Date : 31 janvier 2025
Organisé par : Agathe de Comeeti
Intervenants : Benoit Trystram, Marine Lefort, Antoine de Tavernost, Johan Mazeirat, Morgane Bamba

L’événementiel évolue à grande vitesse, et ce webinaire a été une plongée dans les tendances clés de 2025. Voici une synthèse et mes retours en tant que participante, sur les évolutions majeures qui vont façonner notre manière d’organiser, d’exploiter et de valoriser les événements.

👉 Revoir le webinaire

Événementiel : un secteur en mutation

Après trois années de forte croissance portée par les grands événements (JO, Coupes du Monde, etc.), le secteur événementiel entre dans une nouvelle phase plus incertaine.  

Les intervenants ont identifié quelques défis :

• Les contraintes budgétaires s’accroissent et les investissements se rationalisent.
• Les attentes des participants se renforcent, exigeant des expériences plus engageantes et un retour sur investissement clair.
• Le digital et l’IA transforment l’événementiel, nécessitant un équilibre entre automatisation et personnalisation.

Les tendances abordées lors du webinaire étaient souvent issues des stratégies des grandes marques de luxe, pionnières en matière d’événements expérientiels et immersifs. Cependant, leur modèle n’est pas toujours transposable tel quel à d’autres secteurs. L’enjeu est d’adapter ces tendances aux réalités budgétaires et aux formats propres aux salons et congrès, en misant sur l’intelligence événementielle et les outils digitaux adaptés. Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

💡 Dans l’univers des salons et congrès, le ROTI (Retour sur Temps Investi) devient un indicateur incontournable. Un exposant ou un visiteur ne se déplace plus uniquement pour « être présent », mais pour générer du business, apprendre ou nouer des connexions utiles en un minimum de temps.

Les 4 tendances événementielles pour 2025

L’Événement à impact : du ROI au ROTI (Retour sur Temps Investi)

👉 Le mot d’ordre : faire mieux avec moins

• Optimisation du budget et du temps → Les formats doivent être plus ciblés et performants.
• Captation et fidélisation des audiences dispersées → Un enjeu majeur face à la saturation des événements.
• Automatisation & ultra-personnalisation → L’IA joue un rôle clé dans l’optimisation des processus et la segmentation intelligente des participants.

Comment maximiser le ROTI sur vos salons ? 

✔ En automatisant vos tâches chronophages → l’IA aide à cela. Et d’autres outils de gestion événementielle permettent de fluidifier les inscriptions exposants par exemple, d’automatiser les relances, paiements et de libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.

Retrouvez notre dernier webinaire sur la gestion des tâches chronophages avec Planexpo. 

✔ En proposant des parcours ultra-personnalisés → Avec des outils de gestion événementielle adaptés, chaque participant peut structurer son agenda, accéder aux bons interlocuteurs et maximiser l’utilité de son déplacement.

✔ En utilisant le matchmaking intelligent → Optimisez la mise en relation entre exposants et visiteurs en facilitant la prise de RDV qualifiés avant l’événement. Un gain de temps précieux pour tous les participants.

L’émotion au cœur des stratégies événementielles

👉 Le mot d’ordre : créer du lien pour un engagement durable

• L’émotion est devenue un levier stratégique incontournable pour renforcer l’adhésion et la fidélisation des participants.
• « Le client est une ressource rare » → L’objectif est de favoriser une relation plus sincère et immersive entre participants et marques.

💡Les salons doivent intégrer plus de « moments » pour favoriser la connexion et la proximité. L’idée du « story living » et « story making » (vivre et co-construire l’événement) est particulièrement pertinente pour les événements B2B.

L’impact environnemental et social des événements

👉 Le mot d’ordre : réduire l’empreinte carbone et optimiser l’engagement

• Sobriété numérique : Johan Mazeyrat de Sparkup illustre bien cette réalité : un webinaire d’1h sur Zoom ou Teams vec 200 participants génère environ 1,3 tonnes de CO2, soit l’équivalent d’un trajet de 5 000 km en voiture. C’est colossal 😱
• Engagement des participants → Un spectateur passif décroche au bout de 5 à 6 minutes. Captiver son attention devient donc un défi majeur.
• Limiter le multitâche → 84% des participants à un événement en ligne sont aussi occupés sur d’autres tâches, ce qui réduit considérablement l’impact du message transmis.

💡L’éco-responsabilité doit être pensée dans les moindres détails. La tendance des événements hybrides doit intégrer des outils favorisant une expérience plus captivante et moins énergivore.

L’événement comme un média : un levier à exploiter

👉 Le mot d’ordre : les marques deviennent des médias

• Un événement est un creuset de contenus « premium » (conférences, interviews, démonstrations, etc.).
• L’événementiel doit s’intégrer dans une stratégie 360 en combinant live, digital et influence.
• Il y a une véritable « entertainisation » de l’événement → Désormais, les marques s’inspirent des codes du divertissement pour capter l’attention.

💡Le potentiel de l’événement en tant que média est sous-exploité dans l’univers des salons. Intégrer des formats de micro-contenus (extraits vidéos, podcasts, lives, etc.) pourrait booster leur portée.

Comment appliquer ces tendances sur vos salons ?

Pour appliquer concrètement ces tendances, voici quatre leviers essentiels à activer dès maintenant.

D’abord, avancez par étapes en testant de petits changements avant d’opérer une transformation plus large.

Ensuite, misez sur l’ultra-personnalisation : l’IA peut être un précieux allié, mais elle doit toujours être mise au service de l’humain, qui reste au cœur de l’expérience.

Le digital doit également être exploité de manière stratégique : un simple replay ne suffit plus, il faut découper et dynamiser le contenu à travers des formats engageants comme des podcasts, best-of ou extraits courts.

Enfin, intégrez l’influence événementielle en collaborant avec des ambassadeurs et influenceurs, pour prolonger l’impact de l’événement bien au-delà du jour J.

Mon avis sur ce webinaire ?

