Mise en avant de vos valeurs

Le contenu a son importance. De plus en plus d’entreprises mettent en avant leurs valeurs et font en sorte de les respecter, que ce soit au sein de leur structure ou pour leurs événements.

• une liste de fournisseurs et partenaires éco-responsables (goodies, traiteur, mobiliers, etc…) ;
• l’affichage d’une communication verte pour cet événement.
  Par exemple autour de la neutralité carbone ;
• ou le versement d’une partie des bénéfices à une association.

Les idées sont vastes et les inspirations sont nombreuses.
Vous avez le choix des éléments à afficher.

L’indispensable du monde d’après : le plan interactif

Demain, tous les événements auront leur propre plan interactif. Votre plan d’implantation interactif sera accessible et pourra être manipulé, que ce soit par le visiteur, l’exposant, le commercial ou les prestataires techniques.

> Découvrez notre article sur les plans interactifs

Le plan d’implantation

Il est utile à différents niveaux.

Pour une commercialisation efficace :

Vos commerciaux et vous-même pouvez faire de la vente sur plan, partager en un clic les stands proposés. Cette vue vous permet d’avoir une visibilité en temps réel sur l’état d’implantation. Quant aux exposants, ils peuvent voir leur emplacement et l’état de l’implantation en temps réel avec le contexte concurrentiel.

La charte de votre événement est intégrée au plan pour une immersion totale.

Pour une meilleure synchronisation :

Vous pouvez synchroniser votre plan avec le logiciel utilisé par votre bureau d’étude (Autocad par exemple). Ça vous permet de simplifier le suivi et l’ensemble des évolutions. Les mises à jour se font de façon bi-directionnelle pour toujours avoir un plan à jour des deux côtés et faciliter la validation technique. Finis les A/R sans fin entre vos équipes. La commercialisation est accélérée, vos commerciaux peuvent finaliser les contrats plus rapidement.

Pour une re-commercialisation simplifiée :

L’implantation N-1 peut être dupliquée, vos exposants sont pré-assignés et peuvent valider leur dossier en un clic.

Le plan commercial

Le plan commercial peut être partagé via un lien de partage à n’importe quel collaborateur souhaitant suivre la commercialisation ou ayant besoin d’une pré-visualisation de l’implantation (designer, managers, clients…)

Le plan prestataire

C’est également un lien de partage du plan pour des collaborateurs externes ou internes avec des outils de filtrage et d’export. Idéal pour les partenaires techniques qui ont besoin d’exporter des vues du plan paramétrées ou des listings (par exemple : afficher les blocs électriques, les moquettes, les cloisons, certains types de stands…)

Le plan visiteur

C’est un super outil pour mettre en avant vos exposants et permettre à vos visiteurs de préparer leur venue. C’est une vue immersive de votre plan d’implantation en perspective 3D isométrique qui permet au visiteur d’avoir une preview réaliste de l’événement et qui s’intègre sur n’importe quel site événementiel.

Ils retrouveront toutes les informations sur les exposants : site, RS, descriptif, vidéos, catalogue produits… Ils pourront également commencer à échanger via chat ou visio, et programmer des rendez-vous. Et configurer un parcours sur-mesure selon leurs affinités et des suggestions issues d’algorithmes de matching.

Vous pouvez également proposer des parcours thématiques que vous pouvez monétiser (en vendant de la visibilité dans ces parcours à vos exposants), créant ainsi une nouvelle source de revenus non négligeable.

Le plan public va également permettre à vos visiteurs de se déplacer le jour J depuis leur téléphone grâce au géoguidage en intérieur (d’un stand à un autre, vers un point d’intérêt, entre les différents halls…).

La gestion des inscriptions

• Informations générales du client et de votre contact principal
• Informations contractuelles, pour le contrat et les factures
• Offres de stand (choix, localisation, options…)
• Communication et promotion
• Informations de publication
• Restauration
• Modalités de paiements
• Fichiers

Tout est digitalisé. Et surtout, votre base de données est synchronisée en temps réel et reste unifiée.

Les espaces de networking

La communication se fait avant, pendant et après l’événement. Les outils sont désormais prévus pour qu’il y ait une continuité dans les échanges.

Depuis son espace, l’exposant dispose d’une palette d’outils pour animer sa communauté (emailing, email marketing, match making, diffusion de contenus, quizz, Q&A, jeux concours, publicité…) et peut être accompagné par des professionnels en amont de l’événement pour préparer sa stratégie et être formé sur l’utilisation de ces outils.

Certes, vous avez toujours les liens de contacts habituels : en réel, par mail, sms ou e-mailing. Mais les rencontres peuvent aussi se faire via un stand virtuel.

Grâce à l’accès au plan interactif, chaque visiteur peut se diriger vers n’importe quel stand. Il peut contacter l’exposant en cliquant sur différents icons : « prendre rendez-vous », « chatter » ou « envoyer un e-mail ». Ces biais d’échanges sont disponibles à tout moment de l’événement : avant, pendant et après.

La vente par une marketplace

Une marketplace, c’est une plateforme en ligne où des biens ou des services peuvent-être vendus par des tiers.
Dans le cadre de vos événements, la marketplace peut-être :

• la vente d’options complémentaires (mobiliers, accessoires, matériels, etc…)
• la vente de produits d’exposants ➝ d’ailleurs, on sait que pour 66% des organisateurs d’événements, la mesure du ROI des exposants (retour sur investissement) est l’un des plus gros défis à venir dans les prochaines années (source : e-book d’Expoplatform intitulé « Event Tech Returns to Live »)

Au final, les exposants s’attendent à rentabiliser leur présence par les leads récupérés ou par les ventes faites.

