La transformation digitale a profondément remodelé le secteur de l’événementiel, modifiant les méthodes d’organisation, de gestion et d’interaction. Parmi les innovations majeures, la signature électronique se démarque comme un outil pour moderniser les processus contractuels. 

Cet article explore comment la signature électronique peut s’implanter efficacement dans votre organisation événementielle, offrant une vision complète de ses avantages et des meilleures solutions disponibles.

La signature électronique et sa valeur juridique

La signature électronique permet de donner à un document numérique la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet de garantir l’intégrité d’un document et l’identité de l’émetteur.

La Commission Européenne définit la signature électronique comme étant un ensemble de données sous forme électronique, qui sont attachés à d’autres données électroniques ou qui y sont logiquement associées, et que le signataire utilise pour signer 

Fonctionnement et types de signatures électroniques

Il existe trois principaux types de signatures électroniques, définis par le règlement européen eIDAS :

1. Signature électronique simple (SES) : La forme la plus basique, elle n’implique pas de vérification rigoureuse de l’identité du signataire.                                                     👉 Une signature scannée ou un simple « clic pour signer » un document en ligne

2. Signature électronique avancée (AES) : Ce type de signature est lié au signataire de manière unique, permettant ainsi d’identifier celui-ci avec un certain niveau de sécurité.                                                                                                                           👉 L’AES requiert un certificat de signature qui prouve l’identité du signataire

3. Signature électronique qualifiée (QES) : La forme la plus sécurisée et juridiquement contraignante. Elle nécessite un certificat qualifié délivré par une autorité de confiance et l’utilisation d’un dispositif sécurisé pour la création de la signature.                                                                                                                                  👉  Dans la législation européenne, la signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite

Tableau de comparaison des différentes signatures électroniques 

Valeur juridique de la signature électronique

En Europe, depuis 2016, la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS. Ce règlement garantit que les signatures électroniques qualifiées ont une validité légale à travers tous les États membres de l’Union européenne. Cela signifie que les documents signés électroniquement doivent être acceptés au même titre que les documents signés de manière manuscrite.

Les avantages de la signature électronique en tant qu’organisateur d’événements

La digitalisation des processus de signature présente de nombreux avantages, particulièrement pour vous, organisateurs. Elle est devenue un atout majeur dans ce secteur. Découvrez ses principaux avantages :

Réduction des coûts

L’utilisation de la signature électronique permet de réduire de manière significative les coûts liés à l’impression et au transport. En se passant de ces éléments, vous pouvez économiser des ressources, optimiser vos processus administratifs et permettre une meilleure allocation du budget.

Sécurité et conformité

La signature électronique repose sur des technologies avancées de cryptage qui garantissent l’authenticité des signatures. Chaque signature est traçable, ce qui permet de s’assurer que le document n’a pas été altéré. De plus, elles respectent des normes strictes et sont juridiquement reconnues, assurant une conformité complète avec les réglementations en vigueur (règlement eIDAS en Europe).

L’implémentation dans votre organisation événementielle 

La signature électronique ne se limite pas à l’accélération des processus internes. Elle offre aussi une solution pratique pour gérer toutes les interactions contractuelles entre les différents acteurs d’un événement. Voici comment elle peut être implémentée à divers niveaux de votre organisation événementielle :

Exposants : simplifier les contrats d’expositions et les accords de participation

Vous le savez, l’un des aspects les plus chronophages de l’organisation d’un salon est la gestion des contrats avec les exposants. Grâce à la signature électronique, ces accords peuvent être envoyés, signés et retournés en quelques clics. Plus besoin d’imprimer, de scanner ou de poster les contrats. Ce processus dématérialisé réduit le temps de traitement, simplifie les suivis et assure un flux plus rapide des confirmations de participation.

👉 Je réduis mes tâches chronophages en regardant le webinaire 

Partenaires : gérer les partenariats avec les fournisseurs et les services logistiques

Les événements impliquent souvent la collaboration avec divers prestataires, qu’il s’agisse de fournisseurs, de services techniques ou de logistique. L’utilisation de la signature électronique permet de centraliser et d’accélérer la gestion des contrats avec ces partenaires. Non seulement cela facilite la finalisation des accords, mais cela permet aussi de garder une trace numérique des engagements, assurant ainsi une meilleure gestion des risques et une meilleure transparence.

Sponsors : finaliser rapidement les accords de sponsoring, même à distance

Les sponsors jouent souvent un rôle clé dans le financement et la visibilité d’un événement. La signature électronique permet de conclure des accords de sponsoring rapidement, même lorsque les parties sont géographiquement éloignées. En supprimant les délais liés aux signatures physiques, les accords de sponsoring peuvent être validés en un temps record.

Participants : automatiser les inscriptions et les accords de participation pour les visiteurs et les conférenciers

L’automatisation des inscriptions via la signature électronique simplifie la gestion des participants, qu’il s’agisse de visiteurs ou de conférenciers. Les accords de participation peuvent être signés électroniquement lors de l’inscription, éliminant ainsi les formalités administratives sur place. Cela permet non seulement de fluidifier le parcours des participants, mais aussi de garantir une meilleure organisation en amont de l’événement.

