Vous préparez un salon professionnel pour l’année prochaine. Tout est à peu près clair. Vous avez pensé à toute la logistique de l’événement : thème, lieu, nombre de personnes attendu, objectifs à atteindre… Seul bémol. Vous séchez sur la partie communication. Et pourtant, vous savez que c’est important, tout autant que l’organisation.

Vous savez que faire un bon plan de communication vous permettrait d’attirer :

• plus d’exposants
• plus de visiteurs qualifiés

Pour faciliter sa mise en place, on vous a rassemblé les 5 étapes indispensables pour bien promouvoir votre prochain événement. Pour simplifier, elles ont été classées en 3 moments clés : avant, pendant et après l’événement.

Avant l’événement

La stratégie de communication événementielle

Tout plan de communication nécessite une préparation stratégique en amont. Posez-vous une 1/2 journée et validez avec votre direction les éléments ci-dessous.

• Qui est votre cible ? Quelles sont ses problématiques ?
• Quels sont les tarifs d’accès ?
• Avez-vous un budget pour communiquer ? Si oui, de combien ?
• Avez-vous une charte graphique et éditoriale pour votre événement ? Type de formats, contenus, planning de diffusion, quels messages allez-vous passer ?

Ça y est. Vous avez répondu à toutes ces questions ?
Vous pouvez vous lancer dans la mise en place de votre communication événementielle.

La création de votre site événementiel

Un événement sans site événementiel, c’est un peu comme un salon professionnel sans stand, c’est inconcevable ! En plus d’être la première porte d’entrée vers votre événement, c’est une mine d’informations pour vos participants.

Voici 4 bonnes raisons de créer votre site événementiel.

C’est la vitrine de votre événement

Un site événementiel, c’est d’abord une vitrine pour votre événement.

• Pensez à bien soigner le design
• À respecter les règles de base d’une bonne landing page (aussi appelée page d’atterrissage) : titre accrocheur, bandeau attractif, vidéos, CTA (call to action) avec inscription ou achat de tickets.

Inspirez-vous de ce qui existe déjà, que ce soit pour les visuels, pour les contenus ou la structure. Prenez l’exemple de certains sites d’événements américains comme IC23 ou FLIBS, ils sont plutôt bien construits.

Centralisez toutes les informations

En plus d’un beau design, l’utilisateur doit trouver toutes les informations liées à votre événement. Un peu comme un guide pratique, certains éléments sont indispensables comme :

• lieu, date, horaires, tarifs, accès, programme, intervenants…
• type de participants et liste des exposants
• instructions media et presse, lien vers les réseaux sociaux…

Rassembler toutes ces informations est parfois très chronophages pour vous et aussi pour vos équipes. Il existe des outils qui vous permettent de récupérer ces éléments rapidement et de les dupliquer d’une année sur l’autre.

Enrichissez votre base de données

Le mieux est d’avoir 2 liens d’inscriptions :

Pour les exposants

S’ils réclament juste des informations, dans ce cas, ils vous laissent leurs coordonnées pour être recontactés. S’ils savent qu’ils participent, alors ils peuvent s’inscrire via un formulaire d’inscription en ligne.

Voici un exemple de formulaire tiré de notre outil Planexpo.

Pour les participants :

Dans le même cas que les exposants, s’ils souhaitent des informations, ils laissent leurs coordonnées pour être rappelés. S’ils participent au salon, ils règlent et téléchargent leur billet directement en ligne. Dans tous les cas, ça vous permet de qualifier assez rapidement vos contacts.

Rappel : vérifiez bien que la récupération de ces données se fait en conformité avec la RGPD.

Gagnez en productivité

Créer un site événementiel permet donc de faciliter les échanges et la communication entre vous, les exposants et les visiteurs. Pour gagner en productivité, rien de mieux que d’anticiper les demandes récurrentes.

