Le brief ou l’expression du besoin

La décision de changer d’outil de gestion événementielle est une initiative cruciale qui demande une réflexion approfondie. En amont de ce processus, la première étape consiste à comprendre pourquoi un changement est nécessaire. En effet, cette phase implique une analyse rigoureuse et méthodique, s’articulant autour de plusieurs éléments clés.

Identifier et formaliser le besoin

Quels sont les process en souffrance ? Les difficultés rencontrées par les équipes opérationnelles ? Les limites bloquantes des outils déjà mis en place ?

Toutes ces questions se doivent d’être réfléchies en interne. Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier les problèmes existants au sein du système actuel. Cela peut inclure des lacunes de performance, des inefficacités opérationnelles ou des difficultés récurrentes rencontrées par les équipes.

Un outil obsolète peut entraîner des retards dans la coordination des équipes, des erreurs de communication, voire des pertes de données cruciales.

Sonder les équipes opérationnelles

Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle.

Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

En interrogeant les personnes chargées de la logistique, vous pourriez découvrir des frustrations liées à des interfaces complexes ou des problèmes de synchronisation des données.

L’expression d’un besoin clair et formalisé

À travers toutes ces questions, vous obtiendrez des réponses concrètes qui construiront les bases d’un besoin clair et formel dans la transition vers un nouvel outil.

Cette phase stratégique vise à transformer les constats et les retours d’expérience en exigences opérationnelles précises et réalisables.

Bien choisir le bon outil de gestion événementielle

Après la définition d’un besoin clair et formalisé, il vous faut sélectionner l’outil de gestion événementielle. 

Convier la DSI dans l’exploration des solutions possibles

La collaboration étroite avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est impérative pour aligner les besoins opérationnels avec les capacités technologiques de l’entreprise. Pour cela, la création d’un cahier des charges fonctionnel est essentielle. Il offrira une vision claire des exigences techniques, des contraintes, et des critères de performance. En somme, ce document constitue un guide pour l’évaluation des solutions potentielles.

Mettre en place un outil qui répond à 90% au besoin de départ

La sélection de l’outil est une décision stratégique qui doit répondre de manière significative à 90% des besoins exprimés. Car opter pour un outil qui couvre les exigences initiales garantit une base solide, laisse une marge pour des ajustements ultérieurs. Cette approche évite les sur mesures tout en assurant une adéquation essentielle avec les besoins immédiats.

Veiller à ce que le nouveau système reste ouvert et évolutif

Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité.

D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

La communication : le nerf de la guerre dans la mise en place du nouvel outil

L’annonce générale représente un moment clé pour établir une compréhension commune et aligner les équipes sur le sujet.

Expliquer les raisons du changement

En ce sens, il est impératif d’expliquer de manière transparente, factuelle et concrète les raisons qui motivent le changement. En identifiant au préalable les besoins et préoccupations des équipes, par le biais de questionnaires internes ou de points réguliers, vous pouvez aborder ces sujets directement pendant cette annonce.

Préparer au changement et impliquer les équipes

La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

Être à l’écoute après l’annonce

Après l’annonce, vous pouvez mettre en place des feedback réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En outre, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, surtout pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

Nommer des pilotes, des référents de projet (Manager / Ambassadeur)

Une fois la décision de changement annoncée, la transition vers le nouvel outil de gestion événementielle doit être assurée par une adhésion positive de l’équipe. Dans cette perspective, la nomination de pilotes de projet et de référents joue un rôle central dans la gestion du changement.

Identifier et nommer des pilotes de projet pour mettre en place l’outil

Les pilotes de projet ou leaders, seront les guides de l’équipe à travers le changement, et leur sélection doit être minutieuse, que ce soient des managers ou des ambassadeurs parmi les collaborateurs. En principe, ils devraient être choisis en fonction de leurs compétences en communication, de leur connaissance du secteur de l’événementiel, et de leur capacité à motiver les équipes. 

Leur rôle consiste à faciliter la communication, à résoudre les problèmes potentiels, et à maintenir un niveau élevé d’engagement tout au long de la transition.

Former les pilotes de projet

Pour garantir l’efficacité des pilotes de projet, il est crucial d’anticiper leur formation au nouvel outil. Cette phase comprend plusieurs étapes :

• Identification des compétences nécessaires : définir les compétences requises pour maîtriser le nouvel outil et diriger le changement.
• Évaluation des lacunes existantes : évaluer leurs compétences actuelles pour identifier les lacunes et adapter la formation en conséquence.
• Programmes de formation adaptés : mettre en place des programmes de formation sur mesure, alignés sur leurs besoins, pour maximiser leur compréhension de l’outil et du processus de changement.
• Accompagnement personnalisé : offrir un accompagnement personnalisé pour favoriser une compréhension approfondie, résoudre les problèmes potentiels, et renforcer la confiance des pilotes de projet dans le nouvel outil.

Le rôle du prestataire dans le processus de formation

Introduire le prestataire du nouvel outil dans le processus de formation est une étape stratégique. Des temps de formation réguliers avec le prestataire assurent une compréhension continue. Cela implique de détailler les sessions d’accompagnement prévues, leur durée, et d’insister sur l’importance de la personnalisation.

L’accompagnement doit également s’étendre sur le moyen/long terme, avec la mise à disposition d’une FAQ et un support client dédié (Customer Success Manager).

