Événementiel : quelles peuvent être les données concernées ?

Les infos génériques

Ce sont les informations de base sur votre portefeuille clients/prospects. D’un événement à l’autre, ces informations sont les mêmes. Elles seront reprises pour la génération automatique des contrats de participation et des factures exposants.

Informations sur les entreprises

• Raison sociale
• Enseigne (marques)
• Siret
• Adresse de siège
• Forme juridique, type d’entreprise, NAF, etc.
• Téléphone standard

Informations sur les contacts

• Nom, prénom
• Poste
• Email professionnel
• Téléphone (ligne directe, portable)

Les infos commerciales

Ce sont les informations d’activités commerciales qui peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Elle tiennent compte de la segmentation commercial et marketing, de l’historique d’administration des ventes, des éléments de négociation avec vos contacts clients/prospects :

• Contact de réservation, contact de facturation, …
• Typologie et catégorie d’exposant
• Formule et type de stand, numéro de stand
• Équipements de stand et prestations supplémentaires (nombre de badges, angles, cloisons, rails de spot, moquettes, boitier électricité, réserve, élingue, …)
• Transactions commerciales N-1 (numéro de dossier, échéancier, volume d’affaires, bon de commande, statut de paiement, factures, solde, voucher/avoirs, …)
• Statut de dossier N-1 (refusé, annulé, accepté)
• Année de participation

Les informations commerciales N-1

• Exposants : le suivi des préférences des exposants, notamment en matière de typologie des stands, d’emplacement ou de prestations supplémentaires.
• Données financières : les transactions, factures, devis, budgets et rapports financiers liés aux événements passés.

Les données logistiques et opérationnelles

• Plans de sol ou plans des espaces
• Horaires des sessions : la programmation des sessions est essentielle

Guide Planexpo : quelles sont les étapes d’une migration de données réussie ?

Migrer vos données vers une nouvelle plateforme peut être délicat, mais en suivant un plan organisé, vous maximisez vos chances de succès. Je vous propose un guide en cinq étapes pour simplifier la migration de vos informations et garantir leur intégrité.

Étape 1 : Analyse de vos données existantes

Avant de lancer le transfert, prenez le temps d’évaluer les informations dans votre CRM actuel. Identifiez les types d’informations que vous souhaitez transférer, pour déterminer celles qui vous seront utiles : 

• Contacts
• Entreprises
• Historiques d’interactions
• Opportunités

Cette analyse préliminaire vous permettra de filtrer les éléments pertinents et de planifier leur intégration dans votre nouvel outil de gestion événementielle.

Étape 2 : Nettoyage et normalisation des données

Assurez-vous que vos données soient saines, propres et cohérentes avant de les transférer. Éliminez les doublons, corrigez les erreurs de saisie, et normalisez les formats si nécessaire. Par exemple : les adresses, les numéros de téléphone, etc.

Une base de données bien organisée limite les allers-retours pendant le transfert. C’est s’économiser un temps retraitement contre-productif dans le nouveau système, mais surtout la répercussion d’erreurs.

Chez Planexpo, nous mettons un point d’honneur au maintien d’une base de données saine. En effet, l’outil attire votre attention sur les fiches qui nécessitent une mise à jour d’informations à l’aide d’encarts et de pictogrammes oranges. Ces indications sont un excellent moyen de vous amener à enrichir en continu vos données.

Étape 3 : Exportation des données depuis votre ancien CRM

Une fois vos données nettoyées, exportez-les depuis votre ancien CRM. Vérifiez les options d’exportation disponibles dans votre CRM actuel et choisissez le format le mieux adapté pour le transfert. 

💡 Good to know : les formats les plus courants incluent CSV ou Excel. 

Si besoin, Planexpo peut vous fournir une trame compatible où il vous suffit simplement de renommer les colonnes !

Étape 4 : Importation de vos données dans Planexpo

Une fois les correspondances établies, importez vos données dans Planexpo en suivant les instructions fournies par notre équipe d’assistance ou dans la documentation disponible. Veillez à vérifier attentivement chaque étape de l’importation pour éviter tout problème de compatibilité ou de perte de données. Ce processus est sécurisé car tous les transferts sont encryptés. 

Après quelques minutes, les données sont importées. Il faut maintenant vérifier et valider les données. Assurez-vous que toutes les informations aient été correctement transférées et qu’aucune donnée importante n’a été omise ou altérée. Cette étape est cruciale pour garantir la fiabilité de vos données dans le nouveau système.

Étape 5 : Formation et prise en main de Planexpo

Une fois vos données transférées avec succès, profitez de cette occasion pour vous familiariser avec les fonctionnalités de Planexpo. Notre équipe support est là pour vous accompagner dans cette phase d’adaptation et répondre à toutes vos questions. N’hésitez pas à nous contacter pour organiser des sessions de formation personnalisées.

Et la sécurité des données dans tout ça ?

Chez Planexpo, nous considérons la sécurité et la confidentialité des données comme une priorité absolue. Nous comprenons l’importance d’une gestion sécurisée de vos informations et mettons en place des mesures rigoureuses pour garantir leur protection. Voici comment nous assurons la sécurité de vos données :

Stockage en Europe sur 2 sites distincts

Vos données sont hébergées sur des serveurs situés en Europe, répartis sur deux sites distincts. Cette approche permet d’assurer une redondance et une disponibilité maximale de vos données.

Procédures de backups fiables

Nous mettons en place des procédures de sauvegarde régulières et fiables pour garantir la protection de vos données en cas d’incident. Vos informations sont sauvegardées de manière sécurisée et peuvent être rapidement restaurées en cas de besoin.

