Vous le savez en tant qu’organisateur d’événements, l’événementiel est un secteur énergivore.

Selon l’Ademe, un événement qui rassemble 1000 personnes consomme :

– 100 kg de papier soient 2 arbres ou 30 000 litres d’eau
– 200 KWh d’énergie soit 3 ans d’éclairage avec une ampoule économique
– 500 kg de déchets soit la production d’un français par an

C’est pour ça que la norme ISO 20121 a été créée. Pour améliorer la durabilité des événements professionnels et les rendre plus éco-responsables.

Vous avez envie d’en faire plus ? Vous démarquer de vos concurrents ?
Pensez à faire certifier votre prochain événement ISO 20121.

C’est quoi la norme ISO 20121 ?

Fort de son succès pour la première fois aux Jeux Olympiques de Londres en 2012, elle sera appliquée par la suite à d’autres événements internationaux.

Selon ISO.org, ISO 20121 est une norme pour aider les organisateurs de manifestations de tous types (peu importe la taille) – sportives, commerciales, culturelles, politiques – à intégrer le développement durable dans leurs activités.

C’est un contenu qui peut intéresser différentes acteurs, tout au long de l’événement : organisateurs, agences événementielles, gestionnaires de lieux (parcs des expositions, centres de congrès…), participants, exposants ou fournisseurs…
La norme ISO 20121 permet d’avoir un cadre défini par des experts du secteur, sur la meilleure façon de procéder pour avoir un événement éco-responsable.

Comment la mettre en place ?

La mise en place de cette certification ISO 20121 se fait sur un cycle de 3 ans, par un organisme de certification tiers.

Par exemple, vous connaissez sûrement l’UNIMEV, l’Union Française des métiers de l’événement. Elle propose une formation de certification ISO20121, en partenariat avec Green Événement. Voilà comment se présente une certification ISO 20121 (source Green Événements).

De 3 à 12 mois :

• récupération et lecture du texte ISO 20121
• identification des enjeux liés au secteur événementiel
• application à votre structure et à vos propres événements
• écriture de votre politique de développement durable
• désignation d’un référent
• mise en place des procédures et plan d’actions
• audit interne

De 12 à 36 mois :

• audit de certification + amélioration
• audit 2 + amélioration
• audit 3 + amélioration

Vous pouvez inclure plusieurs personnes de votre entreprise, qui portent ce sujet à coeur et qui soutiennent ce projet. Car elles seront des intermédiaires efficaces dans son application. Grâce à cette certification, vous changerez considérablement votre manière d’organiser vos événements professionnels.

Quels avantages à se faire certifier ISO 20121 ?

Participer concrètement à une démarche éco-responsable

Une certification ISO 20121 doit-être incluse dans votre stratégie globale, en plus de votre stratégie événementielle. Il est difficile de concevoir la certification d’un événement et de ne pas le faire sur un autre. Ou bien de vous lancer dans cette démarche pour une filiale mais pas une autre. Il faut de la cohérence, entre vos engagements et vos actions.

C’est à ça que sert la norme ISO 20121 : avoir une feuille de route et être accompagné dans le changement.

Optimiser vos coûts et vos dépenses

Tout ce qui est suivi, mesuré et quantifié peut être amélioré.
La certification vous aidera à établir des catégories de dépenses qui peuvent-être économisées. Vous évaluerez vos besoins d’une autre manière, d’un autre point de vue.
Par exemple, vous ferez plutôt appel à des acteurs locaux pour la partie restauration ou vous privilégierez des produits plus éthiques, recyclables, ou biologiques. Pensez également aux dépenses d’électricité et d’eau qui peuvent être diminuées.

Améliorer votre image interne et externe

C’est un sujet dont on parle quotidiennement : le réchauffement climatique.
Être certifié est un gage de confiance et d’engagement. Ça peut améliorer la réputation et l’image de votre entreprise. Que ce soit auprès de vos collaborateurs, puisque chacun est touché personnellement par cette crise écologique. Ou auprès de vos fournisseurs, partenaires et clients. Il est plus avantageux pour eux de s’exposer avec une entreprise éthique et responsable, plutôt qu’une entreprise à l’image neutre ou négative.