Découvrez comment se déroule une installation chez Planexpo👇

Comment organiser la transition vers le
nouvel outil ?

Organiser la transition d’un système à l’autre constitue une étape clé dans le processus d’adoption d’un nouvel outil de gestion événementielle. La décision, bien que cruciale, n’est que le point de départ d’une migration fluide et efficace.

Nous avions un logiciel l’an passé qui ne nous permettait pas de faire autant de chose que Planexpo. Nous perdions beaucoup de temps à réaliser plusieurs opérations pour nos exposants, et quand on en a plus de 380, c’est très long !

La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.

Audrey Verdez, Chargée de mission Imagin’Con

Assurer une bonne transition d’un système à l’autre

La migration des données 

L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports à partir du système existant.

Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

Conserver les règles fondamentales du métier

Le domaine de l’événementiel dispose de son propre jargon, ses normes, et ses règles fondamentales du métier. Ces termes techniques, ces codes de communication, et ces processus métiers particuliers sont ancrés dans la pratique quotidienne. Notons qu’ils constituent un langage partagé entre les professionnels, facilitant la communication et la compréhension mutuelle. La conservation de ces règles est impérative pour minimiser les perturbations dans les routines quotidiennes des équipes.

Créer un rétroplanning d’installation pour mettre en place l’outil

La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

Mettre en place des KPI pour suivre et contrôler l’implémentation

La définition et la mise en place de Key Performance Indicators (KPI) sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

Exemples de KPI’s à suivre :
– Rapidité d’adoption par les utilisateurs avec le nombre d’utilisateurs actifs et la fréquence d’utilisation ;
– Respect du rétroplanning et des deadlines ;
– Feedback utilisateurs avec prise en compte de la satisfaction, des problèmes…

Vous êtes prêts à changer d’outil !

Mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle requiert une approche réfléchie et stratégique. Cette exploration met en évidence l’importance cruciale de la communication, de la planification minutieuse, et du leadership. En adoptant ces 4 étapes, vous détenez désormais une feuille de route pour une intégration réussie, transformant un défi en une belle opportunité d’innovation et d’efficacité.

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Les défis de la gestion événementielle actuelle

Les outils traditionnels : fidèles serviteurs à double tranchant

Excel, mon meilleur ennemi

Vous le connaissez et l’utilisez depuis des décennies : c’est le tableur Excel. Compagnon fidèle de nombreux organisateurs d’événements, il est néanmoins victime de certaines limites. En dépit de sa familiarité, Excel isole souvent les données, créant un manque de lisibilité et de structuration de l’information.
 

Par ailleurs, sa rigidité peut également se faire sentir dans le dynamisme de la gestion des événements, où la souplesse et la flexibilité sont cruciales. Le temps est venu de remettre en question cet allié de longue date et d’explorer des alternatives plus adaptées à vos défis actuels.

Le téléphone, un outil redoutable

Indispensable pour la vente, le téléphone est malheureusement avare en restitution d’informations. Bien que crucial pour les échanges avec vos clients, il arrive fréquemment que ces interactions ne soient pas consignées dans un CRM, créant ainsi un manque essentiel dans le suivi client.

La boîte mail, le labyrinthe d’informations

Les échanges, bien qu’indispensables, se perdent souvent dans un dédale d’informations. Entre le manque de traçabilité, la perte de temps et l’absence de cohérence, la boîte mail devient un lieu de conversations parfois difficile à gérer. D’autant plus que la multiplication des interlocuteurs et l’absence de liens entre les sujets compliquent davantage la tâche. Retrouver, partager et organiser ces informations devient un véritable casse-tête !

Planexpo peut améliorer ces process par l’automatisation de tâches chronophages. On vous dit tout dans ce webinaire👇

Les méthodes et outils obsolètes

Inscriptions papier, une réplique du passé

Dans un monde en constante évolution, certaines organisations persistent à utiliser des méthodes d’inscription obsolètes, telles que les formulaires papier ou les PDF à télécharger. Malheureusement, cette approche ancrée entraîne souvent des retards et une complexité inutile limitant le potentiel et l’optimisation de votre gestion événementielle.

Certains organisateurs ont fait le choix de digitaliser les inscriptions des exposants. C’est le cas de notre client Imagin’Con.

On travaille avec Planexpo pour tout ce qui est lié à la gestion des exposants. C’est pour nous un véritable gain de temps surtout lors de leur inscription. En effet, le formulaire créé avec Planexpo est très clair avec des catégories multiples, adaptées à leurs besoins. Les exposants sont autonomes et peuvent tout y indiquer.

Chargée de mission chez Imagin’Con, organisateur de Japan Party Salon fantastique

Réunionite aiguë, la maladie du 21ème siècle

Responsables d’une surcharge d’informations et d’une dispersion des efforts, les réunions se multiplient sans toujours apporter une réelle plus-value. En parallèle, les post-its s’accumulent en une myriade de notes éparpillées, et les comptes rendus, souvent rédigés pour tout et rien, contribuent à encombrer notre quotidien. La nécessité de moderniser ces méthodes est plus urgente que jamais.