Audit par une société indépendante de sécurité

Pour renforcer notre engagement en matière de sécurité, nous sommes régulièrement audités par une société indépendante spécialisée dans la sécurité des données. Ces audits nous permettent de garantir le respect des normes les plus strictes en matière de protection des informations.

Exportation des données à tout moment

Nous croyons en la transparence et le contrôle de vos données. C’est pourquoi nous vous permettons à tout moment d’exporter la totalité de vos données depuis Planexpo. Vous avez ainsi la liberté de sauvegarder vos informations ou de les transférer vers d’autres systèmes si nécessaire.

La migration vers Planexpo

Le passage à Planexpo est un processus simple. Nous espérons que ce guide vous aidera à préparer efficacement le transfert de vos données vers Planexpo ou tout autre outil. Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire ou si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter. 

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C’est quoi une roadmap produit ?

La vision produit

La vision produit est définie conjointement par les équipes techniques, commerciales et de direction. En effet, cette vision sert de guide pour nos stratégies à long terme. Elle n’est pas fixe figée ; elle s’adapte et évolue pour mieux répondre aux besoins de nos clients. Nous nous devons d’être flexible dans notre planification.

👉 Chez Planexpo, voici comment ça se passe

Une fois cette vision produit actée, j’élabore la roadmap au début de l’été, en impliquant un maximum de collaborateurs avant leurs départs en vacances. Puis, elle est peaufinée avant d’être présentée à l’ensemble de l’entreprise à la rentrée, et communiquée aux différentes équipes pour une application opérationnelle.

C’est ce qu’on appelle la roadmap annuelle.

Elle ne bouge pratiquement pas, car elle sert de cap global et n’est pas suivie à la lettre. Le fait de ne pas trop la modifier permet aussi, à la fin de l’année, de la reprendre et de voir ce qu’on a fait, ce qu’on n’a pas fait, et de réfléchir à pourquoi.

Bien entendu, une roadmap plus court terme existe en parallèle, pour guider les équipes techniques semaine après semaine. Contrairement à la roadmap annuelle, je l’ajuste toutes les semaines, et une fois par mois, en consultation avec les dirigeants.

Visuel de la roadmap produit Planexpo

La capacité des équipes techniques à tenir le rythme

La roadmap tient compte de la vélocité des équipes techniques pour aligner les objectifs sur ce qui est réalisable dans le temps imparti. En effet, cette étape est essentielle pour équilibrer les attentes et les capacités, et pour prioriser efficacement les initiatives.

Certes, les imprévus sont inévitables, ce qui engendre parfois des retards sur la roadmap.

Pour contrer cela, elle est régulièrement ajustée pour intégrer ces nouvelles priorités et développements essentiels non anticipés. Cette flexibilité est au cœur de notre fonctionnement, pour répondre aux exigences changeantes et garder le cap sur les objectifs à long terme. 

Gestion des priorités et des deadlines techniques

En fonction des besoins de nos clients

Chez Planexpo, la priorisation des tâches est guidée par un équilibre entre 2 exigences : commerciale (installation, production d’événements, client bloqué…) et stratégique (développement du produit à long terme).

Comme je l’ai mentionné plus haut : les retours de nos clients sont cruciaux. Ils nous permettent d’ajuster dynamiquement la roadmap pour répondre à leurs besoins les plus urgents.

En ce qui concerne les évolutions de produit, le ratio entre temps investi et valeur ajoutée est soigneusement évalué, que ce soit pour nous ou pour nos clients. Cela nous permet de maximiser l’efficacité de nos ressources. De plus, nous intégrons la fréquence des demandes sur certains sujets. Effectivement, si un grand nombre de clients expriment des besoins similaires, ces sujets seront transmis pour garantir une satisfaction optimale et une réponse proactive aux tendances du marché.

La dépendance de certains sujets à traiter

Dans la planification de notre roadmap, il est crucial de considérer comment certaines tâches et fonctionnalités dépendent les unes des autres. Certaines sont essentielles car elles permettent de débloquer ou de faciliter le développement de projets futurs plus complexes. Dès lors, elles doivent être priorisées pour assurer une progression fluide et efficace de nos projets.

Identifier les tâches fondamentales pour les étapes futures nous permet de leur donner la priorité. Ainsi, nous pouvons les démarrer rapidement. Cela garantit une progression cohérente et efficace de nos projets et cela met en place les bases nécessaires pour les innovations à venir. Dans ces conditions, on évite les retards dans les phases critiques. Le flux de travail de nos développeurs·euses est optimisé et le développement reste en accord avec les objectifs à long terme de Planexpo.

Dette technique et performance de l’outil

La dette technique et la performance globale sont souvent mises de côté, considérées comme secondaires par rapport aux exigences métiers immédiates. Et pourtant, leur bon traitement est d’une importance capitale ! Mon travail est de les prioriser correctement pour éviter de ralentir les futurs développements ou d’augmenter les bugs qui pourraient affecter à la fois les clients et les développeurs. Les bugs bloquants, en particulier, sont traités en priorité pour assurer la stabilité et l’efficacité de l’outil. 

Bien que l’introduction de nouvelles fonctionnalités puisse sembler prioritaire, maintenir un focus sur la « qualité » est crucial pour ne pas compromettre la fonctionnalité de l’outil. Et ainsi, soutenir une amélioration continue sans compromettre la performance de l’application.

Organisation des équipes techniques

Les sprints 

Chez Planexpo, les équipes techniques organisent leur travail en sprints. Pour les “non-tech”, ce sont des périodes de travail fixées à l’avance pour une durée déterminée, généralement d’une semaine à un mois. Cette méthode permet à chaque équipe de fonctionner selon un rythme qui correspond à ses spécificités et besoins. 