Si vous avez déjà organisé un événement, vous devez avoir un historique, une base solide. Sinon, inspirez-vous de certains sites événementiels comme evenements.lesaffaires ou aide.kawa qui ont crée des FAQ complètes. Anticiper toutes ces questions vous permet de ne plus être pollués par des demandes quotidiennes.

L’animation de votre événement

Ça y est, vous avez crée votre site événementiel. Maintenant, il est temps de le relayer et d’animer votre événement. Listez tous les canaux de distribution dont vous allez avoir besoin, en fonction de votre stratégie initiale (cible, objectif, budget…)

Les réseaux sociaux

Vous savez qu’il est indispensable d’être présent sur les réseaux sociaux. Encore faut-il définir lesquels. Pour ça, vous devez savoir sur quel réseau social est votre cible. Ensuite, vous pourrez déterminer les contenus et la fréquence de publication.

Voici 4 tips pour bien communiquer sur les réseaux sociaux :

Créer un planning de publication

Vous pouvez partir sur un planning unique, dédié à cet événement.
Ou bien l’inclure dans le calendrier de publication général de votre entreprise.

Exemple de planning RS

Il comprend toutes les informations utiles à chaque publications : jour, date, heure, thématique, sujet, format, état d’avancée, objectif, titre du post, détails contenus et visuels…

Avec les différentes logistiques organisationnelles, vous pouvez vite vous y perdre. Alors tout doit-être clair. Surtout si vous gérez plusieurs comptes entreprises ou collaborateurs. Le plus ? Ajoutez un onglet « analyse » pour mesurer et suivre chacune de vos publications.

Créer une page d’événement

Que votre événement soit ponctuel ou récurrent, vous pouvez créer une page spécifique. Surtout si c’est un événement important, qui attirera beaucoup de participants. Tout comme le site événementiel, vous pouvez y centraliser :

• les informations générales (date, heure, lieu, etc…)
• les liens cliquables vers votre site web, vos autres pages sur les RS, votre site événementiel…
• vos posts publiés autour de l’événement

Créer un hashtag

Suivez toutes les communications autour de votre événement grâce à la création d’un hashtag. Il faut qu’il soit court, facile à retenir et qu’en une lecture, les participants, exposants ou partenaires reconnaissent l’événement.

Profiter des relais qui vous entourent

Que ce soient vos collaborateurs, exposants, partenaires ou visiteurs, tous sont des potentiels relais de votre événement. Ils pourront partager vos publications ou informations. N’hésitez pas à les solliciter directement, en les marquant sur un post ou en leur envoyant un message privé. Vous serez étonnés des retours ! Ça permet d’améliorer votre notoriété et votre crédibilité sur votre secteur d’activité.

La création de contenus

Votre objectif ici est d’attirer du trafic qualifié et d’améliorer votre référencement naturel, votre notoriété et la légitimité de votre événement. Plus il y a de discussions sur la toile à ce sujet, mieux s’est.

Sur votre site web et votre blog

Utilisez un maximum le hashtag créé et intégrez des mots clés en lien avec votre événement. Quelques exemples de créations de contenu :

• article en collaboration avec un partenaire de l’événement ou un exposant
• article sur le thème de votre événement, avec intégration d’un ou plusieurs mots clés
• mise en place d’une bannière ou d’une notification à l’arrivée sur votre site web. Ça prévient ceux qui n’étaient pas au courant.

Vous pouvez également inclure un kit média, accessible pour la presse et les exposants.
Ils pourront y piocher des bandeaux de signature, des visuels et affiches, des logos de votre organisation, etc… On en revient aux demandes récurrentes. Moins vous en avez, plus vous gagnez en productivité.

L’e-mailing

Votre site événementiel et la page d’inscription vous ont permis de récolter des adresses mails. Ces personnes sont un minimum intéressées par votre événement. C’est ce qu’on appelle des « leads chauds« . Si elles ne se sont pas encore inscrites, préparez une séquence d’e-mails à envoyer. Sans les harceler, créez des e-mails courts, de teasing, en les incitant à finaliser leur inscription.

