA à Madrid en mai 2023

Il est prévu d’organiser un événement en Suisse (Lausanne) en avril sur 3 jours : Rent Switzerland avec à peu près 1 milliers de visiteurs.

La brique Proptech sera présente avec notre petit village français, suisse et d’autres à ce salon. Également, plusieurs projets se profilent cette année dont une autre ville, probalement toujours en Europe.

Événement Rent en Suisse – Switzerland – mars 2023

Donc il n’y a pas de nom de ville pour l’instant qui ressort ? 

Alors ça reste proche de l’Espagne : ce sera probablement le Portugal…c’est en cours…

On a donc l’information en avant première ? 

C’est un peu ça…🙂

L’utilisation de l’outil Planexpo

Pourquoi vous avez décidé de travailler avec Planexpo ?

L’outil Planexpo a commencé à être utilisé par nos équipes il y a un peu plus de 2 ans, juste avant que j’arrive.

J’ai appris à connaître l’outil en même temps que les équipes commerciales ou les parties prenantes de l’équipe. Nous avons été confrontés à plusieurs problématiques. La première, c’était d’avoir un CRM clair, de tout regrouper. On en avait dans tous les sens à l’époque donc on a voulu avoir une base plus saine.

La seconde, c’était l’implantation : où implanter quel exposant, etc…

Puis, la facturation. En bref, avoir un outil qui nous permette d’avoir toutes les infos, tous les dossiers des commerciaux, tous les dossiers des personnes X ou Y de l’entreprise. L’idée c’était de pouvoir synchroniser les dossiers et avoir une vue d’ensemble pour tous.

Donc c’est plus une problématique de centraliser toutes les informations finalement ? 

Oui, pour moi c’était vraiment ça à la base.

Ça fait 2 ans que vous travaillez avec cet outil. Est-ce que ça a changé votre organisation ? Est-ce que vous arrivez à le mesurer de votre côté ? 

C’est vrai que ça nous a aidé dans énormément de choses, en particulier la problématique de prospection en amont de l’événement.

Avoir tout ça en commun nous permet de garder le contact avec nos anciens clients. Les commerciaux peuvent vraiment voir l’implantation des stands restants, les typologies de stands à proposer, les produits mis sur le catalogue. Ils ont une vision de la prospection au bon de commande, à la facturation et à l’implantation dans notre pavillon. Ça donne une vue d’ensemble à tous et c’est le plus important pour nous.

Toutes les équipes sont au fait de ce qu’il se passe pendant le salon ?

C’est ça, il n’y a pas de doublon et on n’a pas 2 fois le même stand qui est vendu. On voit très bien où en est le dossier donc on peut relancer extrêmement facilement.

Il y a même des petites bulles de dialogues sur chaque exposants. Les relances sont faites par ce biais là, puis ils les reçoivent directement dans leur boite mail. C’est un outil qui permet d’avoir un vrai tableau de bord sur ce qu’il se passe.

Les avantages de l’outil Planexpo

Vous gagnez du temps dans votre quotidien ? La relation avec les exposants est plus simple ?

Effectivement, la relation avec les exposants est plus simple. Ils peuvent eux aussi avoir une interface où ils ont tous leurs documents.

On n’a pas à juste avoir un fil de discussions par mail et à leur dire « voilà votre contrat, votre facture… » et puis répondre par ce biais là. Finalement, on dispose de toutes les infos.

Les messages sont envoyés directement à la personne en charge grâce à l’ajout des contacts facturation. De même pour le contact logistique pour la construction des stands. Ça permet de discuter avec toutes les parties prenantes sans mettre tout le monde dans la boucle non plus. En fait, que les bonnes personnes aient les bonnes informations, en ayant la totalité du projet quand même dans leur espace.

Vue de l’espace exposant dans l’outil Planexpo.

Sur ces outils qui sont uniquement en ligne, on reproche beaucoup qu’il manque le lien humain. Est-ce que tu trouves qu’il y a moins de lien humain avec les parties prenantes de l’événement ?