👉 Comment ça fonctionne chez Planexpo ? 

Chez Planexpo, on fait des sprints d’une semaine car notre équipe est relativement petite et que l’on se doit d’être très réactifs aux besoins de nos clients. Dès lors, on peut adapter le travail des développeurs et la roadmap en fonction de ce qu’il s’est passé.

Chaque semaine débute avec un “sprint planning” où l’on présente le travail à faire et où on répartit les tâches. Le vendredi, nous nous réunissons à nouveau pour partager nos feedbacks sur la semaine. Cette réunion est cruciale car elle nous permet de discuter des réussites et des obstacles rencontrés. Ainsi, le planning pour le prochain sprint est ajusté en fonction des retours et des besoins émergents, pour s’adapter en permanence à la réalité du métier. 

Les sprints structurent le développement, facilitent une planification claire, une répartition efficace des tâches, et une évaluation régulière des progrès réalisés.

Cet arrangement flexible aide les équipes à :

• Rester agiles ;
• Adapter rapidement leur travail aux retours continus ;
• Maximiser leur productivité tout en répondant précisément aux exigences du projet en cours.

La gestion de vos demandes

Avant toute chose, notre FAQ est assez documentée pour gérer une grande partie des interrogations de nos clients. Néanmoins, et si la demande est plus technique, elle sera gérée en premier contact par Lucas, notre Customer Success Manager. Que ce soit par le chat, depuis l’interface admin Planexpo ou en direct sur notre outil de gestion de projet Basecamp. 

Lucas tente de résoudre les problèmes immédiatement ; si une intervention de développeur est nécessaire, il me transmet la demande. C’est là que mon travail de priorisation commence, basée sur l’urgence et la charge de travail de l’équipe technique. 

Les interventions sont planifiées pour minimiser les perturbations, idéalement en début de semaine lors de la révision des objectifs. Quant aux délais de résolution, ils varient de l’immédiat à 2 semaines en fonction des sujets à traiter. 

Dans tous les cas, c’est Lucas qui informe le client une fois la problématique résolue 🙂

Une approche flexible et proactive

La gestion de la roadmap produit chez Planexpo est orchestrée avec une main de fer par Johanne Baboulin, Product Owner. Son métier nécessite d’intégrer les retours des clients et de s’adapter rapidement aux évolutions du marché. Cette approche flexible et proactive permet de transformer les défis en opportunités stratégiques, tout en restant aligné avec les objectifs à long terme. 

Découvrez-le par vous-même en devenant client chez Planexpo !
Prenez RDV pour une démo de l’outil 😉

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Une commercialisation agile via une digitalisation de toute la chaîne de valeur

Dans le monde dynamique de l’organisation d’événements, la vélocité et la précision dans les processus de commercialisation sont essentielles pour développer un avantage concurrentiel. Planexpo simplifie le processus d’inscription en offrant une plateforme centralisée. Les organisateurs collectent les données des participants via le formulaire d’inscription, tandis que ces derniers suivent leur dossier en temps réel au sein de l’espace exposant.

Le formulaire d’inscription : collecte des données des participants

Le formulaire d’inscription digitalisé n’est pas simplement un moyen de collecter des données classiques. Il offre une interface interactive permettant aux participants de fournir des informations détaillées, tout en profitant d’une expérience utilisateur optimale.

Chaque étape du formulaire peut être personnalisée. Chez Planexpo, nos développeurs ont mis en place un buildeur qui permet de moduler à votre guise ce formulaire. Ainsi, cela va jusqu’à l’ajout de catégories spécifiques aux besoins des exposants du salon. Découvrez comment Audrey Verdez d’Imagin’Con a trouvé autonomie et gain de temps grâce à ces fonctionnalités.

« On utilise Planexpo sur toute la gestion des inscriptions des exposants. Grâce à l’outil, les exposants sont autonomes lorsqu’ils remplissent le formulaire d’inscription, car il a été créé avec des catégories multiples qui s’adaptent à leurs besoins. C’est un vrai gain de temps. Les exposants sont complètement autonomes jusqu’à la validation de leur dossier.” Audrey Verdez, Chargée de mission chez Imagin’Con

Ces préférences sont conservées avec précision, créant ainsi une base d’information unique pour toutes les équipes opérationnelles.

💥 Résultats : un formulaire d’inscription efficace vous procure des résultats tangibles en termes de taux d’inscription, taux de réponse, taux de remplissage et de captation. En plus, les acomptes exposants vous permettent de remplir une trésorerie d’avance assez rapidement, pour subvenir aux premières charges que vous avez en approchant de l’évènement.

Suivi des dossiers : gestion simplifiée

À partir de ce formulaire sont créés les dossiers exposants dans le CRM métier Planexpo. Ainsi, l’information des exposants est disponible pour toutes les équipes opérationnelles, au même moment. Chacun peut apporter des informations dans un même dossier exposant sans être en attente d’une information qui vient d’un autre service, d’un autre logiciel ou d’un fichier Excel. Cette transparence constitue un avantage majeur, réduisant les frictions administratives et facilitant une communication fluide entre tous les acteurs. 

Une maîtrise de l’information commerciale

Gestion complète de la commande de l’exposant

Le formulaire d’inscription constitue la passerelle vers une gestion détaillée et personnalisée des commandes des exposants. Les détails du stand, qu’il soit nu, pré-équipé, ou personnalisable jusqu’aux cloisons, offrent une flexibilité totale pour répondre aux besoins spécifiques de chaque exposant.

Les choix diversifiés tels que la réservation d’espaces publicitaires, les options de restauration, les informations de publication et enfin, les modalités de paiement souhaitées, permettent de personnaliser l’expérience de l’exposant. 