Logiciels verrouillés, entraves à la fluidité 

Aujourd’hui, beaucoup d’outils ne communiquent pas entre eux. Cela crée des silos d’information qui entravent à la bonne collaboration des équipes opérationnelles. Cette absence de connectivité limite la fluidité des échanges et génère des inefficacités au sein des processus internes et externes. Heureusement, des solutions plus ouvertes existent pour favoriser les intégrations et connexions entre outils !

Quelles sont les nouvelles tendances et innovations en matières de gestion événementielle ?

Face à une pléthore de choix, il devient crucial de savoir vers quels outils se tourner lorsqu’il s’agit de gestion événementielle. Au cœur de cette réflexion, deux piliers émergent comme des impératifs incontournables : la centralisation de l’information et l’industrialisation des process. 

Pour vous aider dans cette quête de l’outil idéal, nous vous avons listé 14 outils de gestion événementielle, utilisables tout au long du parcours exposant et visiteur.

La centralisation de l’information avant tout 

En concentrant vos données dans un seul et même outil, vous améliorez la clarté des informations et simplifiez le processus de prise de décision. Cette centralisation offre une perspective globale, favorisant une compréhension approfondie et une coordination sans faille, 2 éléments essentiels indispensables à la réussite de vos événements.

À l’ère de l’industrialisation des process

Ces applications métiers tout-en-un dédiées à l’opérationnel vous accompagnent vers une gestion événementielle de plus en plus efficace. Au-delà de l’ouverture aux API (Application Programming Interface), ces solutions deviennent le trait d’union avec votre système d’information global.

Pourquoi sauter le pas ? 

Dans cette quête de progrès et d’innovation, l’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle offre de nouvelles opportunités.

Pour rester compétitif 

On est en 2024 : la digitalisation émerge comme un impératif majeur. Si votre entreprise tarde à adopter ces nouvelles avancées, vous risquez d’installer un retard qui pourrait compromettre votre image et freiner votre compétitivité. En effet, le risque serait de vous retrouver en décalage face à des concurrents plus agiles et innovants.

Pensez-y. Un tel investissement stratégique ne se limite pas à l’aspect technologique ; il s’agit ici de sculpter votre image d’entreprise innovante et proactive. Si votre but est d’attirer de futurs clients, partenaires et talents, alors ce levier est à expérimenter ! 

Pour gagner en productivité 

Mettre en place un nouvel outil, c’est aussi accompagner vos équipes dans la modernisation de leurs tâches au quotidien. En rationalisant les processus, vous améliorez automatiquement leur productivité. 

Comment ? 

• En créant une structure opérationnelle agile et réactive, les flux de communication deviennent transparents. De même, la coordination devient plus efficace et une synergie se crée entre les services.
• En accomplissant les tâches plus rapidement, en prenant les décisions avec clarté, et en faisant travailler les équipes vers des objectifs stratégiques communs.

Comme chaque service fonctionne de manière optimale et collabore sans heurts, la qualité s’améliore, la satisfaction client augmente, et les opportunités de ventes se multiplient. Une entreprise efficiente attire naturellement davantage de clients et de partenaires, conduisant ainsi à une croissance du chiffre d’affaires.

Notre client Sommet de l’Élevage avait 2 objectifs principaux lorsqu’il a mis en place Planexpo : centraliser l’information et développer une stratégie de croissance.
👉 Découvrez son témoignage complet.

Notre ambition de croissance se heurtait à une structure logicielle inadaptée à la réalité d’aujourd’hui. Dès les premiers instants après notre changement, nous avons senti une accélération de la commercialisation.
Nous bénéficions également d’une meilleure agilité dans la gestion des plans de salon et des espaces disponibles. Et cerise sur le gâteau, notre nouvel outil a renforcé la collaboration au sein des équipes commerciales, puis avec les fonctions support.

Victor Berthon, Chargé de Développement au Sommet de l’Élevage

Pour améliorer votre notoriété 

La notoriété d’un événement ne se mesure pas seulement à la qualité des exposants présents, du lieu ou de la promotion du salon. En effet, elle se mesure aussi à l’expérience vécue par les exposants et visiteurs tout au long de l’événement. Utiliser un outil de gestion événementielle permet de personnaliser chaque étape : inscription simplifiée, communications ciblées, interactivité, réseautage, gestion des données, navigation sur plan interactif…

On le sait aujourd’hui, les exposants et visiteurs satisfaits deviennent des ambassadeurs, partageant leurs expériences positives avec leur réseau. En simplifiant le parcours de vos exposants et visiteurs, vous créez une expérience fluide et agréable qui se démarque dans leur esprit.

Ces petits détails, combinés à une expérience positive, se transforment en autant d’histoires partagées, construisant ainsi une belle réputation autour de votre marque.

Changer d’outil : un challenge stratégique et nécessaire

Changer d’outil de gestion événementielle n’est pas une décision à prendre à la légère. C’est un véritable défi stratégique qui nécessite des discussions internes entre la direction, les managers et les équipes opérationnelles.

On ne change pas une équipe qui gagne, mais on peut changer les facteurs de pénibilité dans la marche vers le succès. Se doter des bons outils est déterminant pour pérenniser son activité, voire indispensable si le besoin de vitesse et de développement se fait sentir.