Selon Mailjet, un bon taux d’ouverture se situe entre 15 et 25 %. Votre prospect reçoit des dizaines de mails par jour. Vous devez donc attirer son regard dès la boîte de réception. Faites en sorte qu’il ait confiance en vous, en prenant soin d’avoir une adresse d’envoi, un nom de l’expéditeur rassurants mais aussi un objet attrayant.

Ensuite, l’objectif pour vous est qu’il clique sur un lien de l’e-mail. Que ce soit pour :

• s’inscrire sur le formulaire, via un CTA (call to action)
• s’informer sur entreprise ou votre événement
• acheter grâce à un code promotionnel
• vers une FAQ pour répondre à leurs interrogations

La newsletter

Vous pouvez créer une séquence de newsletters spécialement pour votre événement.
En incluant des articles, sujets, témoignages en liens cliquables.

Si c’est un événement que vous avez déjà organisé, recontactez votre base de données N-1.  Si c’est pour de nouveaux prospects, transmettez des éléments d’informations liées à la logistique : programme, intervenants, accès, deadlines, etc… Et informez sur votre secteur d’activité ou des sujets liés à votre événement.

Pendant l’événement

La gestion de la communication

Il y a 2 choix. Le jour J, soit :

• vous gérez la communication seul
• vous vous entourez de personnes que vous aurez briefez avant l’événement

Le mieux est d’anticiper un maximum les contenus.
Programmez le plus possible vos posts sur les réseaux sociaux grâce à des outils comme Swello (un made in France) ou Hootsuite. Réfléchissez en amont aux sujets de tweets que vous allez faire. Vous ne sécherez pas le jour J !

Si vous le pouvez, faites des vidéos : en live ou en streaming. Ça permet aux personnes qui ne peuvent pas y assister, de suivre l’événement à distance.

Pensez à prendre des photos des stands, des lieux, de l’ambiance générale.
Plus vous avez de visuels et de contenus, plus vous pourrez les partager pendant et après l’événement. Misez dès que vous pouvez sur l’interaction. Restez à l’affut des posts ou tweets faits autour de votre événement. Répondez aux commentaires ou retweetez les publications intéressantes.

Le plan interactif

Afin d’améliorer l’expérience de vos visiteurs, vous pouvez utiliser l’outil Planexpo pour modéliser votre plan visiteurs. C’est-à-dire un plan public accessible aux participants via le site internet de l’événement ou une application. En version 3D, il est extrêmement intuitif et modifiable en fonction de la charte de votre événement.

Côté exposants, le plan interactif est aussi un outil indispensable.

« Les exposants étaient satisfaits d’être plus mis en avant. Nous leur proposions d’opter parmi trois types de package de sponsoring avec différentes options leur permettant d’être plus ou moins visibles sur le plan 3D, de proposer plus ou moins d’interactivité et de mettre à disposition des participants un plus ou moins grand nombre de supports de communication. Tout cela est très modulable. » Françoise Lopez

> Découvrir le témoignage complet

Après l’événement

Analysez pour améliorer

Communication & budget

C’est le moment de faire un récapitulatif de toutes les mentions autour de votre événement. Retrouvez-les grâce aux hashtags, mots clés ou liste des participants et exposants. Récupérez les feedbacks des différents acteurs présents, en envoyant un questionnaire de satisfaction par exemple.

Profitez du tumulte post-événement. Restez actif. Remerciez sur vos réseaux sociaux, marquez des personnes ou des entreprises, partagez vos photos et visuels. Prenez rendez-vous avec les internautes si votre événement se réitère l’année suivante. Mieux encore ! Si vous avez déjà une date, transmettez-là. Les agendas pourront être bookés.

Quelques jours après, analysez les retombées. Des articles sont-ils sortis dans la presse ? Avez-vous eu une augmentation d’abonnés, d’interactions ? Plus de trafic sur votre site web ? Quel est l’état de votre base de données après l’événement ? Avez-vous respecté vos objectifs de départ ? Et côté budget ? Comparez votre budget prévisionnel et votre budget réel. L’écart est-il important ?