Implantation des stands : un outil de modélisation pour une maîtrise de la logistique

Planexpo facilite la tâche des organisateurs en permettant une attribution précise des emplacements. À l’aide d’un outil de modélisation intuitif, les exposants sont visualisés d’un côté tandis que les stands sont représentés de l’autre. L’attribution des emplacements devient une opération fluide, où chaque décision est prise en connaissance des demandes spécifiques, des contraintes techniques du plan, et des préférences des exposants.

D’ailleurs, pensez à regarder notre webinaire sur nos différents plans 😉

L’outil de modélisation offre une vision en temps réel de l’état d’attribution des stands, permettant de constater rapidement ceux qui ont déjà été attribués et d’identifier ceux qui ne sont pas encore vendus. De plus, la version de plan partageable facilite la collaboration entre toutes les parties prenantes (équipes commerciales, logistiques, bureau d’étude…), tandis que l’intégration des données techniques peuvent apparaître directement sur AutoCad ou d’autres systèmes.

“Ce que je préfère, c’est toute la partie plan : assignation des stands. Colorer toutes nos zones pour montrer où sont les espaces start-ups, stands équipés, stands nus, les espaces conférences, etc… Et également, avoir une vraie vision du plan en permanence : voir ce qui a été vendu et ce qui reste à vendre. » Marine Ragu, Rent

💥 Résultats : cette synchronisation parfaite est un véritable gain de temps pour la commercialisation des stands et dans la gestion des ressources. Ce lien entre le plan d’implantation et le plug-in bi-directionnel du logiciel Autocad supprime les allers-retours liés au plan. 

L’automatisation des process administratifs

Une grande partie des process administratifs qui jalonnent le parcours événementiel sont considérés comme des tâches chronophages. De la re(saisie) de l’information au traitement des données, en passant par les échanges avec les exposants et entre services, elles constituent un terrain propice à l’automatisation intelligente. Quoi de mieux qu’un logiciel de gestion événementielle pour rendre ces processus plus fluides et efficaces. 

Le monitoring de l’information

Monitorer l’information captée permet d’automatiser la re(saisie), d’éliminer la redondance en générant automatiquement les documents contractuels ou en initiant des actions correspondantes. 

Par exemple, lorsqu’un exposant finalise son dossier, Planexpo orchestre automatiquement l’envoi de la facture, sans nécessiter d’interventions manuelles. Cette automatisation va bien au-delà de la simple réduction du temps de traitement. Elle élimine également les risques d’erreurs humaines liées à la saisie manuelle, garantissant des transactions précises et fiables. 

Le traitement des données

Le traitement des données se simplifie grâce à l’utilisation du requêteur à mémoire. En effet, il permet de filtrer les informations et d’enregistrer ces filtres pour des exports personnalisés sans nécessiter de post-traitement. Que ce soit pour segmenter les participants selon des critères spécifiques, analyser les préférences des exposants, ou examiner les performances de certaines actions promotionnelles, le requêteur à mémoire offre une flexibilité totale. Ainsi, les organisateurs gagnent un temps précieux et minimisent les risques d’erreurs liées à la manipulation manuelle des données. 

Les échanges avec les exposants

Des e-mails transactionnels peuvent être automatiquement déclenchés en réponse à des actions spécifiques des exposants. En outre, ils peuvent inclure des confirmations d’inscription, des rappels de paiement ou toute autre information pertinente, assurant ainsi une interaction personnalisée et opportune. 

En plus de tout cela, il y a l’espace exposant. Cet espace dédié offre des fonctionnalités avancées, allant des outils de gestion des stands à la possibilité pour les exposants de télécharger et de partager des documents importants. 

Les échanges entre services

En plaçant la centralisation de l’information au cœur de son architecture, la plateforme garantit un accès uniforme à la vue complète du dossier de participation à l’ensemble des services impliqués. Les échanges entre services se voient ainsi rationalisés en garantissant une historicisation pour une traçabilité complète. 

Cette dernière contribue à renforcer la responsabilité et à minimiser les risques d’incohérence ou de malentendus entre les différents services, tout en créant une dynamique collaborative et synergique.

L’ interconnexion avec vos autres systèmes

Basculer vers Planexpo ne signifie pas abandonner vos outils existants. En effet, Planexpo peut s’intégrer de manière transparente avec une multitude d’autres systèmes de gestion, créant ainsi un écosystème interconnecté.

Cela ouvre la voie à un monde où les organisateurs peuvent exploiter le meilleur de chaque plateforme. Que ce soit pour optimiser la gestion des inscriptions, la promotion d’événements, ou la coordination logistique, les API’s de Planexpo agissent comme un pont technologique, permettant aux différentes solutions de fonctionner de concert. 

La modularité de cette approche garantit que les organisateurs peuvent sélectionner et intégrer les outils qui correspondent le mieux à leurs besoins spécifiques, créant ainsi une expérience de gestion d’événements sur mesure.

💥 Résultats : cette approche permet aux organisateurs de rester agiles et compétitifs dans un environnement en constante évolution.

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Qui sont ces 3 organisateur·trices qui témoignent ?

👉 Relire son témoignage complet

Configurer correctement votre événement

Bien préparer votre événement est primordial pour le lancer sans accroc. 

• Création, diffusion du formulaire d’inscription et récupération des données ;
• Définition et application des modalités de paiement ;
• Création et modélisation du plan de salon ;
• Mise à disposition d’un catalogue produits pour réaliser des ventes additionnelles.