Pas par rapport à cet outil dans le sens où nous, on est une toute petite équipe. Les liens, on les garde.

On n’a pas une personne qui s’occupe de la commercialisation et qui après « laisse l’exposant » avec quelqu’un d’autre : on s’occupe vraiment de chaque dossier de A à Z.

Il y en a qui sont beaucoup plus au fait et qui connaissent le salon depuis toujours, ou l’événementiel très bien. Du coup, ils sont très autonomes. Ceux qui ont le plus besoin d’être hors du circuit logiciel, là on met un accompagnement en direct avec eux. Le lien est donc conservé quand besoin est. Mais ça permet de gagner tellement de temps qu’il y en a certains, s’il n’y a pas besoin de faire de réunion supplémentaire ou autre, on les laisse gérer de manière autonome.

Une recommandation pour les confrères du secteur  

Il y a sans doute pas mal de tes confrères qui t’écoutent et qui hésitent peut-être à utiliser l’outil. Tu peux leur dire quelles sont les fonctionnalités que tu préfères dessus et pour quelles raisons ?

Ce que je préfère, c’est toute la partie plan et assignation de tous les stands.

On peut colorer toutes nos zones pour montrer où sont les espaces : start ups, stands équipés, stands nus, les espaces conférences, etc…

Avoir une vraie vision du plan en permanence permet de déterminer très facilement ce qui a été vendu et ce qui reste à vendre.

De plus, on avait travaillé avec tes équipes pendant les 2 années de COVID, pour créer une expérience différente. Le plan de notre pavillon réel qu’on avait sur Planexpo a été récupéré pour être mis en digital. Ça a fait une espèce de plan 3D en ligne, une marketplace avec prise de RDV. Ça a créé un projet complètement différent qui n’aurait pas pu être fait à la base. C’est ce que j’ai bien aimé de mon côté et mon équipe aussi, on a pu vraiment travailler et créer le projet ensemble.

Ça permet de lier le digital au physique quand on peut le faire et qu’on n’est pas confinés, bien sûr.

Visuel du plan interactif 3D du salon Rent 2022

Oui, ne parlons pas de malheur ! Tu penses que ça peut apporter quoi à tes confrères cet outil sur les événements ?

Clairement, ça apporte beaucoup de fluidité. Il y a toujours quelqu’un qui nous demande à combien on est de vente : ce qui a été fait, ce qui n’a pas été fait, ce sur quoi on est un peu à la traine.

Ça permet de savoir exactement où on en est en un coup d’oeil, d’avoir un CRM clair.

Également, si on veut rajouter un événement, c’est facile parce que les dossiers sont déjà créés en amont, les fiches clients existent, l’événement n’est pas recréé de toute pièce. À chaque fois, c’est une brique qu’on rajoute, ça permet de ne jamais repartir de zéro même si l’événement est différent.

Finalement, ça rejoint le fait d’avoir un historique. Depuis qu’on a Planexpo, on voit nos exposants qui sont partis en Suisse, ceux qui ont fait Rent 2021, ceux qui ont fait Rent 2022. Même si des personnes arrivent pendant le projet et ne connaissent pas forcément l’exposant, elles doivent avoir tous les éléments en main. Au lieu de demander à droite et à gauche, de reprendre les pièces, elles ont tout d’un coup. Et ça, c’est quand même extrêmement agréable.

On en parle dans notre webinaire sur les tâches chronophages !

C’est la fin de cette interview !

Pour l’écouter, retrouvez la version podcastée juste en-dessous !

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Cela fait presque 7 ans que Spottt est née (ah oui, déjà 😱) !

On s’est rendu compte qu’il était grand temps de vous raconter l’histoire de cette start-up, qui n’est maintenant plus vraiment une start-up. Aujourd’hui, Spottt c’est 2 produits, des locaux très sympa à Lyon, une équipe de 14 personnes (bientôt 15 !) et de grandes ambitions.