3 outils pour gérer la signature électronique

Pour intégrer efficacement la signature électronique dans vos processus, plusieurs outils sont disponibles. Que vous recherchiez une solution généraliste ou une option spécifiquement adaptée au secteur de l’événementiel, voici une sélection d’outils fiables pour vous aider à optimiser la gestion de vos documents.

Les solutions généralistes

DocuSign

Un des leaders mondiaux des signatures électroniques, DocuSign propose une plateforme intuitive et sécurisée, compatible avec un large éventail d’applications et de systèmes. Il est utilisé par de nombreuses entreprises pour gérer les contrats et accords dans tous types de contextes, y compris événementiels.

Adobe Sign

Intégré à l’écosystème Adobe, Adobe Sign permet de signer des documents directement à partir des logiciels Adobe, mais aussi via d’autres outils grâce à ses nombreuses intégrations. Sa sécurité et sa conformité avec les normes internationales en font un outil populaire pour les organisations cherchant à simplifier leurs processus documentaires.

SignRequest

Une solution plus légère mais tout aussi efficace, SignRequest est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son coût réduit. Il offre les fonctionnalités essentielles pour une gestion rapide des signatures électroniques, tout en garantissant la sécurité et la conformité.

Visuels des outils DocuSign, SignRequest et Adob Sign

LA solution spécifique à l’événementiel

Planexpo 

En tant que logiciel métier événementiel, Planexpo intègre nativement la signature électronique dans le process de contractualisation. À la fin du tunnel de conversion, lorsque l’exposant est prêt à confirmer sa participation à un événement, il a donc la possibilité de signer en ligne son contrat de participation. Une pop-up présente alors le bon de commande complet à l’exposant, avec le détail des prestations demandées. Dans cette même fenêtre, l’exposant dispose d’un lien d’accès direct à son contrat incluant l’intégralité des conditions générales de vente écrites. Enfin, il peut définir le mode de paiement qui lui convient parmi les choix proposés par l’organisateur, puis cocher les cases qui attestent la bonne prise en compte des éléments contractuels sus-cités.

L’implémentation de la signature électronique (mode SES) dans Planexpo est un moyen efficace pour réduire le délai de retour des contrats signés à l’organisateur. En un clic, l’organisateur contresigne chacune des demandes de participation des exposants. Cette action génère automatiquement les contrats de participation signés des deux parties, faisant gagner un temps précieux aux signataires.

L’optimisation du cycle de vente est centrale et commune à toutes les automatisations prévues dans Planexpo. La signature électronique, tout comme la génération automatisée des documents contractuels, factures, et autres, sont des quick wins qui allègent la charge mentale des équipes organisatrices, ravies de pouvoir se recentrer sur des actions à valeur ajoutée.

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Organisateurs d’événements : comment sécuriser votre chiffre d’affaires N+1 ?

4 techniques de vente pour maximiser vos revenus

Ce webinaire a été axé sur 4 techniques de vente principales pour sécuriser les revenus de vos salons : le rebooking, le fastbooking, l’early booking et la prime de fidélité. Toutes centrées sur la maximisation des intentions d’achat lors de l’événement en cours.

Chaque événement nécessite une approche sur mesure. En effet, ces tactiques doivent être adaptées à la taille de l’événement, au budget, aux équipes sur le terrain, aux spécificités de son marché, de ses participants, etc.

Le rebooking

L’un de nos intervenants, Mickaël Burdet, a une expérience significative dans la gestion commerciale de salons à Paris. Il a souligné l’importance du « rebooking », une pratique qui propose aux exposants de renouveler leur réservation souvent pendant l’événement. Un rebooking efficace repose sur des offres attrayantes qui garantissent aux exposants le même emplacement et des tarifs avantageux.

Cette stratégie a pour avantage d’engendrer jusqu’à 50% d’intentions d’achat soit une 1ère base solide de revenu pour l’édition suivante !

Le fastbooking

Semblable aux ventes flash, le fastbooking est une période limitée durant laquelle les anciens exposants peuvent réserver leur emplacement, souvent avec des conditions avantageuses. Cette approche crée un sentiment d’exclusivité et peut sécuriser jusqu’à 80% des intentions d’achat pour l’édition suivante.

Le early booking

Cette technique encourage les exposants à s’engager tôt avec des tarifs réduits et des choix préférentiels d’emplacement. Elle vise non seulement à augmenter les ventes anticipées mais aussi à renforcer la fidélité et la satisfaction des exposants.

La prime de fidélité

C’est une stratégie de récompense pour les exposants qui s’engagent à participer à un événement sur deux années consécutives, souvent par le biais de remise immédiate. Cette technique assure aux exposants un emplacement fixe, renforçant leur visibilité et leur présence dans l’événement sur le moyen terme.

Mickaël Burdet insiste sur un point : pour que ces techniques portent leurs fruits, l’adhésion des équipes commerciales est essentielle. Il est crucial que les commerciaux soient non seulement bien informés des différentes options et stratégies à leur disposition, mais aussi qu’ils adhèrent pleinement à ces méthodes.