Digitaliser au maximum l’ensemble de ces étapes va permettre de mieux monitorer tout le reste. Pour Victor du Sommet de l’Élevage, utiliser un outil de gestion événementielle l’a énormément aidé, surtout sur la partie modélisation du plan.

Utilisateur d’Autocad dans son quotidien, le plus gros problème était que les informations n’étaient pas synchronisées. En effet,  2 personnes pouvaient travailler sur un même plan, au même moment, et modifier des éléments simultanément, sans que l’autre n’ait l’information actualisée. 

La mise en place du plan sur Planexpo a surtout permis de synchroniser toutes les modifications en temps réel. Techniquement, il n’a pas eu à se séparer d’Autocad puisqu’un plug in est disponible sur la plateforme avec : 

• L’import des fonds sur des calques, pour structurer et travailler finement sur chaque élément du plan d’implantation ;
• La mise à l’échelle, pour construire au fur et à mesure des éléments de repères ;
• Le redécoupage des stands, pour proposer des espaces dédiés aux exposant·es.

“Par un simple clic sur le stand, je vais voir que l’exposant·e avait tant d’espaces, tant de badges… J’ai une vue de tout son dossier et du stand qu’on lui a attribué.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

En plus du plan, Victor considère que le site de son événement est tout aussi important dans la configuration initiale. Comme beaucoup d’organisateur·trices, il travaillait avant avec une agence extérieure pour gérer cela. 

“Avant, on travaillait sur des systèmes un peu plus complexes comme WordPress et on passait par une boîte extérieure. Les délais de modification d’une simple information prenaient beaucoup de temps. Et on n’est pas tous des spécialistes de WordPress…”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Site événementiel du Sommet de l’Élevage avec formulaire de participation

Mettre en place un outil comme inwink pour créer ce site événementiel prend bien sûr un certain temps. 

“Une fois construit, c’est comme un CMS très facile d’accès pour toute mon équipe. En moins d’une journée on s’y fait. On peut créer des pages et mettre des informations à jour en live. La moindre modification, même dans le back-office, vient s’actualiser sur le site et ça, c’est super pratique !”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Pour en savoir plus sur nos plans interactifs, visionnez notre précédent webinaire ! 

Lancer la commercialisation de votre salon

Après la configuration de l’événement, s’ensuit sa commercialisation. Pour Florence : “le but d’un organisateur·trice, c’est de vendre des mètres carrés, c’est la priorité.” Auparavant, ces 3 organisateur·trices utilisaient plusieurs solutions qui ne leur semblaient pas très agiles. 

Avoir un outil qui rassemble CRM métier, espace exposant, tableau de bord de suivi, animation de la communauté, permet de libérer du temps aux équipes et de booster cette commercialisation. L’idée, c’est de centraliser et d’automatiser un maximum les tâches administratives, qui sont généralement très chronophages, par exemple :

• Les échanges avec les exposant·es : conversations embarquées, messagerie instantanée, mails en masse ;
• La génération automatique des documents contractuels (avenants, factures, avoirs…).

Pour Victor, les résultats se font déjà ressentir depuis qu’il utilise l’intégration Planexpo et inwink pour le Sommet de l’Élevage qui aura lieu en octobre 2023.

“Certes, nous avons une bonne dynamique. On peut voir qu’on était à 83 000 m2 d’exposition nette l’année dernière et cette année, on est passés à 89 000 m2, c’est quand même 6000 m2 carrés de ventes en plus ! On voit qu’on a de plus en plus d’inscriptions dans le temps, proches de la date d’ouverture de la commercialisation.

Habituellement, à cette période-là, on n’était pas à 100% des inscrit·es. Maintenant, on est déjà à 110%, donc on a progressé en rapidité de commercialisation. Ce qui permet aussi de dégager du temps pour autre chose, et ce qui montre aussi l’efficacité de Planexpo et inwink. On peut bien sûr en déduire que le duo d’outils nous a aidé à commercialiser plus rapidement.”

Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Gérer votre salon

Les organisateur·trices en ont de plus en plus conscience : un salon vit sur l’année entière. Florence connaît bien les enjeux : “un salon, c’est une plateforme pour communiquer une fois par an, pour se donner l’opportunité d’émerger par rapport à d’autres.”

Site événementiel Expozoo, avec vue du site inwink et du plan interactif Planexpo

L’objectif pour elle, c’est surtout “de développer la partie upsell encore plus et de proposer des idées qu’elle va pouvoir vendre, mais qui sont cohérentes pour les exposant·es.”

Le mot d’ordre ? Toujours se mettre dans la peau de l’exposant·e et lui faciliter la tâche dans son parcours événementiel, mais aussi “répondre à ses besoins en termes techniques et en termes de visibilité.”

• Quelles informations lui demander dans le formulaire de participation, pour éviter le trop d’allers-retours dans les échanges ? 
• Comment peut-il acheter rapidement un stand ? Quel sera le numéro associé ? Où sera-t-il situé sur le salon ? 

Tant de questions qui, finalement, influent sur la charge de travail administrative des organisateur·trices. Ainsi, utiliser une plateforme de gestion événementielle permet “de gagner du temps, et de rendre l’exposant·e encore plus acteur·trice de sa participation”. 

Pour cela, elle a décidé de faire appel à un trio d’outils : Planexpo, inwink et Expose. Complémentaires, ils lui permettent d’englober la gestion de tout son événement : avant, pendant et après. Ainsi, ces plateformes gèrent :

• Le plan, les dossiers de participation, l’automatisation de la gestion administrative, la re-commercialisation.
• Le site web, la mise en avant du programme et des speakers, la valorisation de leur présence en ligne, la gestion de la billetterie et des activités sur site.
• Les ventes sur place grâce à une marketplace en ligne. 