La qualité des échanges était au rendez-vous, et le format interactif a permis d’aborder les tendances sous un angle concret et engageant. Je n’ai pas vu le temps passer, preuve que le contenu était captivant et bien rythmé 😉. Mention spéciale à Benoît Trystram, dont l’intervention m’a particulièrement marquée. Il a su apporter des exemples très pertinents et applicables à l’événementiel B2B, notamment aux salons et aux problématiques des organisateurs.

Enfin, le format innovant et interactif a vraiment fait la différence. Ce type d’approche, qui favorise les échanges et l’immersion, donne envie de suivre les prochaines éditions !

Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

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Comment collecter les datas des exposants et des visiteurs ? 

Les outils dédiés

La collecte des données sur les salons est orchestrée au travers de divers canaux ou outils spécialisés. Vous en connaissez plusieurs et en utilisez sans doute dans votre quotidien :

• le formulaire d’inscription en ligne
  

Pour les besoins plus simples de vos exposants, rien de tel qu’un formulaire Google classique. Cependant, si vous visez la personnalisation, des outils plus poussés comme Planexpo sont à envisager.

Le processus d’inscription est simplifié, vous permettant de recueillir des données sur les exposants telles que leurs coordonnées, les équipements de stands, les modalités de paiements, etc… Ces informations constituent une excellente base d’informations pour personnaliser l’expérience de chaque exposant.

• les badges électroniques

Les badges servent à identifier de manière unique chaque participant, permettant une collecte automatisée d’informations. Ils sont souvent équipés de technologies électroniques telles que les codes-barres ou les puces RFID, simplifiant la récupération en temps réel des mouvements, des participations à des sessions, etc…

Des partenaires comme inwink proposent des solutions expertes en la matière.

• les applications mobiles

Les applications mobiles sont des extensions dynamiques du site événementiel, permettant d’accéder à toutes les informations de l’événement : le programme, les intervenants, les sessions, et les informations logistiques. Grâce à des fonctionnalités interactives telles que les notifications en temps réel et les outils de networking, l’application mobile améliore l’engagement des participants et optimise leur expérience avant, pendant et après l’événement.

• les scanners de cartes de visite
  

Des prestataires comme Camcard capturent les coordonnées des visiteurs, éliminant la saisie manuelle et accélérant le processus de suivi post-événement. Tout en étant rapide, cela optimise les opportunités de réseautage sur le salon.

• les réseaux sociaux

Les informations recueillies, telles que les discussions, les mentions, et les préférences partagées, sont une mine d’or pour la compréhension de vos publics. Prendre le temps de les récupérer grâce à des outils comme Phantombuster peuvent influer fortement sur l’engagement de vos participants.

• les enquêtes sur place

Elles capturent des réactions instantanées, fournissant des données en temps réel sur l’expérience des participants.

Comment sécuriser ces données ?

Après la collecte des données, s’ensuit leur sécurisation. La sécurité des données dans le contexte événementiel est soumise à des réglementations strictes. En effet, elles garantissent la protection des informations des participants. 

On parlera souvent de RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), présent dans les Conditions Générales d’Utilisation de l’entreprise concernée. Sur Planexpo par exemple, ce lien est indiqué avant que l’exposant remplisse le formulaire d’inscription.

Les participants doivent être informés clairement sur la manière dont leurs données seront utilisées, et leur consentement explicite doit être obtenu. Cela inclut la mise en œuvre de protocoles de cryptage pour assurer la confidentialité des données, l’accès restreint aux informations sensibles à des personnes autorisées. Mais également la tenue de registres détaillés sur la collecte, le traitement et le stockage des données. 

En respectant ces normes, les organisateurs peuvent non seulement assurer la sécurité des données, mais également instaurer une relation de confiance avec les participants.

Comment améliorer l’expérience des exposants et visiteurs grâce à la data ?

Personnaliser grâce à la data

Une fois les données collectées s’ouvre un vaste champ d’opportunités pour les utiliser à bon escient. 

La connaissance des participants permet aux organisateurs d’aller au-delà des simples chiffres en capturant les préférences individuelles et les comportements d’interaction. Cette richesse d’informations alimente la personnalisation de l’expérience et permet d’offrir des contenus sur mesure.

Optimiser l’aménagement du salon

En comprenant les préférences spatiales et les centres d’intérêt, les organisateurs peuvent modeler l’environnement de l’événement et maximiser l’engagement et l’interaction. Une gestion logistique plus fine émerge de ces données, permettant une planification précise des ressources, une répartition efficace des espaces, et une coordination optimale des activités. 

Dans cet article, Jean-Marie Hubert parle très bien de la “circulatique” des flux dans les salons en tant que stratégie d’influence à analyser. 

Aussi, lors du salon Heavent Paris 2023, Caroline Roullet de Viva Technology, le plus grand événement startup et tech d’Europe, a indiqué avoir mis en place une cellule en interne dédiée à la data. Un exemple concret de cette démarche proactive est l’analyse d’accès à certains espaces, mettant en lumière les zones plus ou moins plébiscitées par les participants. D’une année sur l’autre, ces espaces seront optimisés et répondront davantage aux besoins des participants.

Recommandation de contenu et matchmaking

Le salon en tant que média est un excellent vecteur de communication. Lors de la communication autour de l’événement auprès des visiteurs, il est plus pertinent de leur communiquer individuellement une short liste adaptée d’exposants en phase avec leur profil. En effet, cela servira à maximiser leur taux d’intérêt lors de leur participation.

La segmentation de l’offre exposant est un excellent moyen de mettre en lumière les différents univers que pourra découvrir le futur participant. Capter l’objet de la visite permettra également de travailler les suggestions de parcours visiteurs pour une meilleure expérience sur site.

Surtout, l’organisateur a le pouvoir d’orienter la mise en relation entre l’exposant et le visiteur. Avec une bonne maîtrise de la data collectée, il est en mesure de faire matcher les envies, recherches et besoins du visiteur, avec les produits/services proposés par le panel d’exposants présents sur son événement.