L’optimisation des process de vente et de l’administration des ventes

“Keep it Simple” ou comment simplifier les procédures administratives des exposants, et faire gagner en efficacité les équipes opérationnelles.

La simplification par le packaging des offres

En proposant des packages tout compris qui incluent stand, outils de communication, mobiliers et équipements, les organisateurs peuvent non seulement faciliter la prise de décision pour les exposants mais aussi négocier des prix avantageux grâce à des achats groupés. Ces packages incitent les exposants à s’engager tôt, ce qui permet de sécuriser les revenus bien avant l’événement.

L’utilisation du formulaire de participation

La commercialisation d’un salon débute souvent par l’envoi de formulaires de demande de participation. Un formulaire bien conçu peut simplifier le processus de vente, mais un formulaire complexe et long peut entraîner des erreurs et des allers-retours fréquents avec les commerciaux.

Frédérique de Quinze Mai, utilisatrice de l’outil Planexpo et intervenante au webinaire, a mis en lumière la facilité avec laquelle les formulaires peuvent être dupliqués et adaptés. En effet, elle l’a expérimenté pour ses propres événements, ce qui lui a permis de commercialiser plus rapidement ses stands pour les éditions futures.

Planexpo nous permet une duplication rapide et une mise en action immédiate de l’équipe commerciale. Ainsi, les bons de commande sont générés plus vite, et cela leur permet de connaître instantanément les intentions d’achat des exposants.

Elle utilise également le builder de formulaire de Planexpo où elle peut ajouter des prestations complémentaires en toute autonomie au cours de la commercialisation. Ce qui renforce sa capacité à répondre aux besoins des exposants sans délai prolongé.

La centralisation digitale de l’administration des ventes

En plus du formulaire simplifié, Frédérique Gerry utilise Planexpo pour centraliser sa gestion administrative. Elle a parfois été confrontée à des erreurs telles que les mauvaises facturations ou les problèmes de compliance. Avoir un outil dédié lui a considérablement réduit ces erreurs administratives puisque les exposants bénéficient d’un accès permanent à leurs contrats et factures via un espace dédié en ligne.

👉 Découvrir l’espace exposant Planexpo

Des petites entités du secteur public aux grands groupes, chacun a ses propres exigences et procédures administratives. Cette capacité à gérer efficacement une telle diversité est essentielle pour éviter les frustrations et les retards qui peuvent survenir lors de la gestion des inscriptions et des paiements.

Exploitez les options complémentaires pour accroître vos marges commerciales

L’adoption d’outils digitaux et d’offres supplémentaires représente une stratégie clé pour augmenter les marges commerciales et enrichir l’expérience des participants dans l’organisation de vos salons. Découvrez comment 👇

La digitalisation de vos événements

Mickaël Burdet revient sur la pandémie de COVID-19 qui a accéléré l’intégration du digital dans les événements physiques. Cet événement mondial a permis d’étendre l’audience au-delà du jour J du salon. Des solutions proposent désormais de prendre des rendez-vous en ligne, d’enregistrer des conférences, et de proposer une offre de contenu numérique enrichissant pour l’utilisateur.

La capacité à proposer des contenus accessibles à distance transforme les salons en plateformes multimédia où le contenu peut être réutilisé ou vendu. C’est là que la marge commerciale se fait. Cette approche ne se limite pas aux jours du salon, mais se prolonge avant et après, maximisant l’engagement et la génération de revenus.

L’assurance comme option complémentaire

L’innovation dans les offres de service aux exposants est également une stratégie cruciale. La collaboration entre Planexpo et Leeloo en est un exemple concret. En effet, nous avons introduit la solution d’assurance Leeloo au sein du formulaire de participation exposant. Gérald Beyrand, Président de Phenomen et représentant de Leeloo lors de notre webinaire, nous présente la solution.

Leeloo est une solution d’assurance intégrée à Planexpo qui permet aux organisateurs de proposer des assurances annulation, dommage, et responsabilité civile directement lors de la réservation. Leeloo facilite la gestion des risques pour les organisateurs et les exposants.

Ce service ajoute une sécurité pour les exposants et transforme les assurances en source de revenus pour les organisateurs. Comment ? En ajoutant des marges sur les primes d’assurance vendues. Cette approche n’est pas seulement un avantage financier, mais aussi un moyen de rassurer et de fidéliser les exposants.

Julia Batarchukova ajoute également : en particulier celles et ceux qui viennent de l’étranger. Ils pourraient être préoccupés par les risques liés aux investissements dans des salons internationaux.

Cette sécurité peut jouer un rôle déterminant dans la décision d’un exposant d’investir dans un salon, surtout dans un contexte international où les incertitudes peuvent être plus importantes. 

Ainsi, l’assurance comme option complémentaire n’est pas seulement un avantage pour la gestion des risques, mais c’est aussi un élément stratégique qui renforce la fidélité des exposants. Proposer ce service améliore leur satisfaction et assure une expérience plus sereine et sécurisée, contribuant à la réussite globale de l’événement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

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Pourquoi les exposants doivent-ils souscrire une assurance ?