Ce qu’elle apprécie, c’est surtout l’accompagnement et la prise en compte de ses besoins. Conquise, elle le dit et le redit :

“Je ne peux plus revenir en arrière depuis que je connais inwink et Planexpo.”
Florence De La Moureyre, Exposalons

Le jour j de votre événement

Ça y est, tout est prêt pour le jour J ! 

Les exposant·es et les visiteur·euses sont venus nombreux·euses. Maintenant, place à la rencontre et aux échanges. C’est là que le plan interactif a toute son importance : pour se situer et se retrouver. 

Jean-Michel l’a bien saisi, surtout dans son secteur d’activité : la géographie et la biographie numérique. C’est pour cela qu’avec l’aide de sa collègue Françoise, ils ont créé la carte du monde comme vitrine de leur salon. Elle a pu le “construire, l’animer, le propulser et le partager.”

« Esri France est un événement numérique digital. Il est important pour nous de plus valoriser la participation de nos partenaires et leur présence, mais également des éléments du programme.« 
Jean-Michel Cabon, d’Esri France

Le plan n’est plus un plan classique, comme à l’époque, sur papier. Il est devenu un support de communication, qui permet d’avoir “une vision cartographique de l’événement.” Il contribue à avoir “une plus grande fluidité dans l’accès aux informations, que ce soit celles des partenaires, des éléments du programme, des sessions ou tout ce que consomme un événement.”

Une fois encore, tout comme pour Florence et Victor, l’objectif premier est de faciliter et d’améliorer l’expérience des exposant·es et des visiteur·euses. 

La gestion post salon

La récupération des données 

Mais il n’y a pas que cela. Leur intérêt, c’est aussi de collecter des données et de bien les monitorer. Ces 3 organisateur·trices veulent avoir une vision en temps réel de l’ensemble de leurs KPI’s, à travers des tableaux de bord de suivi : 

• Suivi des dossiers ;
• Vente de stands ;
• Suivi des inscriptions ;
• Nombre de rendez-vous entre participant·es et exposant·es ;
• Nombre de sessions.

Grâce à ces données, la projection est possible pour l’année suivante, et donc pour le prochain événement.

Tableaux de bord de suivi des chiffres Planexpo et inwink

La re-commercialisation

Cela a été évoqué plus haut, tou·tes les organisateur·trices ont envie de re-commercialiser le plus rapidement possible leur salon. Florence en a conscience : 

“On a envie tout de suite de faire du rebooking commercial. On saisit l’opportunité d’avoir les exposant·es sur le salon pour les informer des nouvelles dates. En un clic, on va leur envoyer un lien et ils pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année suivante. L’idée, c’est de faire des prix attractifs, de les attirer avec un tarif spécial pour un rebooking immédiat.”

La création d’une communauté

On ne peut plus nier qu’un événement est synonyme de partage, de rencontre, de lien humain. Apprendre à connaître sa communauté et l’animer, voici les nouveaux objectifs des organisateur·trices de salons !

Comme l’indique Pascal d’inwink, créer une communauté permet de “continuer à partager, de permettre aux personnes qui se sont rencontrées sur un événement de poursuivre leurs échanges tout au long de l’année, de leur partager des contenus et même d’organiser des webinaires au sein de la plateforme communautaire.”

Site communautaire du Sommet de l’Élevage

Pour Victor, la partie communautaire a été un “choix obligatoire”. Avec une pointe d’humour, il insiste sur le fait que :

“C’est bien d’être le roi de la piste quatre jours par an, mais le reste des 361 jours de l’année, on ne pense plus vraiment à toi. Pourtant, tu as une communauté qui vient depuis plus de trente ans et qui a envie d’interagir encore plus.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Se diversifier pour mieux se démarquer

Les organisateur·trices veulent aujourd’hui diversifier leur business model pour se démarquer, sortir du lot. Cela passe avant tout par la digitalisation de leurs outils, qui leur permet de dégager du temps sur d’autres sujets qui ont longtemps été délaissés comme :

• La re-commercialisation ;
• L’événement en tant que support média ;
• Le développement de leur communauté.

Certain·es sont précurseur·euses et ont bien saisi l’importance de développer ces 3 sujets. Et vous ? Souhaitez-vous redonner à votre événement toute sa grandeur ? 

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Comment faciliter la re(saisie) de l’information ?

Dans l’organisation de salons, foires ou congrès, la saisie ou la ressaisie des informations est un sujet récurrent, puisque votre événement est souvent amené à être re-commercialisé d’une année sur l’autre. 

Commençons par la saisie de nouvelles informations. À la réception d’un nouveau dossier de participation, vous devez forcément récupérer : 

• le nom de l’exposant ;
• son e-mail ;
• ses informations de participation.

Or, ce traitement prend énormément de temps auprès de vos équipes. Plus vous avez d’exposants, plus vous perdez du temps sur ces tâches chronophages.

Le pire, c’est lors des re-commercialisations de vos événements. Vous travaillez avec certains exposants depuis plusieurs années. Ils vous reprennent les mêmes stands, les mêmes équipements et parfois les mêmes prestations sur un stand. Pourtant, vous devez ressaisir leurs informations chaque année. Quelle perte de temps ! 

Ce que vous apporte Planexpo

Optimisez le traitement de vos données 

Vous avez souvent besoin de communiquer à une application tierce des données comptables ou de traiter vos exports pour en faire des rapports d’activité pour le pilotage de vos activités. Dès lors, vous importez et exportez constamment vos fichiers. 

Ce traitement d’informations et de données vous prend beaucoup de temps.