Un exemple concret : le salon Rent propose des parcours thématiques monétisables sur leur plan interactif, offrant aux exposants l’opportunité d’intégrer des itinéraires sur mesure, conçus pour guider les visiteurs vers des expériences ciblées.

Revoyez notre webinaire sur les plans interactifs et comment vous pouvez les monétiser.

Évaluer pour mieux s’adapter

L’évaluation de la satisfaction et l’amélioration continue deviennent des processus dynamiques. Les retours des participants, combinés à l’analyse des données, permettent de mieux comprendre les points forts et les axes d’amélioration du salon. Cela répond à l’objectif principal d’adapter en continue l’événement pour répondre aux attentes changeantes (et exigeantes) du public.

Anticiper les tendances

Enfin, la data se révèle être un outil puissant pour anticiper et s’adapter aux tendances du marché. En suivant les comportements des participants et en scrutant les indicateurs de succès, les organisateurs restent agiles et alignés sur les évolutions du secteur.

Rassurer les exposants et participants : sécuriser les données

Une politique transparente et un consentement clair

Plutôt que de succomber à la peur, il est plus opportun d’adopter une approche axée sur la compréhension et la protection. Pour apaiser les inquiétudes légitimes des exposants et visiteurs, la mise en place de mesures rassurantes devient impérative. À travers une communication proactive sur les mesures prises en matière de sécurité, l’organisateur souligne un engagement vers la protection des données.

Une politique de confidentialité transparente, détaillant clairement l’usage des données, constitue la première étape. Mais pas que ! Une transparence totale dans les partenariats et collaborations garantie que les données ne sont partagées qu’avec des entités de confiance.

Le consentement explicite des participants, obtenu de manière claire et volontaire, renforce la confiance entre les parties prenantes. 

L’anonymisation des données et leur contrôle

Ce processus méticuleux élimine toute information personnelle identifiable, offrant un niveau supplémentaire de confidentialité. En parallèle, la mise en place d’options de retrait claires et simples confère aux participants le contrôle total sur leurs données.

Quel avenir pour les datas dans l’événementiel ?

L’avenir des datas dans l’événementiel s’annonce prometteur, ouvrant la voie à des opportunités innovantes et transformantes. On imagine d’ailleurs déjà de futurs événements avec des analyses prédictives, plus d’intelligence artificielle, de monétisation de l’information, de gestion proactive des imprévus, de la géolocalisation… Force est de constater que nous n’en sommes qu’aux prémices !

En attendant une bascule complète vers le futur, on vous invite à découvrir dans un 1er temps notre outil Planexpo, vers une transition en douceur 🙂

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Vous préparez un salon professionnel pour l’année prochaine. Tout est à peu près clair. Vous avez pensé à toute la logistique de l’événement : thème, lieu, nombre de personnes attendu, objectifs à atteindre… Seul bémol. Vous séchez sur la partie communication. Et pourtant, vous savez que c’est important, tout autant que l’organisation.

Vous savez que faire un bon plan de communication vous permettrait d’attirer :

• plus d’exposants
• plus de visiteurs qualifiés

Pour faciliter sa mise en place, on vous a rassemblé les 5 étapes indispensables pour bien promouvoir votre prochain événement. Pour simplifier, elles ont été classées en 3 moments clés : avant, pendant et après l’événement.

Avant l’événement

La stratégie de communication événementielle

Tout plan de communication nécessite une préparation stratégique en amont. Posez-vous une 1/2 journée et validez avec votre direction les éléments ci-dessous.

• Qui est votre cible ? Quelles sont ses problématiques ?
• Quels sont les tarifs d’accès ?
• Avez-vous un budget pour communiquer ? Si oui, de combien ?
• Avez-vous une charte graphique et éditoriale pour votre événement ? Type de formats, contenus, planning de diffusion, quels messages allez-vous passer ?

Ça y est. Vous avez répondu à toutes ces questions ?
Vous pouvez vous lancer dans la mise en place de votre communication événementielle.

La création de votre site événementiel

Un événement sans site événementiel, c’est un peu comme un salon professionnel sans stand, c’est inconcevable ! En plus d’être la première porte d’entrée vers votre événement, c’est une mine d’informations pour vos participants.

Voici 4 bonnes raisons de créer votre site événementiel.

C’est la vitrine de votre événement

Un site événementiel, c’est d’abord une vitrine pour votre événement.

• Pensez à bien soigner le design
• À respecter les règles de base d’une bonne landing page (aussi appelée page d’atterrissage) : titre accrocheur, bandeau attractif, vidéos, CTA (call to action) avec inscription ou achat de tickets.

Inspirez-vous de ce qui existe déjà, que ce soit pour les visuels, pour les contenus ou la structure. Prenez l’exemple de certains sites d’événements américains comme IC23 ou FLIBS, ils sont plutôt bien construits.

Centralisez toutes les informations

En plus d’un beau design, l’utilisateur doit trouver toutes les informations liées à votre événement. Un peu comme un guide pratique, certains éléments sont indispensables comme :

• lieu, date, horaires, tarifs, accès, programme, intervenants…
• type de participants et liste des exposants
• instructions media et presse, lien vers les réseaux sociaux…

Rassembler toutes ces informations est parfois très chronophages pour vous et aussi pour vos équipes. Il existe des outils qui vous permettent de récupérer ces éléments rapidement et de les dupliquer d’une année sur l’autre.

Accéder au webinaire

Enrichissez votre base de données

Le mieux est d’avoir 2 liens d’inscriptions :

Pour les exposants

S’ils réclament juste des informations, dans ce cas, ils vous laissent leurs coordonnées pour être recontactés. S’ils savent qu’ils participent, alors ils peuvent s’inscrire via un formulaire d’inscription en ligne.

Voici un exemple de formulaire tiré de notre outil Planexpo.

Pour les participants :

Dans le même cas que les exposants, s’ils souhaitent des informations, ils laissent leurs coordonnées pour être rappelés. S’ils participent au salon, ils règlent et téléchargent leur billet directement en ligne. Dans tous les cas, ça vous permet de qualifier assez rapidement vos contacts.