Améliorez l’interaction

Vous l’avez compris, avoir un plan de communication vous permet d’interagir avec vos futurs exposants, participants ou partenaires : avant, pendant et après votre événement. C’est un peu comme un fil conducteur que vous pouvez suivre et qui vous permet de jauger l’engouement autour de votre événement.

C’est d’ailleurs possible de modifier certains éléments en cours de route, si vous avez l’impression que ça ne prend pas. Il ne reste plus qu’à vous lancer !

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Mise en avant de vos valeurs

Le contenu a son importance. De plus en plus d’entreprises mettent en avant leurs valeurs et font en sorte de les respecter, que ce soit au sein de leur structure ou pour leurs événements.

• une liste de fournisseurs et partenaires éco-responsables (goodies, traiteur, mobiliers, etc…) ;
• l’affichage d’une communication verte pour cet événement.
  Par exemple autour de la neutralité carbone ;
• ou le versement d’une partie des bénéfices à une association.

Les idées sont vastes et les inspirations sont nombreuses.
Vous avez le choix des éléments à afficher.

L’indispensable du monde d’après : le plan interactif

Demain, tous les événements auront leur propre plan interactif. Votre plan d’implantation interactif sera accessible et pourra être manipulé, que ce soit par le visiteur, l’exposant, le commercial ou les prestataires techniques.

> Découvrez notre article sur les plans interactifs

Le plan d’implantation

Il est utile à différents niveaux.

Pour une commercialisation efficace :

Vos commerciaux et vous-même pouvez faire de la vente sur plan, partager en un clic les stands proposés. Cette vue vous permet d’avoir une visibilité en temps réel sur l’état d’implantation. Quant aux exposants, ils peuvent voir leur emplacement et l’état de l’implantation en temps réel avec le contexte concurrentiel.

La charte de votre événement est intégrée au plan pour une immersion totale.

Pour une meilleure synchronisation :

Vous pouvez synchroniser votre plan avec le logiciel utilisé par votre bureau d’étude (Autocad par exemple). Ça vous permet de simplifier le suivi et l’ensemble des évolutions. Les mises à jour se font de façon bi-directionnelle pour toujours avoir un plan à jour des deux côtés et faciliter la validation technique. Finis les A/R sans fin entre vos équipes. La commercialisation est accélérée, vos commerciaux peuvent finaliser les contrats plus rapidement.

Pour une re-commercialisation simplifiée :

L’implantation N-1 peut être dupliquée, vos exposants sont pré-assignés et peuvent valider leur dossier en un clic.

Le plan commercial

Le plan commercial peut être partagé via un lien de partage à n’importe quel collaborateur souhaitant suivre la commercialisation ou ayant besoin d’une pré-visualisation de l’implantation (designer, managers, clients…)

Le plan prestataire

C’est également un lien de partage du plan pour des collaborateurs externes ou internes avec des outils de filtrage et d’export. Idéal pour les partenaires techniques qui ont besoin d’exporter des vues du plan paramétrées ou des listings (par exemple : afficher les blocs électriques, les moquettes, les cloisons, certains types de stands…)

Le plan visiteur

C’est un super outil pour mettre en avant vos exposants et permettre à vos visiteurs de préparer leur venue. C’est une vue immersive de votre plan d’implantation en perspective 3D isométrique qui permet au visiteur d’avoir une preview réaliste de l’événement et qui s’intègre sur n’importe quel site événementiel.

Ils retrouveront toutes les informations sur les exposants : site, RS, descriptif, vidéos, catalogue produits… Ils pourront également commencer à échanger via chat ou visio, et programmer des rendez-vous. Et configurer un parcours sur-mesure selon leurs affinités et des suggestions issues d’algorithmes de matching.

Vous pouvez également proposer des parcours thématiques que vous pouvez monétiser (en vendant de la visibilité dans ces parcours à vos exposants), créant ainsi une nouvelle source de revenus non négligeable.