Mais ça n’a pas toujours été comme ça… sauf pour l’ambition 🙂

Les débuts de Spottt

Tout a commencé en 2016 avec l’association de quartier Chevreul & Co (une des plus grandes brocantes de la ville de Lyon avec 500 exposants), qui était à la recherche d’un outil pour gérer sa brocante et limiter :

– les erreurs et les mécontentements ;
– les innombrables sollicitations ;
– les impayés ;
– les files d’attente interminables en permanence ;
– la charge de travail pour ses bénévoles au niveau administratif.

Cathy et Diane commencent à travailler sur le projet en tant que freelances. Philippe rejoint le duo pour la réalisation de l’outil de dessin sur Google Maps et la gestion de l’infrastructure technique.

La première version du futur outil MyBrocante voit le jour en mars 2016. Le prototype réalisé pour Chevreul est un succès avec 100% des réservations faites en ligne grâce à l’outil.

Anthony rejoint ensuite l’équipe pour peaufiner l’étude de marché, qui confirmera l’intuition de Cathy sur le besoin des organisateurs de s’équiper et sur le potentiel de marché à conquérir. C’est décidé, les 4 acolytes se lancent officiellement dans l’aventure en créant la société SPOTTT le 13 juillet 2016.

Jour J – Signature et création de Spottt

Pourquoi Spottt ?

L’idée était de trouver un nom générique qui permettrait de proposer des outils pour tous types d’emplacements et qui ne serait pas un frein à l’internationalisation (à peine créée et la société avait déjà de grandes ambitions 😉), d’où le choix du terme « Spot » qui signifie « emplacement » en anglais.

Et pour répondre à la question que tout le monde se pose, pourquoi 3 T ?

Le nom de domaine avec un T était pris, Spott également, celui avec 3 T était libre… mais le fait que les 3 T formaient des emplacements (TTT) a conforté les 4 co-fondateurs dans ce choix. Ils se sont également dit que la répétition des 3 lettres marquerait les esprits (et c’est le cas !).

Les 4 co-fondateurs des outils MyBrocante et Planexpo chez 1KUBATOR

Ensuite, tout s’enchaîne ! L’équipe intègre l’incubateur 1KUBATOR de Lyon en septembre, pour un accompagnement qui va durer 12 mois, et pendant lequel elle va pouvoir se structurer et transformer le prototype réalisé pour la brocante Chevreul en vraie plateforme de gestion en SaaS. Petite anecdote et pas des moindres, l’outil a été développé en grande partie dans le salon de Cathy et sur le bateau de Philippe !

L’outil est lancé en juin 2016.

L’année suivante, en 2017, ils recrutent leur premier stagiaire, Lucas, en tant que business developer, ainsi qu’un développeur, Augustin, pour renforcer l’équipe technique.

En 2018, c’est parti pour une première levée de fonds de 500 000 € 🚀

La COVID et Planexpo

C’est trop rapide pour vous ? Ne vous inquiétez pas, cela va vite ralentir.

Début 2019, c’est la création de Planexpo, un second produit, décliné de MyBrocante mais orienté B2B, à destination des organisateurs de salons. Le démarrage est très prometteur avec un portefeuille clients qui croît rapidement et un rythme de signatures qui permet de suivre la courbe des objectifs fixés pour ce lancement.

Ça y est ? Vous nous voyez venir ?

2020 : l’année où tout s’est arrêté. L’événementiel physique a été mis à l’arrêt pendant 18 mois avec la COVID, venant brutalement stopper le développement commercial du produit. Une douche froide pour l’entreprise et ses équipes qui n’ont plus rien à vendre, que ce soit côté MyBrocante ou côté Planexpo. Cette période a été très difficile, d’autant plus que la start-up ne rentrait pas dans les critères d’éligibilité pour les différentes aides mises en place par l’État et les régions, dont notamment le fond de solidarité.

L’offre pivot

L’entreprise est dans une impasse et doit se réinventer pour pouvoir traverser la crise. Les associés décident d’aller à la rencontre des organisateurs pour imaginer un nouveau modèle compatible avec les restrictions en place. Ensemble, ils imaginent une offre virtuelle pour permettre aux organisateurs de maintenir leur activité de mise en relation d’exposants avec des visiteurs, mais sans rencontre physique. L’offre virtuelle est montée en 4 mois et le premier “mapping 3D interactif” voit le jour en septembre 2020. C’est le fruit de la collaboration des équipes RENT avec Planexpo, concept qui sera ensuite industrialisé et répliqué tout au long de la crise.