Rappel : vérifiez bien que la récupération de ces données se fait en conformité avec la RGPD.

Gagnez en productivité

Créer un site événementiel permet donc de faciliter les échanges et la communication entre vous, les exposants et les visiteurs. Pour gagner en productivité, rien de mieux que d’anticiper les demandes récurrentes.

Si vous avez déjà organisé un événement, vous devez avoir un historique, une base solide. Sinon, inspirez-vous de certains sites événementiels comme evenements.lesaffaires ou aide.kawa qui ont crée des FAQ complètes. Anticiper toutes ces questions vous permet de ne plus être pollués par des demandes quotidiennes.

L’animation de votre événement

Ça y est, vous avez crée votre site événementiel. Maintenant, il est temps de le relayer et d’animer votre événement. Listez tous les canaux de distribution dont vous allez avoir besoin, en fonction de votre stratégie initiale (cible, objectif, budget…)

Les réseaux sociaux

Vous savez qu’il est indispensable d’être présent sur les réseaux sociaux. Encore faut-il définir lesquels. Pour ça, vous devez savoir sur quel réseau social est votre cible. Ensuite, vous pourrez déterminer les contenus et la fréquence de publication.

Voici 4 tips pour bien communiquer sur les réseaux sociaux :

Créer un planning de publication

Vous pouvez partir sur un planning unique, dédié à cet événement.
Ou bien l’inclure dans le calendrier de publication général de votre entreprise.

Exemple de planning RS

Il comprend toutes les informations utiles à chaque publications : jour, date, heure, thématique, sujet, format, état d’avancée, objectif, titre du post, détails contenus et visuels…

Avec les différentes logistiques organisationnelles, vous pouvez vite vous y perdre. Alors tout doit-être clair. Surtout si vous gérez plusieurs comptes entreprises ou collaborateurs. Le plus ? Ajoutez un onglet « analyse » pour mesurer et suivre chacune de vos publications.

Créer une page d’événement

Que votre événement soit ponctuel ou récurrent, vous pouvez créer une page spécifique. Surtout si c’est un événement important, qui attirera beaucoup de participants. Tout comme le site événementiel, vous pouvez y centraliser :

• les informations générales (date, heure, lieu, etc…)
• les liens cliquables vers votre site web, vos autres pages sur les RS, votre site événementiel…
• vos posts publiés autour de l’événement

Créer un hashtag

Suivez toutes les communications autour de votre événement grâce à la création d’un hashtag. Il faut qu’il soit court, facile à retenir et qu’en une lecture, les participants, exposants ou partenaires reconnaissent l’événement.

Profiter des relais qui vous entourent

Que ce soient vos collaborateurs, exposants, partenaires ou visiteurs, tous sont des potentiels relais de votre événement. Ils pourront partager vos publications ou informations. N’hésitez pas à les solliciter directement, en les marquant sur un post ou en leur envoyant un message privé. Vous serez étonnés des retours ! Ça permet d’améliorer votre notoriété et votre crédibilité sur votre secteur d’activité.

La création de contenus

Votre objectif ici est d’attirer du trafic qualifié et d’améliorer votre référencement naturel, votre notoriété et la légitimité de votre événement. Plus il y a de discussions sur la toile à ce sujet, mieux s’est.

Sur votre site web et votre blog

Utilisez un maximum le hashtag créé et intégrez des mots clés en lien avec votre événement. Quelques exemples de créations de contenu :

• article en collaboration avec un partenaire de l’événement ou un exposant
• article sur le thème de votre événement, avec intégration d’un ou plusieurs mots clés
• mise en place d’une bannière ou d’une notification à l’arrivée sur votre site web. Ça prévient ceux qui n’étaient pas au courant.

Vous pouvez également inclure un kit média, accessible pour la presse et les exposants.
Ils pourront y piocher des bandeaux de signature, des visuels et affiches, des logos de votre organisation, etc… On en revient aux demandes récurrentes. Moins vous en avez, plus vous gagnez en productivité.

L’e-mailing

Votre site événementiel et la page d’inscription vous ont permis de récolter des adresses mails. Ces personnes sont un minimum intéressées par votre événement. C’est ce qu’on appelle des « leads chauds« . Si elles ne se sont pas encore inscrites, préparez une séquence d’e-mails à envoyer. Sans les harceler, créez des e-mails courts, de teasing, en les incitant à finaliser leur inscription.

Selon Mailjet, un bon taux d’ouverture se situe entre 15 et 25 %. Votre prospect reçoit des dizaines de mails par jour. Vous devez donc attirer son regard dès la boîte de réception. Faites en sorte qu’il ait confiance en vous, en prenant soin d’avoir une adresse d’envoi, un nom de l’expéditeur rassurants mais aussi un objet attrayant.

Ensuite, l’objectif pour vous est qu’il clique sur un lien de l’e-mail. Que ce soit pour :

• s’inscrire sur le formulaire, via un CTA (call to action)
• s’informer sur entreprise ou votre événement
• acheter grâce à un code promotionnel
• vers une FAQ pour répondre à leurs interrogations

La newsletter

Vous pouvez créer une séquence de newsletters spécialement pour votre événement.
En incluant des articles, sujets, témoignages en liens cliquables.

Si c’est un événement que vous avez déjà organisé, recontactez votre base de données N-1.  Si c’est pour de nouveaux prospects, transmettez des éléments d’informations liées à la logistique : programme, intervenants, accès, deadlines, etc… Et informez sur votre secteur d’activité ou des sujets liés à votre événement.

Pendant l’événement

La gestion de la communication

Il y a 2 choix. Le jour J, soit :

• vous gérez la communication seul
• vous vous entourez de personnes que vous aurez briefez avant l’événement

Le mieux est d’anticiper un maximum les contenus.
Programmez le plus possible vos posts sur les réseaux sociaux grâce à des outils comme Swello (un made in France) ou Hootsuite. Réfléchissez en amont aux sujets de tweets que vous allez faire. Vous ne sécherez pas le jour J !