Le plan public va également permettre à vos visiteurs de se déplacer le jour J depuis leur téléphone grâce au géoguidage en intérieur (d’un stand à un autre, vers un point d’intérêt, entre les différents halls…).

La gestion des inscriptions

• Informations générales du client et de votre contact principal
• Informations contractuelles, pour le contrat et les factures
• Offres de stand (choix, localisation, options…)
• Communication et promotion
• Informations de publication
• Restauration
• Modalités de paiements
• Fichiers

Tout est digitalisé. Et surtout, votre base de données est synchronisée en temps réel et reste unifiée.

Les espaces de networking

La communication se fait avant, pendant et après l’événement. Les outils sont désormais prévus pour qu’il y ait une continuité dans les échanges.

Depuis son espace, l’exposant dispose d’une palette d’outils pour animer sa communauté (emailing, email marketing, match making, diffusion de contenus, quizz, Q&A, jeux concours, publicité…) et peut être accompagné par des professionnels en amont de l’événement pour préparer sa stratégie et être formé sur l’utilisation de ces outils.

Certes, vous avez toujours les liens de contacts habituels : en réel, par mail, sms ou e-mailing. Mais les rencontres peuvent aussi se faire via un stand virtuel.

Grâce à l’accès au plan interactif, chaque visiteur peut se diriger vers n’importe quel stand. Il peut contacter l’exposant en cliquant sur différents icons : « prendre rendez-vous », « chatter » ou « envoyer un e-mail ». Ces biais d’échanges sont disponibles à tout moment de l’événement : avant, pendant et après.

La vente par une marketplace

Une marketplace, c’est une plateforme en ligne où des biens ou des services peuvent-être vendus par des tiers.
Dans le cadre de vos événements, la marketplace peut-être :

• la vente d’options complémentaires (mobiliers, accessoires, matériels, etc…)
• la vente de produits d’exposants ➝ d’ailleurs, on sait que pour 66% des organisateurs d’événements, la mesure du ROI des exposants (retour sur investissement) est l’un des plus gros défis à venir dans les prochaines années (source : e-book d’Expoplatform intitulé « Event Tech Returns to Live »)

Au final, les exposants s’attendent à rentabiliser leur présence par les leads récupérés ou par les ventes faites.

Mettez en avant votre événement

Aujourd’hui, savoir mettre en avant votre événement est tout aussi important que de l’organiser. En plus d’améliorer l’image de votre entreprise, vous évitez toutes les questions redondantes de vos participants.

C’est le moment de prendre en compte ce sujet dans votre liste des tâches d’organisation d’événement !

Et si vous n’êtes pas à l’aise avec la création de site d’événements, entourez-vous de développeurs ou d’agences qui sauront vous accompagner.

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En tant qu’organisateur de salon ou responsable événementiel, vous avez forcément organisé plus d’une dizaine d’événements. Que ce soit des salons professionnels, des foires, des festivals, des congrès ou expositions. La majorité du temps, la machine est bien rodée. Vous exécutez votre événement presque comme une chorégraphie ou un plat signature. Tout se passe bien.

Mais parfois, à quelques semaines du jour de l’événement, vous avez un doute. Votre collègue vous parle d’un billettiste ou d’un exposant qui ne vous dit absolument rien. Là, vous commencez à avoir des sueurs froides. Êtes-vous sûrs d’avoir pensé à tout ? C’est pour ça que le cahier des charges de votre événement existe. Pour que vous puissiez vous y référer à chaque étape de votre projet. Pour qu’il n’y ait plus aucun doute.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre événement ?

D’abord, c’est quoi un cahier des charges ?

L’objectif d’un cahier des charges est de répondre à un maximum de questions. Dites-vous qu’il pourrait être lu par n’importe quelle personne en lien avec l’événement : un fournisseur, un client, un collègue, etc…

Il doit être concis, compréhensible, clair. C’est un document récapitulatif de 4 éléments liés à la logistique de votre événement :

• informations générales
• détails de l’événement
• rétroplanning
• ressources financières et humaines

Où se situe le cahier des charges dans votre événement ?