Quels sont les avantages pour les exposants ?

Protéger leurs investissements

Les exposants engagent souvent des frais importants pour participer à des salons. Que ce soient la location de l’espace, l’aménagement du stand, l’achat de matériels techniques ou supplémentaires, etc. 

Par exemple, un exposant spécialisé dans les technologies de pointe va investir des dizaines de milliers d’euros pour un stand personnalisé et du matériel haut de gamme afin de présenter ses produits. Si le salon est annulé pour des raisons indépendantes de sa volonté, comme des catastrophes naturelles, des mouvements populaires ou des émeutes, l’assurance annulation peut couvrir ces coûts.

Mieux gérer les risques

Participer à un salon engendre divers risques pour les exposants : annulation de l’événement, dommages matériels dus à des incidents comme le feu, l’eau, ou des défaillances techniques, et même des interruptions causées par des problèmes logistiques ou légaux. 

Imaginons qu’un exposant envoie son matériel essentiel, tels que des échantillons de produits ou des équipements de démonstration, par La Poste, mais que ce matériel n’arrive jamais à destination à cause d’une erreur de livraison ou d’un retard inattendu. Chez Leeloo, on appelle ça « l’indisponibilité du matériel ».

Se protéger des réclamations

La participation à des salons implique également un risque de réclamations pour dommages corporels ou matériels infligés à des visiteurs ou à d’autres stands.

Si un dispositif interactif tombe et blesse un visiteur, l’exposant pourrait faire face à des réclamations coûteuses pour blessures. Une assurance responsabilité civile est essentielle pour couvrir ces coûts de défense et d’indemnisation. De même, elle permet de protéger l’exposant contre les conséquences financières des litiges et des poursuites.

Et quels sont les avantages pour les organisateurs ?

Multiplier les sources de revenus

Proposer des assurances peut devenir une source de revenus supplémentaires pour les organisateurs. En s’associant avec des assureurs comme Leeloo, ils peuvent percevoir une commission sur chaque police souscrite par les exposants. Cela augmente non seulement la rentabilité de l’événement mais encourage également l’organisateur à promouvoir la souscription d’assurances.

Réduire des complications légales

En incitant les exposants à souscrire une assurance, les organisateurs réduisent les risques de litiges et de complications juridiques en cas d’incident. Une assurance adéquate limite la responsabilité potentielle des organisateurs. Elle stabilise l’organisation de l’événement et minimise les procédures légales coûteuses et longues.

Attirer et fidéliser les exposants

Proposer des options d’assurance rassure les exposants sur le fait que leur investissement est sécurisé, ce qui les rend plus enclins à s’inscrire et à participer. En effet, c’est surtout attrayant pour les nouveaux exposants ou ceux venant de marchés étrangers, dont les risques sont parfois plus élevés.

Améliorer l’image de marque

Organiser un événement où chaque exposant est assuré renforce la réputation de l’organisateur comme étant sérieux, professionnel et attentif aux besoins de ses participants. Cela le positionne comme capable de fournir une expérience sécurisée et bien gérée.

Comprendre les différents types d’assurances disponibles avec Leeloo

On a demandé à Julia de nous éclairer sur ce sujet. Voici donc un aperçu détaillé des principales assurances que tout exposant devrait considérer.

L’assurance annulation ou interruption

L’assurance annulation ou interruption est conçue pour protéger les exposants contre les pertes financières si l’événement est annulé ou interrompu pour des raisons indépendantes de leur volonté. Cela peut être des catastrophes naturelles, des attaques terroristes, des émeutes, des grèves ou des mouvements populaires.

Imaginez un salon de l’électronique grand public annulé à cause d’une tempête majeure. Les exposants qui avaient prévu de dévoiler de nouveaux produits peuvent se retrouver avec d’énormes stocks invendus et des frais engagés non remboursables.

Une assurance annulation ou interruption pourrait couvrir ces coûts, potentiellement jusqu’à 100% des frais engagés, selon les termes de la police. Leeloo propose cette assurance à des taux compétitifs, généralement calculés comme un pourcentage du coût total de participation à l’événement, typiquement entre 1% et 3%.

L’assurance dommages matériels

Cette assurance couvre les biens de l’exposant. Cela comprend les produits, les équipements technologiques et les aménagements de stand contre les dommages dus à des incidents tels que le feu, les inondations, ou le vandalisme.

Un fabricant de matériel informatique subit un incendie sur son stand, qui détruit plusieurs prototypes coûteux. L’assurance dommages matériels peut couvrir le coût de remplacement de ces biens, permettant à l’exposant de récupérer les pertes sans compromettre sa santé financière.

Leeloo ajuste cette assurance en fonction du niveau de risque et de la valeur des biens exposés. Les primes sont basées sur une évaluation des risques spécifiques au stand et aux produits présentés. Il est possible d’y inclure en options des couvertures supplémentaires contre des risques moins courants.