Si vous le pouvez, faites des vidéos : en live ou en streaming. Ça permet aux personnes qui ne peuvent pas y assister, de suivre l’événement à distance.

Pensez à prendre des photos des stands, des lieux, de l’ambiance générale.
Plus vous avez de visuels et de contenus, plus vous pourrez les partager pendant et après l’événement. Misez dès que vous pouvez sur l’interaction. Restez à l’affut des posts ou tweets faits autour de votre événement. Répondez aux commentaires ou retweetez les publications intéressantes.

Le plan interactif

Afin d’améliorer l’expérience de vos visiteurs, vous pouvez utiliser l’outil Planexpo pour modéliser votre plan visiteurs. C’est-à-dire un plan public accessible aux participants via le site internet de l’événement ou une application. En version 3D, il est extrêmement intuitif et modifiable en fonction de la charte de votre événement.

Côté exposants, le plan interactif est aussi un outil indispensable.

Accéder au webinaire

« Les exposants étaient satisfaits d’être plus mis en avant. Nous leur proposions d’opter parmi trois types de package de sponsoring avec différentes options leur permettant d’être plus ou moins visibles sur le plan 3D, de proposer plus ou moins d’interactivité et de mettre à disposition des participants un plus ou moins grand nombre de supports de communication. Tout cela est très modulable. » Françoise Lopez

> Découvrir le témoignage complet

Après l’événement

Analysez pour améliorer

Communication & budget

C’est le moment de faire un récapitulatif de toutes les mentions autour de votre événement. Retrouvez-les grâce aux hashtags, mots clés ou liste des participants et exposants. Récupérez les feedbacks des différents acteurs présents, en envoyant un questionnaire de satisfaction par exemple.

Profitez du tumulte post-événement. Restez actif. Remerciez sur vos réseaux sociaux, marquez des personnes ou des entreprises, partagez vos photos et visuels. Prenez rendez-vous avec les internautes si votre événement se réitère l’année suivante. Mieux encore ! Si vous avez déjà une date, transmettez-là. Les agendas pourront être bookés.

Quelques jours après, analysez les retombées. Des articles sont-ils sortis dans la presse ? Avez-vous eu une augmentation d’abonnés, d’interactions ? Plus de trafic sur votre site web ? Quel est l’état de votre base de données après l’événement ? Avez-vous respecté vos objectifs de départ ? Et côté budget ? Comparez votre budget prévisionnel et votre budget réel. L’écart est-il important ?

Améliorez l’interaction

Vous l’avez compris, avoir un plan de communication vous permet d’interagir avec vos futurs exposants, participants ou partenaires : avant, pendant et après votre événement. C’est un peu comme un fil conducteur que vous pouvez suivre et qui vous permet de jauger l’engouement autour de votre événement.

C’est d’ailleurs possible de modifier certains éléments en cours de route, si vous avez l’impression que ça ne prend pas. Il ne reste plus qu’à vous lancer !

Si cet article vous a été utile, n’hésitez pas à liker ou à le partager sur les réseaux sociaux (il pourra être utile à d’autres 🙂)

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Pour les afficionados de l’analytique : retour sur les codes comptables

L’analyse financière est cruciale lors de l’organisation d’un salon, foire ou congrès. Pour que votre comptable puisse jongler avec les chiffres, il a besoin de deux informations basiques : les familles et les codes analytiques. 

Pour imager, ces derniers fonctionnent comme des catégories et des sous-catégories situés au sein d’une immense bibliothèque financière. Ils aident à classer et à organiser chaque transaction dans des compartiments bien définis, permettant au comptable mais également à l’organisateur·trice, de s’y retrouver.

Exemple de familles et codes comptables sur Planexpo

Concrètement, en tant qu’organisateur·trice, vous devez assurer un respect de ces nomenclatures dictées par votre comptable : une tâche qui peut parfois sembler fastidieuse. 

C’est pourquoi un outil de gestion événementielle comme Planexpo peut vous aider à configurer tout cela, en garantissant une conformité totale avec les normes comptables requises. En respectant scrupuleusement ces normes, vous sécurisez votre activité, tout en vous plaçant en position favorable lors d’éventuels contrôles. 

Bref, vous…

• gagnez en précision dans le suivi des transactions ;
• harmonisez et affinez l’analyse financière des données ; 
• facilitez la transmission et l’interprétation des informations de vente

Ce qui vous permet de vous recentrer sur l’essentiel : faire de votre salon un succès retentissant 😉

Good to know 🧑‍🎓
Retrouvez ici tous les éléments liés à la comptabilité analytique.

Ne courez plus après vos échéances, automatisez vos paiements exposants

Ça y est, les familles et codes comptables sont déterminées et validées. Maintenant que vous avez établis une base solide, vous pouvez vous plonger dans la facturation de vos exposant·es. Mais avant de délivrer leurs factures, il est nécessaire de définir en amont vos modalités de paiement souhaitées. 

Pour plus de flexibilité et donner le choix à vos exposants, vous pouvez leur proposer :

• de payer comptant ou en plusieurs fois
• de régler par carte bancaire, chèque ou virement

Planexpo vous permet de programmer ces modalités de paiement. Dans ce cas, un échéancier est automatiquement généré pour chaque demande de participation 😉

Configuration d’échéanciers à proposer au participant

Suivre les paiements devient un jeu d’enfant !

Qui dit échéancier dit forcément relances ! Pour prévenir du piège des impayés, des emails de rappel de paiement peuvent être automatiquement envoyés. 

Par exemple, un premier rappel peut-être envoyé 7 jours avant chaque échéance. Et pour les retardataires, une relance peut également être adressée 7 jours après la date de l’échéance.

Prévisualisation des e-mails envoyés lors de relances à J-7 et J+7

Cette fonctionnalité est un atout majeur par rapport à vos concurrents, puisqu’elle contribue à alléger la charge de travail de vos équipes en diminuant leurs tâches chronophages longues et fastidieuses. 