La norme ISO 20121 est une garantie des actions concrètes que vous mettrez en place. En plus, elle vous permet de vous différencier de vos concurrents. À proposition de service égal, si vous êtes certifiée, votre entreprise sera privilégiée par certaines personnes sensibles à ce sujet.

Anticiper les règlementations

Être certifié vous oblige à être en veille sur les dernières règlementations liées à l’éco-responsabilité dans l’événementiel. Un groupe en interne sera sans doute créé avec des ambassadeurs responsables de la bonne diffusion de cette certification.

Des ateliers ou réunions seront mis en place pour améliorer ou créer de nouvelles actions concrètes. La veille réglementaire vous permettra de faire évoluer en profondeur votre fonctionnement interne, sur le long terme. De faire des changements réguliers.

Faites-vous certifier ISO20121

En tant qu’organisateur d’événements ou gestionnaire de lieu, être certifié ou faire certifier votre événement ISO 20121 sera l’un de vos prochains enjeux. Certains se sont déjà lancés comme le Centre de congrès et Eurexpo à Lyon ou notre client le Congrès et Expositions de Bordeaux (CEB).

Pourquoi pas vous ? C’est ainsi qu’évoluera le secteur événementiel dans les prochaines années. Le changement est déjà en cours.

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C’est le sujet le plus inquiétant et le plus important des années à venir : l’environnement.

Il est grand temps d’en parler. De se poser. Et de réfléchir comment, à notre niveau, on peut faire quelque chose.
À commencer par l’organisation de vos prochains événements.

Vous êtes-vous déjà demandé comment améliorer votre impact environnemental ? Comment réduire vos déchets ou accompagner vos exposants dans cette démarche ?
Vous n’avez pas besoin d’être expert RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) pour contribuer au changement et proposer une nouvelle manière d’organiser vos événements.

Pour ça, il existe des démarches éco-responsables accessibles, et facilement applicables.

Pourquoi organiser un événement éco-responsable ?

On ne le répétera jamais assez. La planète n’est pas en grande forme. Entre le réchauffement climatique (feux de forêts, fonte des glaces, élévation des eaux…), le manque de denrées (eau, nourriture), la disparition d’animaux, etc…

L’événementiel continue d’être un secteur énergivore et où les dépenses vont bon train.

D’ailleurs, certains chiffres font froid dans le dos.

Selon l’Ademe, un événement qui rassemble 1000 personnes consomme :

– 100 kg de papier soient 2 arbres ou 30 000 litres d’eau
– 200 KWh d’énergie soit 3 ans d’éclairage avec une ampoule économique
– 500 kg de déchets soit la production d’un français par an

Même si votre événement n’est pas 100% éco-responsable, vous pouvez changer progressivement des éléments d’un événement à l’autre.

Voici 4 raisons pour lesquelles vous devriez commencer à réfléchir à une démarche éco-responsable.

Par conscience écologique

Vous en avez forcément une.
Vous avez l’habitude de trier vos déchets, de prendre le train au lieu de la voiture ou de l’avion, d’éteindre les lumières en quittant un lieu.

Alors pourquoi ne pas l’appliquer au travail ? Dans l’organisation de vos événements ?
Commencez par une petite action, puis évoluez au fur et à mesure.

Pour améliorer l’image de votre entreprise

A force d’être sensibilisés sur le sujet, vos participants, exposants ou fournisseurs sont plus soucieux de l’environnement. Ils préféreront participer à un événement responsable et engagé, plutôt que l’inverse. En plus, communiquer sur votre événement contribue à améliorer leur image.

Pour optimiser vos dépenses

Réfléchir sur ces sujets de fond engendre forcément des changements dans l’organisation générale de votre entreprise. Goodies, décoration, restauration… achetez et consommez autrement !

Evaluez vos besoins :
Quelles ont été les consommations des années précédentes ? Y avait-il un surplus ?
Si oui, diminuez les quantités pour éviter le gaspillage.