Voici un rappel des 3 étapes clés pour changer d’outil : 

• le choix : du bon outil et du bon prestataire par la mise en place d’un cahier des charges ;
• le changement : éduquer la direction et les équipes opérationnelles à digitaliser leurs tâches quotidien ;
• la mise en place : avec un accompagnement adapté basé sur une expertise des problématiques opérationnelles. Chez Planexpo par exemple, une installation peut se faire entre 1 et 4 semaines ! 

En 2024, la résolution de changer d’outil de gestion événementielle pourrait bien être la clé du succès pour votre entreprise. Êtes-vous prêt à relever le défi ?

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3 outils de gestion événementielle en un seul

Planexpo révolutionne la gestion de vos exposants

Planexpo est un outil d’aide à l’organisation d’événements permettant la gestion de A à Z du parcours exposants. 2 fonctionnalités phares le composent : la gestion des exposants et la gestion des plans. 

• Digitalisation des inscriptions : espace exposant et formulaire de demande d’admission en ligne ;
• CRM métier : outil de commercialisation, automatisation des process de vente ;
• Modélisation des plans : outil de dessin, calques dynamiques, données techniques IG (plugin Autocad) ;
• Versions de plans partageables avec les informations mises à jour en temps réel.

Le parcours de vos exposants en sera simplifié !

inwink fait évoluer votre communauté

inwink est une plateforme permettant l’organisation d’événements et le développement de communautés en ligne. Elle offre les fonctionnalités suivantes pour aider les professionnels de l’événementiel à offrir la meilleure expérience à leurs participants, avant, pendant et après leurs événements :

• CRM événementiel : gestion des Participants, des Partenaires / Exposants, des Speakers, du programme…
• Expérience en ligne : éditeur de site web événementiel, Espace Partenaire, Espace Participant, Inscription / Billetterie…
• Expérience sur le lieu d’événement : générateur de badge, application mobile native pour les visiteurs et les exposants…
• Engagement des participants : gestion des campagnes d’emailing, de l’interactivité, du Networking, des Business Meetings…
• Animation d’un espace communautaire dédié : création d’une communauté pour engager les visiteurs tout au long de l’année (blog, forum, fil d’actualités, partage de contenus…).

Tout est fait pour offrir une expérience immersive à vos exposants et visiteurs !

La plateforme Expose centralise les commandes complémentaires par le biais de marketplaces

Expose est une plateforme d’activation de marketplaces clé-en-main spécialisées dans la distribution de prestations d’aménagement de stand.

• Sourcing, référencement fournisseur et mise à jour catalogue
• Centralisation et validation des fichiers techniques en ligne
• Conseil à la vente
• Animation marketing
• Administration des ventes

Résultat ? Des opportunités de croissance côté organisateur et une expérience zéro stress pour les exposants !

11 autres outils pour mieux gérer vos événements

Digitevent

Digitevent couvre l’ensemble du cycle de vie d’un événement en présentiel ou hybride : 

• site événementiel avec vidéos, programme, intervenants…
• networking
• billetterie, impression et scan de badges, gestion des inscriptions, emailing…
• collecte de données post-événement

Lab Event

Lab Event est un outil de gestion pour les lieux événementiels, les agences et MICE ainsi qu’un ERP/CRM.

• prise de brief, agenda d’occupation des salles
• gestion des devis et factures
• recherche de lieux et prestataires
• envoi automatisé d’emails

Eventmaker

Eventmaker est conçu pour augmenter le ROI des exposants, l’engagement des visiteurs et la connaissance client. 

• gestion des inscriptions participants, billetterie en ligne, scan de badges
• networking
• site événementiel et app mobile
• collecte de datas et suivi

Leeloo

Leeloo est le premier assureur digital dédié aux professionnels de l’événementiel et de la production media. Il prend en charge les pertes financières suite à l’annulation, l’interruption ou le report de vos événements.

• garanties complètes
• souscription, paiement, contrat, facturation en ligne

Eventtia

Eventtia prend en charge les défis de la planification et de l’exécution d’un événement.

• billetterie, gestion des inscriptions, paiements en ligne
• application mobile
• matchmaking BtoB

Swapcard

Swapcard est gère la collecte de leads sur stand pendant l’événement, conformément aux réglementations RGPD. 

• application mobile
• networking et engagement
• génération de revenus et de leads
• mesure et optimisation

Fairtual

Fairtual est une plateforme virtuelle innovante qui offre une expérience immersive et interactive.

• plateforme d’événements virtuels
• gamification
• analyse de données

Invent App

Invent App propose des applications web et mobiles qui intègrent toutes les informations liées à l’événement. 

• profil des exposants et partenaires
• plan, informations pratiques, check-in, gestion d’agenda
• networking, fil d’actualité, chat, gamification, quiz, sondage de satisfaction

Vimeet

Vimeet est centralise des fonctionnalités d’aide à l’organisation d’événements.

• Billetterie & espace exposant 
• Badges & contrôle d’accès
• Matchmaking 
• Génération de trafic

Appcraft Events

Appcraft Events optimise l’ensemble du processus d’organisation de votre événement d’entreprise. 

• app mobile
• formulaires d’inscription, check-in, transactions en ligne
• networking
• simulateur carbone

Yurplan

Yurplan est un outil d’aide à la gestion et à l’organisation de l’événement. 