Revoyez notre dernier webinaire sur les tâches chronophages 👇

Accéder au webinaire

Et ce n’est pas tout ! Pour simplifier la lecture des encours de paiement, vous avez également besoin d’avoir une vue d’ensemble complète. Rien de mieux que des codes couleurs pour vous apporter plus de visibilité sur les échéances en attente de paiement : par exemple, vert pour les paiements effectués à temps, orange pour ceux en attente et rouge pour ceux en retard.

 Suivi des statuts des échéances sur Planexpo (attente, reçu, en retard)

Petite astuce Planexpo 😉
Sur notre outil, plus besoin de pointer manuellement les échéances pour les paiements exposants effectués par carte bancaire : le statut se met à jour automatiquement.

En effet, avec votre numéro de VADs fourni par votre banque, les paiement CB sont automatiquement dirigés vers votre compte. Aussi, les protocoles de sécurisation des paiements ont largement fait leur preuve avec l’avènement du e-Commerce. Vous pouvez donc dormir sur vos deux oreilles !

Pour tout savoir sur : 

• le 3DS. Comment configurer la VADS chez Planexpo ? 
• le numéro de vente à distance. Retrouvez les informations de configuration de la VADS chez Planexpo.
  

Émettre des factures, qui aime vraiment faire ça ? 

Après avoir soigneusement établi une nomenclature comptable, programmé les modalités de paiements et procédé à leur encaissement, l’étape suivante dans le processus financier est la génération de la facture. 

La facture est bien plus qu’un simple document, elle est le reflet de l’accord financier conclu, intégrant les détails de la transaction. 

Planexpo génère automatiquement une version brouillon de la facture. Là, comme par magie, toutes les pièces du puzzle s’assemblent et s’organisent dans un template métier pour vous faciliter la tâche.

Chaque information de facturation ou mentions obligatoires y sont : adresse de facturation, email du contact, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire… Grâce à des templates prédéfinis, plus besoin de saisir manuellement chaque élément ! Les informations préalablement collectées apparaissent automatiquement, pour générer une facture complète et précise. 

Exemple de facture acquittée dans Planexpo, avec les mentions obligatoires

En fin de compte, un bon monitoring de toutes ces données permet de restituer l’information en bonne et due forme, que ce soit du côté du comptable, de l’organisateur·trice ou de l’exposant·e. Pour chacun, cela devient non seulement un gain de temps, mais également une garantie d’exactitude et de conformité vis-à-vis des normes en vigueur. 

Chaque partie impliquée peut accéder à une vision claire et transparente de la transaction, contribuant à une gestion financière optimale de l’événement.

“Avant l’utilisation de la plateforme Planexpo, cela me prenait 1h pour saisir et vérifier les factures du Career Fair. Maintenant, cela me prend 5 minutes en tout pour importer les factures et procéder à la vérification. C’est un gain de temps pour la saisie, l’édition et la relance des factures. »
Ana Rodrigues-Neves, comptable chez Grenoble École de management

Faites décoller votre événement vers l’automatisation 🚀

Chaque étape, depuis l’établissement d’une nomenclature comptable jusqu’à la génération automatique des factures, est conçue pour simplifier et fluidifier le processus de l’organisateur·trice, de l’exposant·e et du / de la comptable. 

Les données d’écritures comptables peuvent être partagées en toute simplicité. Avec Planexpo, vous pourrez programmer un envoi automatique des écritures comptables avec la périodicité de votre choix. 

Votre service comptable sera ravi de recevoir ces informations précieuses sans délai ; et même, de pouvoir exporter quand bon lui semble toutes les données dont il aura besoin en plus des exports automatiques périodiques, notamment pour nourrir des logiciels tiers, s’intégrant parfaitement dans l’écosystème comptable existant.

Sur Planexpo, il est possible d’ajouter plusieurs destinataires à l’export de factures.

Cette transparence comptable ouvre la voie à une expérience simple, sans heurts, alliant automatisation et surveillance attentive.

Alors pourquoi ne pas simplifier ce processus pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre événement ?

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Mise en avant de vos valeurs

Le contenu a son importance. De plus en plus d’entreprises mettent en avant leurs valeurs et font en sorte de les respecter, que ce soit au sein de leur structure ou pour leurs événements.

• une liste de fournisseurs et partenaires éco-responsables (goodies, traiteur, mobiliers, etc…) ;
• l’affichage d’une communication verte pour cet événement.
  Par exemple autour de la neutralité carbone ;
• ou le versement d’une partie des bénéfices à une association.

Les idées sont vastes et les inspirations sont nombreuses.
Vous avez le choix des éléments à afficher.

L’indispensable du monde d’après : le plan interactif

Demain, tous les événements auront leur propre plan interactif. Votre plan d’implantation interactif sera accessible et pourra être manipulé, que ce soit par le visiteur, l’exposant, le commercial ou les prestataires techniques.

> Découvrez notre article sur les plans interactifs

Le plan d’implantation

Il est utile à différents niveaux.

Pour une commercialisation efficace :

Vos commerciaux et vous-même pouvez faire de la vente sur plan, partager en un clic les stands proposés. Cette vue vous permet d’avoir une visibilité en temps réel sur l’état d’implantation. Quant aux exposants, ils peuvent voir leur emplacement et l’état de l’implantation en temps réel avec le contexte concurrentiel.

La charte de votre événement est intégrée au plan pour une immersion totale.

Pour une meilleure synchronisation :

Vous pouvez synchroniser votre plan avec le logiciel utilisé par votre bureau d’étude (Autocad par exemple). Ça vous permet de simplifier le suivi et l’ensemble des évolutions. Les mises à jour se font de façon bi-directionnelle pour toujours avoir un plan à jour des deux côtés et faciliter la validation technique. Finis les A/R sans fin entre vos équipes. La commercialisation est accélérée, vos commerciaux peuvent finaliser les contrats plus rapidement.

Pour une re-commercialisation simplifiée :

L’implantation N-1 peut être dupliquée, vos exposants sont pré-assignés et peuvent valider leur dossier en un clic.