Anticipez les excédents et prévoyez une solution à cet effet : don à des associations, recyclage, réutilisation… Privilégiez des produits plus éthiques, recyclables, ou biologiques. Et partez sur du local pour éviter les temps de transport trop longs, trop loins.

Pour sensibiliser vos équipes, fournisseurs et clients

Libre à vous d’impliquer vos équipes, vos fournisseurs et vos participants dans ces changements. Vous pouvez mettre en place une charte environnementale sur votre site événementiel. Toutes vos actions y seraient répertoriées. Ou mieux encore, faites-vous certifier ISO 20121 !

4 actions RSE concrètes à mettre en place

Même sans certification, des actions concrètes peuvent-être mises en place. Et ça commence par le lieu de l’événement !

Le lieu et les transports

Le mieux est de choisir un lieu facilement accessible, que ce soit par les transports en commun, le covoiturage ou les modes de locomotion doux.

Il est préférable que l’événement soit là d’où vient la majorité de vos participants.
Ça évitera de multiplier les déplacements individuels.

À ajouter sur votre site événementiel : le calculateur d’émission de carbone. C’est un outil en ligne plutôt bien fait, et mis à disposition par l’Ademe. En fonction de la distance, le meilleur mode de transport est proposé.

La communication

Avant l’événement

Centralisez les informations générales sur votre site événementiel, vos réseaux sociaux, par sms ou par mail. Tout en évitant le « trop d’envois » ou les supports « trop lourds ». Diminuez les échanges avec vos exposants en utilisant un outil en ligne qui vous permettra de faire des envois en masse.

Si imprimer du papier est une nécessité, posez-vous toujours la question de l’usage, du type de support et ajoutez-y la mention « ne pas jeter sur la voie publique ».

Pendant l’événement

Avant de produire des supports comme les kakémonos, flyers, bâches, badges, plans ou enregistrements, demandez-vous :
Sont-ils réutilisables ou recyclables ?
Leur quantité est-elle raisonnable par rapport à vos besoins ?

La restauration

Privilégiez des acteurs locaux vous permet :
👉 d’économiser les frais de transports ;
👉 créer un partenariat sur la durée ;
👉 avoir des tarifs privilégiés.

Evitez la viande d’élevage. On sait que selon Greenpeace, elle est responsable de 14,5 % des émissions de gaz à effet de serre.
Réutilisez un maximum et évitez de jeter. De nombreux prestataires traiteurs ont d’ailleurs adapté leur service. Beaucoup récupèrent la vaisselle et les bouteilles pour les recycler.

Les déchets et le démontage

Ça y est, vous avez pris toutes vos dispositions en amont pour que votre événement soit éco-responsable. C’est la dernière ligne droite : le démontage des équipements et la prise en charge des déchets.

Patience et organisation sont de rigueur. Les équipes de manutention doivent être avertis des lieux de stockage et de livraison.
Quant aux déchets, n’oubliez pas de mettre à disposition des poubelles de tri sélectifs
Vous pouvez même aller plus loin en proposant un tri de compost pour les déchets organiques ou en faisant appel à une association pour récupérer le surplus d’aliments.

Astuce : sensibilisez en amont vos futurs participants en mentionnant les bonnes pratiques du recyclage, sur votre site événementiel.

Retrouvez plus de détails sur ce qu’est un événement responsable, sur le site de l’Ademe.

Vous êtes prêt·e·s !

Avec tous ces tips, vous n’avez plus d’excuses ! Vous êtes prêts pour vous lancer dans des événements plus responsables. À votre niveau, vous pouvez déjà faire tellement que ce soit dans votre logistique ou dans la prévention. Sachez que quoique vous décidiez, vous n’êtes jamais seuls !

Des associations ou organismes comme REEVE ou Aremacs peuvent vous accompagner dans ce processus. De même, n’hésitez pas à vous entourer et contacter d’autres organisateurs d’événements, qui auront déjà mis en place des actions.

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