• billetterie, gestion d’inscriptions, contrôle d’accès avec badges
• emailings, programme 
• gestion de la data, tableaux de bord

Révolutionnez vos événements en 2024

La planification d’événements est une tâche exaltante, mais sa complexité nécessite une approche stratégique et des outils adaptés. Explorer de nouveaux horizons avec des outils tels que Planexpo, inwink, Expose, et bien d’autres représente une opportunité de révolutionner votre approche.

Alors, pourquoi attendre ? L’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle n’est pas simplement une résolution pour 2024, c’est une décision stratégique qui transformera la manière dont vous planifiez, organisez et tirez profit de vos événements.

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Comment collecter les datas des exposants et des visiteurs ? 

Les outils dédiés

La collecte des données sur les salons est orchestrée au travers de divers canaux ou outils spécialisés. Vous en connaissez plusieurs et en utilisez sans doute dans votre quotidien :

• le formulaire d’inscription en ligne
  

Pour les besoins plus simples de vos exposants, rien de tel qu’un formulaire Google classique. Cependant, si vous visez la personnalisation, des outils plus poussés comme Planexpo sont à envisager.

Le processus d’inscription est simplifié, vous permettant de recueillir des données sur les exposants telles que leurs coordonnées, les équipements de stands, les modalités de paiements, etc… Ces informations constituent une excellente base d’informations pour personnaliser l’expérience de chaque exposant.

• les badges électroniques

Les badges servent à identifier de manière unique chaque participant, permettant une collecte automatisée d’informations. Ils sont souvent équipés de technologies électroniques telles que les codes-barres ou les puces RFID, simplifiant la récupération en temps réel des mouvements, des participations à des sessions, etc…

Des partenaires comme inwink proposent des solutions expertes en la matière.

• les applications mobiles

Les applications mobiles sont des extensions dynamiques du site événementiel, permettant d’accéder à toutes les informations de l’événement : le programme, les intervenants, les sessions, et les informations logistiques. Grâce à des fonctionnalités interactives telles que les notifications en temps réel et les outils de networking, l’application mobile améliore l’engagement des participants et optimise leur expérience avant, pendant et après l’événement.

• les scanners de cartes de visite
  

Des prestataires comme Camcard capturent les coordonnées des visiteurs, éliminant la saisie manuelle et accélérant le processus de suivi post-événement. Tout en étant rapide, cela optimise les opportunités de réseautage sur le salon.

• les réseaux sociaux

Les informations recueillies, telles que les discussions, les mentions, et les préférences partagées, sont une mine d’or pour la compréhension de vos publics. Prendre le temps de les récupérer grâce à des outils comme Phantombuster peuvent influer fortement sur l’engagement de vos participants.

• les enquêtes sur place

Elles capturent des réactions instantanées, fournissant des données en temps réel sur l’expérience des participants.

Comment sécuriser ces données ?

Après la collecte des données, s’ensuit leur sécurisation. La sécurité des données dans le contexte événementiel est soumise à des réglementations strictes. En effet, elles garantissent la protection des informations des participants. 

On parlera souvent de RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), présent dans les Conditions Générales d’Utilisation de l’entreprise concernée. Sur Planexpo par exemple, ce lien est indiqué avant que l’exposant remplisse le formulaire d’inscription.

Les participants doivent être informés clairement sur la manière dont leurs données seront utilisées, et leur consentement explicite doit être obtenu. Cela inclut la mise en œuvre de protocoles de cryptage pour assurer la confidentialité des données, l’accès restreint aux informations sensibles à des personnes autorisées. Mais également la tenue de registres détaillés sur la collecte, le traitement et le stockage des données. 

En respectant ces normes, les organisateurs peuvent non seulement assurer la sécurité des données, mais également instaurer une relation de confiance avec les participants.

Comment améliorer l’expérience des exposants et visiteurs grâce à la data ?

Personnaliser grâce à la data

Une fois les données collectées s’ouvre un vaste champ d’opportunités pour les utiliser à bon escient. 

La connaissance des participants permet aux organisateurs d’aller au-delà des simples chiffres en capturant les préférences individuelles et les comportements d’interaction. Cette richesse d’informations alimente la personnalisation de l’expérience et permet d’offrir des contenus sur mesure.

Optimiser l’aménagement du salon

En comprenant les préférences spatiales et les centres d’intérêt, les organisateurs peuvent modeler l’environnement de l’événement et maximiser l’engagement et l’interaction. Une gestion logistique plus fine émerge de ces données, permettant une planification précise des ressources, une répartition efficace des espaces, et une coordination optimale des activités. 

Dans cet article, Jean-Marie Hubert parle très bien de la “circulatique” des flux dans les salons en tant que stratégie d’influence à analyser. 

Aussi, lors du salon Heavent Paris 2023, Caroline Roullet de Viva Technology, le plus grand événement startup et tech d’Europe, a indiqué avoir mis en place une cellule en interne dédiée à la data. Un exemple concret de cette démarche proactive est l’analyse d’accès à certains espaces, mettant en lumière les zones plus ou moins plébiscitées par les participants. D’une année sur l’autre, ces espaces seront optimisés et répondront davantage aux besoins des participants.

Recommandation de contenu et matchmaking

Le salon en tant que média est un excellent vecteur de communication. Lors de la communication autour de l’événement auprès des visiteurs, il est plus pertinent de leur communiquer individuellement une short liste adaptée d’exposants en phase avec leur profil. En effet, cela servira à maximiser leur taux d’intérêt lors de leur participation.