Le plan commercial

Le plan commercial peut être partagé via un lien de partage à n’importe quel collaborateur souhaitant suivre la commercialisation ou ayant besoin d’une pré-visualisation de l’implantation (designer, managers, clients…)

Le plan prestataire

C’est également un lien de partage du plan pour des collaborateurs externes ou internes avec des outils de filtrage et d’export. Idéal pour les partenaires techniques qui ont besoin d’exporter des vues du plan paramétrées ou des listings (par exemple : afficher les blocs électriques, les moquettes, les cloisons, certains types de stands…)

Le plan visiteur

C’est un super outil pour mettre en avant vos exposants et permettre à vos visiteurs de préparer leur venue. C’est une vue immersive de votre plan d’implantation en perspective 3D isométrique qui permet au visiteur d’avoir une preview réaliste de l’événement et qui s’intègre sur n’importe quel site événementiel.

En savoir plus

Ils retrouveront toutes les informations sur les exposants : site, RS, descriptif, vidéos, catalogue produits… Ils pourront également commencer à échanger via chat ou visio, et programmer des rendez-vous. Et configurer un parcours sur-mesure selon leurs affinités et des suggestions issues d’algorithmes de matching.

Vous pouvez également proposer des parcours thématiques que vous pouvez monétiser (en vendant de la visibilité dans ces parcours à vos exposants), créant ainsi une nouvelle source de revenus non négligeable.

Le plan public va également permettre à vos visiteurs de se déplacer le jour J depuis leur téléphone grâce au géoguidage en intérieur (d’un stand à un autre, vers un point d’intérêt, entre les différents halls…).

Accéder au webinaire

La gestion des inscriptions

• Informations générales du client et de votre contact principal
• Informations contractuelles, pour le contrat et les factures
• Offres de stand (choix, localisation, options…)
• Communication et promotion
• Informations de publication
• Restauration
• Modalités de paiements
• Fichiers

Tout est digitalisé. Et surtout, votre base de données est synchronisée en temps réel et reste unifiée.

Les espaces de networking

La communication se fait avant, pendant et après l’événement. Les outils sont désormais prévus pour qu’il y ait une continuité dans les échanges.

Depuis son espace, l’exposant dispose d’une palette d’outils pour animer sa communauté (emailing, email marketing, match making, diffusion de contenus, quizz, Q&A, jeux concours, publicité…) et peut être accompagné par des professionnels en amont de l’événement pour préparer sa stratégie et être formé sur l’utilisation de ces outils.

Certes, vous avez toujours les liens de contacts habituels : en réel, par mail, sms ou e-mailing. Mais les rencontres peuvent aussi se faire via un stand virtuel.

Grâce à l’accès au plan interactif, chaque visiteur peut se diriger vers n’importe quel stand. Il peut contacter l’exposant en cliquant sur différents icons : « prendre rendez-vous », « chatter » ou « envoyer un e-mail ». Ces biais d’échanges sont disponibles à tout moment de l’événement : avant, pendant et après.

La vente par une marketplace

Une marketplace, c’est une plateforme en ligne où des biens ou des services peuvent-être vendus par des tiers.
Dans le cadre de vos événements, la marketplace peut-être :

• la vente d’options complémentaires (mobiliers, accessoires, matériels, etc…)
• la vente de produits d’exposants ➝ d’ailleurs, on sait que pour 66% des organisateurs d’événements, la mesure du ROI des exposants (retour sur investissement) est l’un des plus gros défis à venir dans les prochaines années (source : e-book d’Expoplatform intitulé « Event Tech Returns to Live »)

Au final, les exposants s’attendent à rentabiliser leur présence par les leads récupérés ou par les ventes faites.

Mettez en avant votre événement

Aujourd’hui, savoir mettre en avant votre événement est tout aussi important que de l’organiser. En plus d’améliorer l’image de votre entreprise, vous évitez toutes les questions redondantes de vos participants.

C’est le moment de prendre en compte ce sujet dans votre liste des tâches d’organisation d’événement !

Et si vous n’êtes pas à l’aise avec la création de site d’événements, entourez-vous de développeurs ou d’agences qui sauront vous accompagner.

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La transformation digitale a profondément remodelé le secteur de l’événementiel, modifiant les méthodes d’organisation, de gestion et d’interaction. Parmi les innovations majeures, la signature électronique se démarque comme un outil pour moderniser les processus contractuels. 

Cet article explore comment la signature électronique peut s’implanter efficacement dans votre organisation événementielle, offrant une vision complète de ses avantages et des meilleures solutions disponibles.

La signature électronique et sa valeur juridique

La signature électronique permet de donner à un document numérique la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet de garantir l’intégrité d’un document et l’identité de l’émetteur.

La Commission Européenne définit la signature électronique comme étant un ensemble de données sous forme électronique, qui sont attachés à d’autres données électroniques ou qui y sont logiquement associées, et que le signataire utilise pour signer 

Fonctionnement et types de signatures électroniques

Il existe trois principaux types de signatures électroniques, définis par le règlement européen eIDAS :

1. Signature électronique simple (SES) : La forme la plus basique, elle n’implique pas de vérification rigoureuse de l’identité du signataire.                                                     👉 Une signature scannée ou un simple « clic pour signer » un document en ligne

2. Signature électronique avancée (AES) : Ce type de signature est lié au signataire de manière unique, permettant ainsi d’identifier celui-ci avec un certain niveau de sécurité.                                                                                                                           👉 L’AES requiert un certificat de signature qui prouve l’identité du signataire

3. Signature électronique qualifiée (QES) : La forme la plus sécurisée et juridiquement contraignante. Elle nécessite un certificat qualifié délivré par une autorité de confiance et l’utilisation d’un dispositif sécurisé pour la création de la signature.                                                                                                                                  👉  Dans la législation européenne, la signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite

Tableau de comparaison des différentes signatures électroniques 

Valeur juridique de la signature électronique

En Europe, depuis 2016, la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS. Ce règlement garantit que les signatures électroniques qualifiées ont une validité légale à travers tous les États membres de l’Union européenne. Cela signifie que les documents signés électroniquement doivent être acceptés au même titre que les documents signés de manière manuscrite.