L’assurance responsabilité civile spécifique aux exposants

Cette assurance offre une couverture contre les réclamations pour blessures corporelles ou dommages matériels infligés aux visiteurs et autres exposants. Elle est essentielle pour protéger les exposants contre les conséquences financières des litiges et des poursuites potentielles. 

Lors d’un salon de l’automobile, un véhicule exposé mal sécurisé roule et blesse un visiteur. L’assurance responsabilité civile couvrirait les frais médicaux du visiteur blessé et pourrait également couvrir les frais de défense juridique de l’exposant.

Par exemple, chez Leeloo, cela inclut les frais de défense et les indemnités dues, avec des limites qui peuvent être ajustées en fonction des besoins spécifiques de l’exposant. Les primes pour cette assurance sont calculées en fonction de la nature des produits exposés et de l’historique de réclamations de l’exposant.

Comment choisir la bonne assurance ?

La sélection de la bonne assurance pour un salon ou un événement n’est pas une tâche à prendre à la légère. Il s’agit d’une décision stratégique qui nécessite une évaluation minutieuse des risques, une comparaison éclairée des offres.

Évaluer les besoins

Par exemple, un exposant de bijoux de valeur aura des besoins très différents de ceux d’une startup technologique présentant un nouveau logiciel.

• Nature des biens exposés : les biens sont-ils particulièrement fragiles, précieux, ou susceptibles de causer des dommages ?
• Volume des transactions : est-ce que de grandes transactions financières vont avoir lieu ?
• Flux de visiteurs : attendez-vous beaucoup de visiteurs, ce qui pourrait augmenter le risque d’accidents ?
• Localisation et durée : les risques varient-ils en fonction du lieu ou de la durée de l’événement ?

Ces facteurs aideront à déterminer le type et l’étendue de la couverture nécessaire.

Comparer les offres

Une fois les besoins établis, l’étape suivante est de comparer les offres d’assurance disponibles. Chaque police et chaque assureur offrent des avantages qui peuvent être mieux adaptés à certains types d’événements ou de risques. Il est important de lire attentivement les termes de chaque offre, en se concentrant sur :

• Les couvertures proposées : quels sont les risques couverts ? Y a-t-il des exclusions notables ?
• Les limites de la couverture : quelles sont les limites maximales de remboursement et les franchises applicables ?
• Le coût de la prime : comment la prime se compare-t-elle aux couvertures et aux limites proposées ?
• La réputation de l’assureur : l’assureur est-il bien évalué en termes de service client et de gestion des réclamations ?

Être accompagné par des experts

Travailler avec des spécialistes en assurance comme Leeloo, peut grandement simplifier le processus de sélection d’une assurance. Leeloo offre des conseils personnalisés et peut aider à naviguer dans le complexe marché des assurances événementielles. 

• Accès à une expertise spécialisée : Leeloo dispose de connaissances approfondies sur les risques associés à différents types d’événements.
• Solutions sur mesure : ils peuvent offrir des solutions qui sont précisément ajustées aux besoins uniques de chaque exposant, souvent avec des options que les exposants ne pourraient pas obtenir par eux-mêmes.
• Gestion des réclamations : en cas de sinistre, avoir un partenaire fiable qui peut gérer efficacement les réclamations est crucial.

En suivant ces étapes et en utilisant les ressources fournies par des experts comme Leeloo, les exposants peuvent s’assurer qu’ils choisissent non seulement la bonne assurance pour leur événement mais aussi qu’ils maximisent leur protection contre les risques potentiels. Cela permet une tranquillité d’esprit, essentielle pour se concentrer pleinement sur les opportunités de networking et de vente qu’offre le salon.

Leeloo x Planexpo s’unissent

En tant qu’outil de gestion événementielle, nous avons conscience de l’importance d’une couverture d’assurance adéquate pour la réussite et la sécurité des salons. C’est pourquoi  Leeloo x Planexpo s’unissent pour intégrer à vos événements une offre de solutions d’assurance intégrée. Cette intégration apparaît directement sur le formulaire de participation envoyé à l’exposant. Regardez à quoi cela ressemble 👇

Cette collaboration assure non seulement la protection complète contre les imprévus, mais facilite aussi la gestion des risques pour tous les exposants. Vous pouvez désormais accéder à des polices sur mesure qui couvrent tout, de la responsabilité civile aux dommages matériels. 

Pour découvrir ces nouvelles opportunités, prenez RDV directement avec nos équipes. 😉

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Comment les organisateurs d’événements se sont appropriés l’IA ? 

Dans leurs tâches quotidiennes et chronophages

L’IA révolutionne les pratiques événementielles en proposant une multitude d’applications concrètes. En effet, elle peut automatiser des processus comme la gestion des inscriptions et billets, la planification des horaires des conférences, ou la logistique générale de l’événement.