La segmentation de l’offre exposant est un excellent moyen de mettre en lumière les différents univers que pourra découvrir le futur participant. Capter l’objet de la visite permettra également de travailler les suggestions de parcours visiteurs pour une meilleure expérience sur site.

Surtout, l’organisateur a le pouvoir d’orienter la mise en relation entre l’exposant et le visiteur. Avec une bonne maîtrise de la data collectée, il est en mesure de faire matcher les envies, recherches et besoins du visiteur, avec les produits/services proposés par le panel d’exposants présents sur son événement.

Un exemple concret : le salon Rent propose des parcours thématiques monétisables sur leur plan interactif, offrant aux exposants l’opportunité d’intégrer des itinéraires sur mesure, conçus pour guider les visiteurs vers des expériences ciblées.

Revoyez notre webinaire sur les plans interactifs et comment vous pouvez les monétiser.

Évaluer pour mieux s’adapter

L’évaluation de la satisfaction et l’amélioration continue deviennent des processus dynamiques. Les retours des participants, combinés à l’analyse des données, permettent de mieux comprendre les points forts et les axes d’amélioration du salon. Cela répond à l’objectif principal d’adapter en continue l’événement pour répondre aux attentes changeantes (et exigeantes) du public.

Anticiper les tendances

Enfin, la data se révèle être un outil puissant pour anticiper et s’adapter aux tendances du marché. En suivant les comportements des participants et en scrutant les indicateurs de succès, les organisateurs restent agiles et alignés sur les évolutions du secteur.

Rassurer les exposants et participants : sécuriser les données

Une politique transparente et un consentement clair

Plutôt que de succomber à la peur, il est plus opportun d’adopter une approche axée sur la compréhension et la protection. Pour apaiser les inquiétudes légitimes des exposants et visiteurs, la mise en place de mesures rassurantes devient impérative. À travers une communication proactive sur les mesures prises en matière de sécurité, l’organisateur souligne un engagement vers la protection des données.

Une politique de confidentialité transparente, détaillant clairement l’usage des données, constitue la première étape. Mais pas que ! Une transparence totale dans les partenariats et collaborations garantie que les données ne sont partagées qu’avec des entités de confiance.

Le consentement explicite des participants, obtenu de manière claire et volontaire, renforce la confiance entre les parties prenantes. 

L’anonymisation des données et leur contrôle

Ce processus méticuleux élimine toute information personnelle identifiable, offrant un niveau supplémentaire de confidentialité. En parallèle, la mise en place d’options de retrait claires et simples confère aux participants le contrôle total sur leurs données.

Quel avenir pour les datas dans l’événementiel ?

L’avenir des datas dans l’événementiel s’annonce prometteur, ouvrant la voie à des opportunités innovantes et transformantes. On imagine d’ailleurs déjà de futurs événements avec des analyses prédictives, plus d’intelligence artificielle, de monétisation de l’information, de gestion proactive des imprévus, de la géolocalisation… Force est de constater que nous n’en sommes qu’aux prémices !

En attendant une bascule complète vers le futur, on vous invite à découvrir dans un 1er temps notre outil Planexpo, vers une transition en douceur 🙂

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Pour les afficionados de l’analytique : retour sur les codes comptables

L’analyse financière est cruciale lors de l’organisation d’un salon, foire ou congrès. Pour que votre comptable puisse jongler avec les chiffres, il a besoin de deux informations basiques : les familles et les codes analytiques. 

Pour imager, ces derniers fonctionnent comme des catégories et des sous-catégories situés au sein d’une immense bibliothèque financière. Ils aident à classer et à organiser chaque transaction dans des compartiments bien définis, permettant au comptable mais également à l’organisateur·trice, de s’y retrouver.

Exemple de familles et codes comptables sur Planexpo

Concrètement, en tant qu’organisateur·trice, vous devez assurer un respect de ces nomenclatures dictées par votre comptable : une tâche qui peut parfois sembler fastidieuse. 

C’est pourquoi un outil de gestion événementielle comme Planexpo peut vous aider à configurer tout cela, en garantissant une conformité totale avec les normes comptables requises. En respectant scrupuleusement ces normes, vous sécurisez votre activité, tout en vous plaçant en position favorable lors d’éventuels contrôles. 

Bref, vous…

• gagnez en précision dans le suivi des transactions ;
• harmonisez et affinez l’analyse financière des données ; 
• facilitez la transmission et l’interprétation des informations de vente

Ce qui vous permet de vous recentrer sur l’essentiel : faire de votre salon un succès retentissant 😉

Good to know 🧑‍🎓
Retrouvez ici tous les éléments liés à la comptabilité analytique.

Ne courez plus après vos échéances, automatisez vos paiements exposants

Ça y est, les familles et codes comptables sont déterminées et validées. Maintenant que vous avez établis une base solide, vous pouvez vous plonger dans la facturation de vos exposant·es. Mais avant de délivrer leurs factures, il est nécessaire de définir en amont vos modalités de paiement souhaitées. 

Pour plus de flexibilité et donner le choix à vos exposants, vous pouvez leur proposer :

• de payer comptant ou en plusieurs fois
• de régler par carte bancaire, chèque ou virement

Planexpo vous permet de programmer ces modalités de paiement. Dans ce cas, un échéancier est automatiquement généré pour chaque demande de participation 😉

Configuration d’échéanciers à proposer au participant

Suivre les paiements devient un jeu d’enfant !