Les avantages de la signature électronique en tant qu’organisateur d’événements

La digitalisation des processus de signature présente de nombreux avantages, particulièrement pour vous, organisateurs. Elle est devenue un atout majeur dans ce secteur. Découvrez ses principaux avantages :

Réduction des coûts

L’utilisation de la signature électronique permet de réduire de manière significative les coûts liés à l’impression et au transport. En se passant de ces éléments, vous pouvez économiser des ressources, optimiser vos processus administratifs et permettre une meilleure allocation du budget.

Sécurité et conformité

La signature électronique repose sur des technologies avancées de cryptage qui garantissent l’authenticité des signatures. Chaque signature est traçable, ce qui permet de s’assurer que le document n’a pas été altéré. De plus, elles respectent des normes strictes et sont juridiquement reconnues, assurant une conformité complète avec les réglementations en vigueur (règlement eIDAS en Europe).

L’implémentation dans votre organisation événementielle 

La signature électronique ne se limite pas à l’accélération des processus internes. Elle offre aussi une solution pratique pour gérer toutes les interactions contractuelles entre les différents acteurs d’un événement. Voici comment elle peut être implémentée à divers niveaux de votre organisation événementielle :

Exposants : simplifier les contrats d’expositions et les accords de participation

Vous le savez, l’un des aspects les plus chronophages de l’organisation d’un salon est la gestion des contrats avec les exposants. Grâce à la signature électronique, ces accords peuvent être envoyés, signés et retournés en quelques clics. Plus besoin d’imprimer, de scanner ou de poster les contrats. Ce processus dématérialisé réduit le temps de traitement, simplifie les suivis et assure un flux plus rapide des confirmations de participation.

👉 Je réduis mes tâches chronophages en regardant le webinaire 

Partenaires : gérer les partenariats avec les fournisseurs et les services logistiques

Les événements impliquent souvent la collaboration avec divers prestataires, qu’il s’agisse de fournisseurs, de services techniques ou de logistique. L’utilisation de la signature électronique permet de centraliser et d’accélérer la gestion des contrats avec ces partenaires. Non seulement cela facilite la finalisation des accords, mais cela permet aussi de garder une trace numérique des engagements, assurant ainsi une meilleure gestion des risques et une meilleure transparence.

Sponsors : finaliser rapidement les accords de sponsoring, même à distance

Les sponsors jouent souvent un rôle clé dans le financement et la visibilité d’un événement. La signature électronique permet de conclure des accords de sponsoring rapidement, même lorsque les parties sont géographiquement éloignées. En supprimant les délais liés aux signatures physiques, les accords de sponsoring peuvent être validés en un temps record.

Participants : automatiser les inscriptions et les accords de participation pour les visiteurs et les conférenciers

L’automatisation des inscriptions via la signature électronique simplifie la gestion des participants, qu’il s’agisse de visiteurs ou de conférenciers. Les accords de participation peuvent être signés électroniquement lors de l’inscription, éliminant ainsi les formalités administratives sur place. Cela permet non seulement de fluidifier le parcours des participants, mais aussi de garantir une meilleure organisation en amont de l’événement.

3 outils pour gérer la signature électronique

Pour intégrer efficacement la signature électronique dans vos processus, plusieurs outils sont disponibles. Que vous recherchiez une solution généraliste ou une option spécifiquement adaptée au secteur de l’événementiel, voici une sélection d’outils fiables pour vous aider à optimiser la gestion de vos documents.

Les solutions généralistes

DocuSign

Un des leaders mondiaux des signatures électroniques, DocuSign propose une plateforme intuitive et sécurisée, compatible avec un large éventail d’applications et de systèmes. Il est utilisé par de nombreuses entreprises pour gérer les contrats et accords dans tous types de contextes, y compris événementiels.

Adobe Sign

Intégré à l’écosystème Adobe, Adobe Sign permet de signer des documents directement à partir des logiciels Adobe, mais aussi via d’autres outils grâce à ses nombreuses intégrations. Sa sécurité et sa conformité avec les normes internationales en font un outil populaire pour les organisations cherchant à simplifier leurs processus documentaires.

SignRequest

Une solution plus légère mais tout aussi efficace, SignRequest est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son coût réduit. Il offre les fonctionnalités essentielles pour une gestion rapide des signatures électroniques, tout en garantissant la sécurité et la conformité.

Visuels des outils DocuSign, SignRequest et Adob Sign

LA solution spécifique à l’événementiel

Planexpo 

En tant que logiciel métier événementiel, Planexpo intègre nativement la signature électronique dans le process de contractualisation. À la fin du tunnel de conversion, lorsque l’exposant est prêt à confirmer sa participation à un événement, il a donc la possibilité de signer en ligne son contrat de participation. Une pop-up présente alors le bon de commande complet à l’exposant, avec le détail des prestations demandées. Dans cette même fenêtre, l’exposant dispose d’un lien d’accès direct à son contrat incluant l’intégralité des conditions générales de vente écrites. Enfin, il peut définir le mode de paiement qui lui convient parmi les choix proposés par l’organisateur, puis cocher les cases qui attestent la bonne prise en compte des éléments contractuels sus-cités.

L’implémentation de la signature électronique (mode SES) dans Planexpo est un moyen efficace pour réduire le délai de retour des contrats signés à l’organisateur. En un clic, l’organisateur contresigne chacune des demandes de participation des exposants. Cette action génère automatiquement les contrats de participation signés des deux parties, faisant gagner un temps précieux aux signataires.

L’optimisation du cycle de vente est centrale et commune à toutes les automatisations prévues dans Planexpo. La signature électronique, tout comme la génération automatisée des documents contractuels, factures, et autres, sont des quick wins qui allègent la charge mentale des équipes organisatrices, ravies de pouvoir se recentrer sur des actions à valeur ajoutée.

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