Mais pas que puisqu’elle facilite l’analyse des données en temps réel. De ce fait, elle permet aux organisateurs de prendre des décisions éclairées pour optimiser l’expérience des participants. Certains outils d’IA comme CrowdVision peuvent aider à analyser les flux de visiteurs en live, prévoir les tendances de fréquentation ou optimiser la gestion des foules lors d’événements. D’autres peuvent ajuster les plans de sécurité en fonction des flux de visiteurs. Ou même recommander des modifications de dernière minute pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

Visuel de l’outil Crowdvision 

Dans l’amélioration de l’expérience exposant et visiteur

Dans le domaine de l’engagement des participants, l’IA offre des solutions innovantes. Par exemple, le logiciel événementiel Bizzabo personnalise les recommandations de contenu en fonction des intérêts et des préférences des participants. De cette façon, cela engendre une expérience plus pertinente et enrichissante.

Visuels de l’outil Bizzabo

Aussi, il va bientôt être question d’utiliser des chatbots alimentés par l’IA pouvant répondre instantanément aux questions des visiteurs. Dès lors, une assistance personnalisée serait fournie tout au long de l’événement.

Pour aller encore plus loin, les outils d’IA vont jusqu’à analyser les interactions des participants sur les réseaux sociaux en temps réel. Par conséquent, les organisateurs ajustent leur stratégie de communication pour maximiser l’engagement et l’impact de l’événement.

Y a-t-il des limites à l’utilisation de l’IA dans l’événementiel ? 

Bien que l’IA offre de nombreuses possibilités pour améliorer les événements, son utilisation comporte également des limites et des défis.

La qualité des données disponibles 

L’efficacité des systèmes d’IA dépend en grande partie de la qualité et de la quantité des données disponibles. Si les données sont incomplètes, inexactes ou biaisées, cela peut compromettre la précision des analyses et des recommandations. C’est le cas par exemple si vous utilisez ChatGPT pour écrire vos contenus d’événements. 

La complexité et le coût de mise en œuvre

La mise en place d’un système d’IA efficace peut être complexe et coûteuse. Cela nécessite souvent des compétences spécialisées en science des données, en développement logiciel et en gestion de projet. Mais également des investissements importants en termes de temps et de ressources financières.

La confidentialité et la sécurité des données

L’utilisation de l’IA implique la collecte et l’analyse de grandes quantités de données personnelles. Il est essentiel de garantir la confidentialité et la sécurité de ces données pour protéger la vie privée des participants. Pour ainsi se conformer aux réglementations en matière de protection des données, telles que la RGPD.

Il y a toujours besoin d’une supervision humaine ! 

Malgré les avancées de l’IA, une supervision humaine est souvent nécessaire pour interpréter les résultats, affiner les modèles et prendre des décisions éclairées. Les organisateurs d’événements doivent être conscients des limites de l’IA et ne pas compter exclusivement sur cette technologie pour la planification et l’exécution de leurs événements.

L’IA comme outil de créativité événementielle

Alors que l’IA continue de se développer et de s’intégrer dans tous les aspects de notre vie quotidienne, son potentiel inspire de plus en plus la créativité dans le domaine de l’événementiel. C’est pour cela que nous avons donné la parole à Agathe Sammut de Comeeti. Elle a exploré ici les multiples façons dont l’IA enrichit le processus créatif des organisateurs d’événements.

Comment les organisateurs utilisent l’IA pour booster leur créativité ? 

Par l’optimisation du contenu et de la communication

Grâce à des outils avancés tels que ChatGPT, les organisateurs peuvent désormais produire des contenus écrits de qualité en un temps record. 

• descriptions d’événements sur les sites web
• création d’emails promotionnels
• production de supports de communication
• articles de blog, conseils, interviews
• posts sur les réseaux sociaux
• titres et idées de contenus pour les conférences
• etc…

Comme un assistant de brainstorming

Au-delà de sa contribution technique, l’intelligence artificielle se positionne comme un véritable partenaire créatif et collaboratif. En tant qu’assistant de brainstorming, l’IA vous challenge, en ouvrant de nouvelles perspectives de créations de contenus et de visuels. Les organisateurs peuvent échanger et explorer de nouvelles idées.

Par exemple, ChatGPT s’invite à la table du brainstorming avec vos équipes pour trouver des idées de titres pour une conférence. Vous pouvez proposer des prompts de ce style à ChatGPT : « propose 10 titres pertinents et attractifs pour la conférence dont le thème est [thème] et dont les messages clés sont : [messages]”. 

Cela fournit une bonne base pour développer vos idées, sans oublier que votre expertise humaine reste indispensable pour finaliser le travail 🙂

Par l’amélioration de vos process d’organisation 

En plus de stimuler la créativité et de faciliter la conception de contenus, l’IA améliore vos processus d’organisation d’événements. Grâce à des fonctionnalités avancées de l’outil ChatGPT, certains documents de production peuvent être générés en ligne. 

Par exemple, les calendriers de production pour gérer les deadlines et ressources lors de la préparation d’un événement. Les outils d’IA peuvent automatiser ce processus en générant des calendriers détaillés. Autrement dit, en intégrant les différentes étapes de planification, de production et de promotion que vous lui aurez appris.