Qui dit échéancier dit forcément relances ! Pour prévenir du piège des impayés, des emails de rappel de paiement peuvent être automatiquement envoyés. 

Par exemple, un premier rappel peut-être envoyé 7 jours avant chaque échéance. Et pour les retardataires, une relance peut également être adressée 7 jours après la date de l’échéance.

Prévisualisation des e-mails envoyés lors de relances à J-7 et J+7

Cette fonctionnalité est un atout majeur par rapport à vos concurrents, puisqu’elle contribue à alléger la charge de travail de vos équipes en diminuant leurs tâches chronophages longues et fastidieuses. 

Revoyez notre dernier webinaire sur les tâches chronophages 👇

Et ce n’est pas tout ! Pour simplifier la lecture des encours de paiement, vous avez également besoin d’avoir une vue d’ensemble complète. Rien de mieux que des codes couleurs pour vous apporter plus de visibilité sur les échéances en attente de paiement : par exemple, vert pour les paiements effectués à temps, orange pour ceux en attente et rouge pour ceux en retard.

 Suivi des statuts des échéances sur Planexpo (attente, reçu, en retard)

Petite astuce Planexpo 😉
Sur notre outil, plus besoin de pointer manuellement les échéances pour les paiements exposants effectués par carte bancaire : le statut se met à jour automatiquement.

En effet, avec votre numéro de VADs fourni par votre banque, les paiement CB sont automatiquement dirigés vers votre compte. Aussi, les protocoles de sécurisation des paiements ont largement fait leur preuve avec l’avènement du e-Commerce. Vous pouvez donc dormir sur vos deux oreilles !

Pour tout savoir sur : 

• le 3DS. Comment configurer la VADS chez Planexpo ? 
• le numéro de vente à distance. Retrouvez les informations de configuration de la VADS chez Planexpo.
  

Émettre des factures, qui aime vraiment faire ça ? 

Après avoir soigneusement établi une nomenclature comptable, programmé les modalités de paiements et procédé à leur encaissement, l’étape suivante dans le processus financier est la génération de la facture. 

La facture est bien plus qu’un simple document, elle est le reflet de l’accord financier conclu, intégrant les détails de la transaction. 

Planexpo génère automatiquement une version brouillon de la facture. Là, comme par magie, toutes les pièces du puzzle s’assemblent et s’organisent dans un template métier pour vous faciliter la tâche.

Chaque information de facturation ou mentions obligatoires y sont : adresse de facturation, email du contact, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire… Grâce à des templates prédéfinis, plus besoin de saisir manuellement chaque élément ! Les informations préalablement collectées apparaissent automatiquement, pour générer une facture complète et précise. 

Exemple de facture acquittée dans Planexpo, avec les mentions obligatoires

En fin de compte, un bon monitoring de toutes ces données permet de restituer l’information en bonne et due forme, que ce soit du côté du comptable, de l’organisateur·trice ou de l’exposant·e. Pour chacun, cela devient non seulement un gain de temps, mais également une garantie d’exactitude et de conformité vis-à-vis des normes en vigueur. 

Chaque partie impliquée peut accéder à une vision claire et transparente de la transaction, contribuant à une gestion financière optimale de l’événement.

“Avant l’utilisation de la plateforme Planexpo, cela me prenait 1h pour saisir et vérifier les factures du Career Fair. Maintenant, cela me prend 5 minutes en tout pour importer les factures et procéder à la vérification. C’est un gain de temps pour la saisie, l’édition et la relance des factures. »
Ana Rodrigues-Neves, comptable chez Grenoble École de management

Faites décoller votre événement vers l’automatisation 🚀

Chaque étape, depuis l’établissement d’une nomenclature comptable jusqu’à la génération automatique des factures, est conçue pour simplifier et fluidifier le processus de l’organisateur·trice, de l’exposant·e et du / de la comptable. 

Les données d’écritures comptables peuvent être partagées en toute simplicité. Avec Planexpo, vous pourrez programmer un envoi automatique des écritures comptables avec la périodicité de votre choix. 

Votre service comptable sera ravi de recevoir ces informations précieuses sans délai ; et même, de pouvoir exporter quand bon lui semble toutes les données dont il aura besoin en plus des exports automatiques périodiques, notamment pour nourrir des logiciels tiers, s’intégrant parfaitement dans l’écosystème comptable existant.

Sur Planexpo, il est possible d’ajouter plusieurs destinataires à l’export de factures.

Cette transparence comptable ouvre la voie à une expérience simple, sans heurts, alliant automatisation et surveillance attentive.

Alors pourquoi ne pas simplifier ce processus pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre événement ?

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Quels sont les objectifs du visiteur ?

“Un visiteur ne doit jamais venir les mains vides à un salon, sans but précis. La préparation est l’un des éléments clés pour rentabiliser sa présence.”
Jean-Marie Hubert

Ainsi, il doit se fixer des objectifs car il aura également à en justifier auprès de sa hiérarchie. S’il n’a pas d’objectifs, alors sa participation sera nulle. Il arrivera sur le salon sans savoir ni où aller, ni qui voir. Plusieurs questions se posent alors.