Ce que vous apporte Planexpo

Le requêteur à mémoire

Dans le logiciel Planexpo, vous pouvez filtrer une information et enregistrer ces filtres. Chaque collaborateur ou service peut ainsi filtrer la donnée pertinente qu’il souhaite, afin d’intervenir sur les missions qui incombent à ses actions, pour la production de l’événement. 

Vue métier du logiciel Planexpo avec les filtres pour les organisateurs de salons

Les exports personnalisés

Si vous ne traitez pas l’information dans Planexpo, vous pouvez bien entendu continuer à faire des exports. Simplement, pour vous faciliter la tâche, nous avons conçu un module qui permet de configurer les colonnes et l’information que vous voulez extraire. Vous pouvez travailler en direct sur le fichier exporté puisque ces exports ne nécessitent pas de post-traitement.

Le tableau de bord

Grâce au tableau de bord, vous visualisez en temps réel l’encours de commercialisation d’un événement. Toutes les statistiques y sont : chiffre d’affaires encaissés, créances en cours, statut des dossiers, etc… 

Vue du pilotage d’activités pour l’organisateur d’événements

« 🎉 Info exclusive 🎉
Dans quelques mois, nous sortirons un tout nouveau dashboard beaucoup plus flexible et complet, entièrement paramétrable avec des vues différentes (par Business Unit par exemple). On a hâte de vous le présenter ! Sans doute dans un prochain webinaire 🙂 Restez connecté·es et suivez nos actualités sur notre page LinkedIn.

Fluidifiez vos échanges avec vos exposants

Les échanges conversationnels 

Vous échangez beaucoup avec vos clients et fort heureusement ! Toutefois, ces échanges vous prennent du temps et toutes les conversations sont éparpillées entre différents canaux : téléphones, mails, sms, etc.. 

Le partage de documents

Autre sujet dans le cadre de la production d’événement, c’est le partage de documents en individuel, par exemple l’extrait KBIS envoyé par un exposant, ou en groupés tels que le guide d’installation ou les accès au parc des expositions…

Ce que vous apporte Planexpo

Les e-mails transactionnels

C’est un outil redoutable pour la commercialisation. Toutes les phases clés de l’avancement du dossier de l’exposant, vont lui être notifiées automatiquement par e-mail. De même, tout ce qui est envoyé est archivé dans Planexpo, ce qui vous permet de suivre les mails reçus au fur et à mesure.

Mail transactionnel de l’organisateur à l’exposant sur le suivi de son dossier

L’espace exposant 

Un historique des échanges est partagé entre l’organisateur et l’exposant. Ce dernier a accès à tous les échanges écrits (mails, ou messages embarqués dans l’outil) et également ses documents : ses factures, ses contrats, ses avenants ou avoirs…

Réduisez les échanges entre services

Vous avez forcément vécu cela : une absence imprévue ou une embauche temporaire dans les phases de commercialisation. Tout le monde n’a pas accès à la même information lorsque les dossiers doivent être repris en cours. C’est là que surviennent les erreurs ou les doublons.

Ce que vous apporte Planexpo

La centralisation de l’information

Dans l’espace exposant, chaque collaborateur·trice peut avoir accès à cette même vue du dossier de participation, avec des tables dédiées. Ainsi, l’information commerciale est compilée sur un volet gauche, et l’information ADV et comptable est compilée sur d’autres tables, à droite. Ce qui permet à chacun de travailler de façon centrale sur un même dossier et de façon isolée sur la table qui concerne son action. 

Vue commerciale et vue ADV de l’espace exposant

L’historicisation

Dans le suivi du dossier, vous avez accès à l’historique de tous les échanges : mails ou messages envoyés à l’exposant. Tous les collaborateurs peuvent communiquer au même endroit, sur le même dossier exposant. 

L’information est centralisée pour tout le monde, ce qui permet un travail collaboratif entre services beaucoup plus fluide.

Supprimez les allers-retours liés aux plans

Les plans, c’est sujet important pour vos équipes, en particulier entre la partie commerciale / ADV et votre bureau d’étude technique. Plus on se rapproche du jour J de l’événement, plus chaque modification devient très sensible. L’information doit être mise à jour dans un temps record pour éviter les erreurs.

Ce que vous apporte Planexpo

Notre fonctionnalité phare, c’est le plug-in bi-directionnel avec le logiciel Autocad (utilisé par les bureaux d’étude). Ce plug-in s’installe sur l’Autocad de votre bureau d’étude, qui va être relié à votre plan d’implantation interactif modélisé sur Planexpo. Lorsque le bureau d’étude dessine une nouvelle contrainte, tout ce qui est modifié d’un côté sur Autocad est mis à jour automatiquement sur Planexpo, et inversement. 

« Sur les 2 derniers mois avant le salon, un client faisait 4 réunions d’1h par semaine avec son bureau d’étude. Après avoir installé ce plug-in, ces 4h de réunions ont été supprimées. Grâce à la synchronisation du plan d’implantation, les informations étaient mises à jour en temps réel pour les deux parties. »

Pour en savoir plus sur ce sujet, nous vous renvoyons vers notre webinaire du mois de mars, dédié aux plans interactifs (commercial, prestataires et visiteurs).

Concentrez-vous sur votre coeur de métier

Ces multiples tâches chronophages vous empêchent de vous concentrer sur des actions à plus fortes valeurs ajoutées, principalement en lien avec la production de votre événement. Vous savez désormais qu’il existe des solutions pour les contrer, ou du moins, les diminuer. Certain·es de vos homologues ont sauté le pas. Alors pourquoi pas vous ?

📣 Annonce exclusive 📣

Nous organisons notre prochain webinaire avec notre partenaire inwink le mardi 23 mai à 11h. Le thème ? 5 étapes à ne pas oublier pour l’organisation d’un salon réussi. 3 clients surprises témoigneront, et cerise sur le gâteau, une belle annonce sera faite sur le partenariat Planexpo x inwink !