Mais pas que, l’IA peut contribuer à la création de todo lists efficaces. En identifiant automatiquement les tâches prioritaires, en assignant des responsabilités et en proposant des rappels pour les échéances importantes.

Et aujourd’hui ? Jusqu’où peut aller l’organisateur grâce à l’IA ? 

Jusqu’à la scénographie de l’événement

En plus des contenus, l’IA peut accompagner les organisateurs dans la scénarisation et la création d’une ambiance pour leur événement. Des outils tels que Midjourney ou Dall-e 3 offrent une palette de possibilités créatives pour conceptualiser et matérialiser des décors uniques.

Les organisateurs peuvent ainsi définir des univers ou ce qu’on appelle des moodboards, qui marquent les esprits et renforcent l’impact de l’événement. 

❗️ Attention❗️ 

Cependant, il est essentiel de rappeler que bien que ces outils puissent faciliter la création, ils ne remplacent pas le travail des créatifs (graphistes, DA…). Leur utilisation doit être complémentaire et guidée par une vision créative forte pour garantir des résultats optimaux.

Jusqu’à l’extraction des datas

La version payante de ChatGPT permet d’automatiquement analyser et synthétiser les données provenant de tableaux Excel. L’IA peut simplifier le processus de compilation et d’organisation des données. Cela en générant automatiquement des fichiers Excel et des récapitulatifs détaillés. 

Visuels de l’outil ChatGPT – Source notes.xo.capital

Que ce soit pour analyser les retours de sondages ou évaluer les performances des intervenants, les outils d’IA peuvent extraire les informations et les présenter de manière claire et concise. Un vrai gain de temps d’analyse ! 

L’IA au cœur des outils de gestion événementielle

Pourquoi les outils de gestion événementielle s’intéressent à l’IA ? 

L’influence de l’IA se fait sentir dans pratiquement tous les secteurs, de la santé à la finance en passant par le divertissement. Dans le domaine de l’événementiel, cette tendance n’échappe pas à la règle. C’est dans ce contexte qu’Eventmaker a entrepris d’explorer les possibilités offertes par l’IA, dès 2017.

À cette époque, Eventmaker a pris l’initiative de développer un chatbot innovant nommé Arsène. Il était déployé lors d’événements pour assister les visiteurs et répondre à leurs questions en temps réel. Fort de cette expérience pionnière, Florian Courgenouil nous éclaire sur les défis et les opportunités liés à l’intégration de l’IA dans les outils événementiels. 

Comment intégrer l’IA dans les outils événementiels ? 

Conscient des avantages potentiels que cette technologie peut apporter, Eventmaker a cherché à tirer parti de l’IA pour optimiser ses services et améliorer l’expérience de ses utilisateurs. À travers une approche pragmatique et axée sur les besoins de ses clients, Eventmaker a exploré différentes pistes d’intégration de l’IA. Notamment dans la rédaction de contenus pour les sites web et les emails promotionnels, ainsi que dans la personnalisation des interactions avec les participants. 

D’autres outils exploitent les capacités de l’IA pour offrir aux événements des fonctionnalités avancées. D’ailleurs, certains simplifient la planification, améliorent l’engagement des participants et optimisent les résultats globaux des événements. En voici quelques exemples : 

Memento Photo est une solution qui utilise la reconnaissance faciale pour distribuer en direct les photos prises par des photographes aux personnes présentes sur ces clichés. Ainsi, ces derniers peuvent récupérer, télécharger et partager leurs photos en un clic.

Source site web Memento Photo

Swapcard est une plateforme dédiée à l’organisation d’événements professionnels et de réseautage, améliorant l’expérience utilisateur. Cela en proposant recommandation personnalisée de contacts pertinents pour le réseautage, la personnalisation des contenus et des suggestions d’activités…

Le robot Pepper est un robot humanoïde conçu pour interagir avec les humains de manière naturelle et intuitive. Il intègre des capacités d’intelligence artificielle (IA) pour comprendre et répondre aux questions, reconnaître les émotions faciales, et s’adapter à différents contextes.

Source site web animations-innovantes

Quelles sont les perspectives d’évolution pour les outils de gestion événementielle ?

Les perspectives d’avenir de l’IA dans les outils de gestion événementielle sont vastes ! D’ailleurs, Eventmaker continue d’explorer ce potentiel et de proposer des cas d’usage qui vont aider leurs clients. En effet, l’intelligence artificielle va révolutionner la façon dont les événements sont organisés, gérés et vécus. 

Par exemple, l’IA pourrait être utilisée pour optimiser la planification des événements. En suggérant des horaires et des lieux basés sur les préférences des participants et les données historiques. Ou bien elle pourrait être utilisée pour détecter les problèmes potentiels lors de l’événement. Notemment, les goulots d’étranglement dans les files d’attente ou les pannes techniques avec le matériel audiovisuel. Cela permettrait de proposer des solutions immédiates.

Aussi, elle pourrait analyser les retours en direct des participants sur les réseaux sociaux pour aider les organisateurs à améliorer l’expérience en temps réel.