Pourquoi participe-t-il à un salon ?

Est-ce pour…

• Trouver une solution ou un prestataire ?
• Networker avec des professionnels du secteur ?
• Se mettre à jour sur les tendances de son secteur ?
• Voir ce que fait la concurrence (Benchmarking) ?
  

Se poser ces questions en amont permettent d’y voir plus clair et d’affiner les raisons de sa venue. Il peut alors prendre la température sur son marché et voir ses évolutions.

Comment prépare-t-il sa venue ?

Jean-Marie Hubert nous livre quelques bonnes pratiques pour que le participant optimise sa venue avant l’événement.

Consulter le programme et se l’approprier

L’organisateur doit fournir un programme et des informations sur l’événement : liste des exposants, interventions, parcours thématique, etc… Le participant doit pouvoir préparer sa venue en fonction de toutes ces informations.

Le mieux est qu’il puisse se créer son propre parcours thématique en fonction des objectifs qu’il s’est définis, pour être aiguillé au mieux lors de sa visite.

Parcours thématique et filtres pour organiser sa visite

Certains organisateurs ont pris l’initiative sur ce sujet, comme pour les événements Rent Immobilier. En effet, ils proposent directement des parcours thématiques monétisables, pour optimiser la visite de leurs participants.

Parcours thématiques monétisables des événements Rent Immobilier

Les listes des exposants et des conférences sont ainsi récapitulées par thèmes, ce qui simplifie les recherches en amont pour le visiteur. Ce dernier peut contacter directement les exposants et prépare ses rendez-vous pour le jour J.

Prendre des rendez-vous avec des exposants

“Pour remplir les objectifs définis, le participant peut prendre des rendez-vous directement avec les exposants. Il sera ainsi sûr d’avoir un créneau réservé pour discuter avec les partenaires. C’est important, car il y a souvent la foule sur les salons et sur les stands. Prendre ses rendez-vous à l’avance garantit au participant de pouvoir voir les interlocuteurs qu’il souhaite.” Jean-Marie Hubert

Pour cela, mieux vaut inciter aux échanges avant et pendant l’événement. L’organisateur peut proposer des vitrines 3D avec différentes fonctionnalités comme le « networking », le « chat » ou la « prise de rendez-vous ».

Plan interactif du salon SIG par Esri France avec zoom sur la vitrine 3D

L’événement hybride SIG, organisé par Esri France, est un bon exemple de ces nouveaux modes de rencontres. Françoise et Jean-Michel, tous·tes deux en charge de son organisation, se sont demandé·es comment améliorer les liens entre les exposants et les participants. Retrouvez leur témoignage dans cet article.

Préparer sa liste de questions

Le participant doit préciser sa recherche, et lister les informations qu’il souhaite obtenir lors de sa présence sur le salon. Il est d’ailleurs plus pratique de venir avec une tablette comme support, à la fois pour avoir cette liste de questions sous les yeux, mais aussi suivre son parcours sur le site de l’événement. Ce sera plus pertinent lors de ses rencontres avec les exposants.

Comment se déroule le jour J pour le visiteur ?

Si le visiteur a appliqué l’ensemble des bonnes pratiques citées ci-dessus, alors, il est fin prêt à vivre pleinement son expérience le jour J !

Pour l’accompagner au mieux dans son parcours, l’organisateur peut lui mettre à disposition un plan interactif 3D, modélisé et designé selon sa charte graphique. Les données exposants sont synchronisées en temps réel, ce qui permet au participant d’avoir une vue globale et de pouvoir cliquer sur les stands qui l’intéressent. 

Plan interactif avec recherche d’un stand sur le salon événementiel
Volet intégré avec notre partenaire Eventmaker

Avant la COVID, le numérique tenait déjà une place importante. Aujourd’hui, les visiteurs l’utilisent cela pour se repérer, retrouver le programme, les informations, les rendez-vous avec les partenaires, etc…

Et l’après événement ?

L’après événement dépend principalement de l’exposant. Si ce dernier n’est pas assez réactif pour créer une relation pérenne avec ceux venus sur son stand, dans ce cas, le visiteur peut le relancer. Même si normalement, ce n’est pas censé être son rôle…

Jean-Marie Hubert nous partage une anecdote sur un échec dans la relation entre l’exposant et le visiteur :

“Lors de ma visite sur le salon Maison et Objet, j’ai laissé mes coordonnées 3 fois de suite sur 3 éditions successives du salon sur le même stand. L’exposant ne m’a jamais recontacté. C’est clairement un ROI manqué pour cet exposant”.

Quel futur pour l’expérience visiteur ?

L’expérience du visiteur dépend certes de l’organisateur et de l’exposant, mais aussi de sa propre proactivité. Plus il prépare sa venue, plus il a des chances de la rentabiliser.

Le digital l’aide en cela. D’ailleurs, Jean-Marie Hubert va encore plus loin dans la réflexion. Pour lui, le futur de l’expérience visiteurs résiderait dans la géolocalisation. 

Ce système détecterait la présence de visiteurs intéressants pour les exposants et réciproquement, sur une application. Ce qui les mettrait plus rapidement en relation : une sorte de visite guidée de la rencontre.

Le secteur de l’événementiel mais surtout les avancées digitales ont de beaux jours devant eux 🙂

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