> Découvrez l’article interview de Marine Ragu, des salons Rent

Visuel du plan interactif 3D du salon Rent 2022

Cette période a aussi permis à la société de renforcer ses partenariats avec l’émergence notamment d’une offre commune avec Eventmaker (intégration du mapping 3D). Grâce à cette offre, les organisateurs ont pu continuer à organiser des événements même si tout était à l’arrêt.

Petite anecdote : le salon RENT 21 a été basculé d’un format physique à un format virtuel en 3 semaines seulement. Ça a été un vrai succès avec un record d’audience lors de cet événement !

Un redémarrage lent

Après la période COVID, en 2021, le redémarrage est resté lent avec un contexte général peu rassurant. Les entreprises ont regardé leur budget à la loupe et l’investissement dans des nouveaux outils a été frileux. Un climat bien différent de 2019 qui, à l’époque, était propice au changement, à l’investissement et à la modernisation.

Cette période a fait prendre conscience aux fondateurs de Spottt que le virtuel n’était pas la panacée et restait juste un complément pour élargir le visitorat, en particulier pour ceux qui ne peuvent pas se déplacer. Finalement, les salons physiques sont irremplaçables et le format online est juste là pour le compléter.

Malgré cela, c’est MyBrocante qui a bien redémarré dans ce contexte. En effet, la seconde main a pris de l’ampleur, ce qui a permis aux braderies, brocantes et vide-greniers de se développer davantage. 

La reprise

Après une période difficile, la vie reprend son cours et l’activité événementielle aussi.

En juillet 2022, Spottt a fait une nouvelle levée de fonds de 400 000 € pour consolider son équipe et sa traction. Grâce à cela, 5 postes ont pu être ouverts, et ont permis l’arrivée de Pauline, Solen, Sébastien, Abdel-Had et Anne-Laure. C’est une prise de risque qui vaut le coup pour accélérer la croissance !

Évolution de l’équipe Spottt

Entre-temps, la typologie de clients a évolué. La notoriété grandissante de l’entreprise a permis d’attirer de plus en plus de profils grands comptes, ce qui a fortement influé sur la façon de travailler des équipes. Les exigences sont plus importantes, de même que le besoin en ressources. Un très bon signal pour la société, même si cela est parfois challengeant. Mais ça tombe bien, l’équipe adore les challenges !

Et pour la suite ?

Les ambitions sont grandes pour MyBrocante et Planexpo sur 2023 et les années suivantes. 

Côté MyBrocante, l’implantation sur le réseau des collectivités est en forte progression et l’entreprise espère bien consolider cette progression en 2023. Elle observe une forte demande pour la gestion des marchés communaux récurrents et prépare une adaptation de son outil pour ce type d’événements. Autre objectif à venir : la remise en ligne de l’agenda des brocantes pour le plus grand plaisir des brocanteurs ! 

Côté Planexpo, une nouvelle offre commune avec des partenaires est en cours d’élaboration. Le but étant de proposer une solution tout-en-un pour les organisateurs à un tarif ultra concurrentiel. 

And last but not least… un tout nouveau produit est en gestation et devrait voir le jour d’ici quelques mois. Il viendra compléter l’offre GIE (Gestion des Exposants) et permettra aux gestionnaires de lieux (type Parcs Expo) de gérer leurs salles et leurs clients directement dans Planexpo.  Vous en saurez plus dans les semaines qui viennent 🙂

Vous l’aurez compris, la vie de l’entreprise n’aura pas toujours été un long fleuve tranquille, mais Spottt a su se réinventer pendant cette période difficile et inédite. Elle en ressort plus solide et plus déterminée que jamais, avec de beaux projets en perspective et toujours plus d’ambitions !

Pour connaître la suite des aventures Spottt, suivez l’équipe sur les réseaux :

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