Rien de mieux qu’un schéma pour bien comprendre.
Un projet événementiel se déroule en 3 phases :

• l’initiation
• l’exécution
• la fin

Le cahier des charges se situe au milieu (ici entouré en rouge).
Il liste les éléments liés à l’organisation ainsi que le suivi de toutes les tâches opérationnelles. C’est un peu comme la bible de votre événement. Le document central dans la gestion de votre projet.

Exemple de cahier des charges concret

En une dizaine de pages, vous pouvez avoir un écrit précis des étapes d’organisation de votre événement. Le but est de répondre à toutes les questions possibles, à tous les aléas imaginables. Reprenez la liste des éléments un par un, et détaillez-les en répondant aux questions ci-dessous.

Les informations générales

Evidemment, c’est ici que vous noterez toutes les informations liées à votre entreprise, et aux personnes en charge de l’événement.

Les détails de votre événement

• Nom de l’événement
• Informations pratiques : date, horaires, lieu
• Nombre de participants
• Prix de l’entrée
• Qui sont les visiteurs ?
• Liste des exposants
• Plan interactif du salon
• Objectifs de cet événement : pourquoi l’organisez-vous ? (pour faire mieux que N-1 ? Pour gagner en notoriété ? Pour vendre des produits ?)

C’est un événement éco-responsable, un événement digital, les 2 ? Aucun des 2 ?
Le choix de vos fournisseurs, des exposants ou de votre communication pourront-être impactés.

Le rétroplanning

Définissez les étapes dans l’organisation de votre événement.
Vous pouvez les séparer en 3 grandes parties : avant, pendant et après l’événement.

AVANT

• Reprendre les informations du « détail de l’événement »
• Programme et intervenants
• Budget prévisionnel
• Prestations événementielles ou animations particulières : si oui, quelles entreprises, quels contacts ? (Accueil des visiteurs, badges, gestion des vestiaires, traiteur ou foodtruck…)
• Le plan de communication : quels supports utiliser et créer
• Liste des invitations – envois
• Digitalisation de certains services : plan interactif de votre salon, avoir une plateforme de gestion d’inscriptions en ligne, un CRM événementiel, un système de billetterie ou de location de mobilier peut vous permettre de gagner du temps et d’améliorer votre productivité sur la partie opérationnelle.

PENDANT

• Montage et démontage des stands : horaires, intervenants, zones…
• Thème particulier, décoration
• Vente de produits sur place ou après l’événement : des marketplaces existent pour faciliter la vente entre exposants et visiteurs
• Coordinateurs, décisionnaires : les lister

APRÈS

• Budget réel dépensé
• Communication post événement

C’est le moment de remercier les équipes, les visiteurs, exposants, fournisseurs, pour leur participation.

• Retombées médias
• Mesure de la satisfaction des participants, exposants et fournisseurs : noter les points d’amélioration
• Bilan général et transmission des informations
• La recommercialisation. A peine votre événement terminé, vous pensez déjà au suivant. Les contacts se font parfois même pendant l’événement !

Les ressources financières et humaines

Prévoyez un tableau avec un budget prévisionnel
Listez toutes les dépenses et revenus auxquels vous pensez.

Par exemple :

Revenus

• Si les entrées de votre événement sont payantes. Combien cela vous rapporte ?
• Combien de stands comptez-vous vendre ? Et à quel prix ?
• Y aura-t-il des ventes additionnelles sur place ?

Dépenses

• Assistance technique
• Location de matériels
• Equipes sur place
• Communication

L’indispensable cahier des charges

Bien sûr, cette liste n’est pas figée, elle peut être complétée. Pensez à l’adapter à votre événement, à votre environnement de travail. Le mieux est de la construire avec vos collaborateurs. Cela permet d’avoir des points de vue différents, un contenu plus exhaustif. Grâce à ça, vous serez prêts à affronter toutes les situations et tous les imprévus 💪

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