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Comment dessiner votre plan sur Planexpo ?

1/3 des organisateurs finalisent encore leur plan d’implantation et placent leurs exposants sur un plan papier. Vous en faites partie ?

Voici quelques exemples assez flagrants de plans de salons en version papier ou maquette.

Le bureau d’étude et l’utilisation de l’outil Autocad

Dans l’événementiel, le bureau d’étude utilise majoritairement le logiciel Autocad : l’outil technique utilisé en amont du salon, qui met à disposition des équipes commerciales les informations sur la représentation des bâtiments et des îlots d’implantation.

72% d’entre vous n’ont pas de lien automatisé entre Autocad et les équipes commerciales.

« Nous avons développé le plugin Autocad pour synchroniser en temps réel et de manière bi-directionnelle les informations avec Planexpo. » Philippe Martinez, CTO de Planexpo

La synchronisation permet de remonter toutes les nouvelles informations ou les mises à jour en temps réel :

• Numéro de stand
• Nom de l’exposant
• Type de stand

Quels sont les avantages pour vous ? 

Comment je place mes exposants sur le plan ?

Avant de placer vos exposants, il faut qu’ils puissent émettre un « souhait de placement ».

À partir du formulaire qui crée le bon de commande sur le CRM Planexpo, vos exposants sont redirigés vers un plan mis à jour à l’instant T, que l’on appelle « plan commercial« . Ce plan est totalement paramétrable par vos soins. Vous pouvez y faire afficher certains éléments comme l’environnement « concurrentiel », un point important pour la concrétisation des ventes de vos commerciaux.

Lorsque les exposants ont choisi leur emplacement, vous pouvez soit les pré-assigner, c’est-à-dire, poser une option avant confirmation, soit les valider directement. Tous vos commerciaux ont alors la vue du plan commercial en temps réel avec ces assignations, ce qui évite les doublons de ventes.

Quels sont les avantages pour vous ?

Vous améliorez votre proposition commerciale puisqu’en 2 clics, les exposants voient s’ils ont été pré-assignés ou assignés. La vue du plan en temps réel permet d’éviter à vos commerciaux de vendre 2 fois un même stand. Par ailleurs, la re-commercialisation se fait plus rapidement. L’un de nos clients a bouclé 5 fois plus vite la re-commercialisation de son événement de l’année N par rapport à N-1. C’est un véritable gain de temps !

Le schéma technique pour les prestataires

En amont de l’événement, les échanges se multiplient avec les équipes logistiques, surtout sur les dernières semaines. Pour faciliter ces échanges, et surtout la transmission d’informations, les prestataires peuvent consulter le plan technique à tout moment. Ils ont la possibilité de mettre en place des filtres en fonction de ce qu’ils doivent livrer sur les stands.

Ainsi, ils se font leur propre parcours de livraison et d’installation de matériels. C’est un gain de temps considérable sur son organisation, et également sur la transmission et la qualité des informations.

Le plan visiteurs pour le jour J

Le plan d’implantation a généré le plan visiteurs, c’est-à-dire un plan public accessible aux participants via le site internet de l’événement ou une application. C’est un plan en version 3D très intuitif et modifiable en fonction de la charte de l’événement. Notre client Esri France l’a utilisé pour mettre en avant ses exposants lors de leur événement annuel SIG.

« C’est un outil agréable et sympa, qui permet d’intégrer des fonds de plans originaux. Au niveau créatif, c’est vrai que cela permet d’avoir des capacités infinies, tout en restant dans le thème de l’événement. En 2022, on a fait la carte du monde avec les 5 continents. » Françoise Lopez

Plan interactif 3D d’Esri France pour l’événement SIG 2022.

Lorsque le visiteur clique sur le stand, il retrouve toutes les informations de l’exposant. Soit, il se crée son propre parcours thématique en filtrant par type d’exposants qu’il souhaite voir. Soit, vous mettez en place des parcours accessibles pour apporter de la visibilité à vos exposants. Le visiteur pourra choisir un parcours où seuls certains stands s’afficheront. C’est une nouvelle piste de monétisation de vente de parcours thématiques. Les exposants qui auront payé pour être affichés dans ces parcours auront davantage de visibilité.

« Les exposants étaient satisfaits d’être plus mis en avant. Nous leur proposions d’opter parmi trois types de package de sponsoring avec différentes options leur permettant d’être plus ou moins visibles sur le plan 3D, de proposer plus ou moins d’interactivité et de mettre à disposition des participants un plus ou moins grand nombre de supports de communication. Tout cela est très modulable. » Françoise Lopez

Quels avantages pour vous ?

Les objectifs principaux d’un salon sont :

• d’augmenter la génération de leads pour les exposants ;
• de proposer une expérience interactive aux visiteurs ;
• de faire en sorte que l’événement soit rentabilisé.

Cela passe par la mise en valeur des stands exposants à travers les parcours thématiques.

6000 : c’est le nombre de leads (pour 350 / 400 exposants) engendré lors du 1er événement Rent, avec le module de prise de rendez-vous en ligne.

Le plan interactif comme valeur ajoutée

Le plan interactif devient une vraie valeur ajoutée pour les organisateurs d’événements, mais également pour les exposants et visiteurs. Il permet d’avoir une information unifiée et vérifiée entre toutes les équipes opérationnelles. En plus d’être une piste de monétisation, c’est un outil simple, centré sur l’interaction, qui amène de la visibilité pour le salon et les exposants.

Sautez le pas vous aussi ! 😉

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