Mettez en avant votre événement

Aujourd’hui, savoir mettre en avant votre événement est tout aussi important que de l’organiser. En plus d’améliorer l’image de votre entreprise, vous évitez toutes les questions redondantes de vos participants.

C’est le moment de prendre en compte ce sujet dans votre liste des tâches d’organisation d’événement !

Et si vous n’êtes pas à l’aise avec la création de site d’événements, entourez-vous de développeurs ou d’agences qui sauront vous accompagner.

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En tant qu’organisateur de salon ou responsable événementiel, vous avez forcément organisé plus d’une dizaine d’événements. Que ce soit des salons professionnels, des foires, des festivals, des congrès ou expositions. La majorité du temps, la machine est bien rodée. Vous exécutez votre événement presque comme une chorégraphie ou un plat signature. Tout se passe bien.

Mais parfois, à quelques semaines du jour de l’événement, vous avez un doute. Votre collègue vous parle d’un billettiste ou d’un exposant qui ne vous dit absolument rien. Là, vous commencez à avoir des sueurs froides. Êtes-vous sûrs d’avoir pensé à tout ? C’est pour ça que le cahier des charges de votre événement existe. Pour que vous puissiez vous y référer à chaque étape de votre projet. Pour qu’il n’y ait plus aucun doute.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre événement ?

D’abord, c’est quoi un cahier des charges ?

L’objectif d’un cahier des charges est de répondre à un maximum de questions. Dites-vous qu’il pourrait être lu par n’importe quelle personne en lien avec l’événement : un fournisseur, un client, un collègue, etc…

Il doit être concis, compréhensible, clair. C’est un document récapitulatif de 4 éléments liés à la logistique de votre événement :

• informations générales
• détails de l’événement
• rétroplanning
• ressources financières et humaines

Où se situe le cahier des charges dans votre événement ?

Rien de mieux qu’un schéma pour bien comprendre.
Un projet événementiel se déroule en 3 phases :

• l’initiation
• l’exécution
• la fin

Le cahier des charges se situe au milieu (ici entouré en rouge).
Il liste les éléments liés à l’organisation ainsi que le suivi de toutes les tâches opérationnelles. C’est un peu comme la bible de votre événement. Le document central dans la gestion de votre projet.

Exemple de cahier des charges concret

En une dizaine de pages, vous pouvez avoir un écrit précis des étapes d’organisation de votre événement. Le but est de répondre à toutes les questions possibles, à tous les aléas imaginables. Reprenez la liste des éléments un par un, et détaillez-les en répondant aux questions ci-dessous.

Les informations générales

Evidemment, c’est ici que vous noterez toutes les informations liées à votre entreprise, et aux personnes en charge de l’événement.

Les détails de votre événement

• Nom de l’événement
• Informations pratiques : date, horaires, lieu
• Nombre de participants
• Prix de l’entrée
• Qui sont les visiteurs ?
• Liste des exposants
• Plan interactif du salon
• Objectifs de cet événement : pourquoi l’organisez-vous ? (pour faire mieux que N-1 ? Pour gagner en notoriété ? Pour vendre des produits ?)

C’est un événement éco-responsable, un événement digital, les 2 ? Aucun des 2 ?
Le choix de vos fournisseurs, des exposants ou de votre communication pourront-être impactés.

Le rétroplanning

Définissez les étapes dans l’organisation de votre événement.
Vous pouvez les séparer en 3 grandes parties : avant, pendant et après l’événement.

AVANT

• Reprendre les informations du « détail de l’événement »
• Programme et intervenants
• Budget prévisionnel
• Prestations événementielles ou animations particulières : si oui, quelles entreprises, quels contacts ? (Accueil des visiteurs, badges, gestion des vestiaires, traiteur ou foodtruck…)
• Le plan de communication : quels supports utiliser et créer
• Liste des invitations – envois
• Digitalisation de certains services : plan interactif de votre salon, avoir une plateforme de gestion d’inscriptions en ligne, un CRM événementiel, un système de billetterie ou de location de mobilier peut vous permettre de gagner du temps et d’améliorer votre productivité sur la partie opérationnelle.

PENDANT

• Montage et démontage des stands : horaires, intervenants, zones…
• Thème particulier, décoration
• Vente de produits sur place ou après l’événement : des marketplaces existent pour faciliter la vente entre exposants et visiteurs
• Coordinateurs, décisionnaires : les lister

APRÈS

• Budget réel dépensé
• Communication post événement

C’est le moment de remercier les équipes, les visiteurs, exposants, fournisseurs, pour leur participation.

• Retombées médias
• Mesure de la satisfaction des participants, exposants et fournisseurs : noter les points d’amélioration
• Bilan général et transmission des informations
• La recommercialisation. A peine votre événement terminé, vous pensez déjà au suivant. Les contacts se font parfois même pendant l’événement !

Les ressources financières et humaines

Prévoyez un tableau avec un budget prévisionnel
Listez toutes les dépenses et revenus auxquels vous pensez.

Par exemple :

Revenus

• Si les entrées de votre événement sont payantes. Combien cela vous rapporte ?
• Combien de stands comptez-vous vendre ? Et à quel prix ?
• Y aura-t-il des ventes additionnelles sur place ?

Dépenses

• Assistance technique
• Location de matériels
• Equipes sur place
• Communication

L’indispensable cahier des charges

Bien sûr, cette liste n’est pas figée, elle peut être complétée. Pensez à l’adapter à votre événement, à votre environnement de travail. Le mieux est de la construire avec vos collaborateurs. Cela permet d’avoir des points de vue différents, un contenu plus exhaustif. Grâce à ça, vous serez prêts à affronter toutes les situations et tous les imprévus 💪

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