L’IA dans l’événementiel : un avenir prometteur vers l’innovation

Toutes ces possibilités illustrent l’énorme potentiel de l’IA pour transformer l’industrie événementielle. Elle permettrait d’offrir des expériences plus riches, plus personnalisées et plus efficaces pour les organisateurs et les participants. En outre, l’adoption de l’IA peut devenir un véritable avantage concurrentiel pour les entreprises événementielles. Il serait dommage de ne pas profiter des prémices de cette technologie alors que le terrain est entier à conquérir !

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Comment gérer les réservations et commandes de dernière minute sur un salon ?

Avant un événement, l’afflux soudain de demandes de réservations de stands et les modifications de dernière minute dans la disposition des stands sont monnaie courante. C’est pourquoi, pour atténuer ces défis, des solutions pratiques peuvent être mises en place.

Avec le suivi instantané des réservations et des modifications

Le plan interactif

L’une des approches clés pour gérer efficacement les réservations de dernière minute consiste à mettre en place un suivi instantané des réservations et des modifications. Qui dit suivi, dit outil.

Par exemple, le plan interactif Planexpo permet de visualiser et de mettre à jour en temps réel les réservations d’espaces. Ainsi, cela offre une visibilité sur la disponibilité et les ajustements nécessaires. De même, le plan commercial donne la possibilité à vos commerciaux d’avoir une vue sur l’ensemble des stands restant disponibles à la vente. 

L’automatisation des processus administratifs

L’automatisation des processus, notamment la génération automatisée des factures ou la gestion des retards de paiements, contribue à minimiser les erreurs humaines et à rationaliser le processus de réservation. À chaque modification, ajout ou suppression, la facture est mise à jour instantanément. Un vrai gain de temps pour vos comptables ! 

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Qui plus est, toutes les informations liées aux réservations et aux stands sont centralisées dans un seul et même espace : l’espace exposant. Tout est plus clair et plus fluide dans la gestion des réservations. De même que dans les échanges entre l’organisateur et l’exposant. 

Une gestion logistique intensive

Plus le jour J approche, plus il y a de vérifications dans les commandes de matériels et dans la gestion des retards pour la livraison. Des solutions existent comme le plan technique Planexpo. Ce dernier permet d’intégrer toutes les informations techniques du plan d’implantation, sous forme de calques interactifs. Dès lors, zones d’implantation, zones de contraintes, tout est simplifié pour la mise en place des mobiliers.

Nous avons enregistré un webinaire qui détaille l’ensemble de nos plans interactifs. Intéressé·es ? 👇

De surcroît, d’autres plateformes comme Expose facilitent la centralisation des commandes complémentaires via des marketplaces, optimisant ainsi la gestion des ressources. Floriane de Lussac, Directrice de la communication et du marketing nous explique comment ça fonctionne sur la plateforme Expose, et avec les prestataires. 

Les exposants passent leurs commandes complémentaires sur les marketplaces, où sont référencés tous les produits nécessaires pour leur stand (aménagement, mobilier, multimédia, alimentation, etc.).  La coordination logistique entre les cheffes de projet et les prestataires assure la livraison clé en main des stands sur le lieu de l’événement. Dans une perspective d’anticipation, la fermeture des marketplaces survient généralement une dizaine de jours avant le jour J. 

 

Cependant, les cheffes de projet demeurent accessibles tout au long du montage, prodiguant conseils aux exposants et détenant une connaissance approfondie des produits des prestataires. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En sus, certains outils d’ajustement de mobiliers comme Egylis permettent de vérifier et de traiter les commandes de mobiliers sur stand le jour J, garantissant une coordination sans faille.

En vérifiant les écarts entre le prévisionnel et le réalisé

Pour analyser ces actions, le mieux est de comparer les réservations initiales et les ajustements de dernière minute, couplés aux feedbacks des exposants sur la gestion de leurs réservations. D’autres mesures sont nécessaires comme : 

• suivre le processus de vérification des commandes de matériel ;
• analyser les retards ou problèmes liés à la livraison des équipements ;
• obtenir le feedback des équipes logistiques. 

Ces données peuvent ensuite être utilisées pour ajuster les stratégies de l’événement suivant. D’ailleurs, cela permet une amélioration continue et une anticipation des défis potentiels.

Comment mieux gérer les équipes opérationnelles sur le salon ?

La dynamique de participation des exposants et intervenants peut évoluer rapidement, nécessitant une gestion agile pour s’adapter au mieux. Dans le même temps, la satisfaction des intervenants et exposants dépend souvent de la qualité de la gestion logistique.

D’ailleurs, selon l’Event Data Book de l’UNIMEV sortit en ce début d’année 2024, “la qualité de l’organisation d’un salon professionnel fait aujourd’hui partie du top 5 des critères de décision pour y participer. »

Grâce à la mobilisation d’une équipe réactive

Face à des changements de dernière minute, la constitution d’une équipe dédiée à la gestion des ajustements urgents est cruciale. Pour cause, cette équipe doit être caractérisée par une disponibilité constante, des rôles et responsabilités clairement définis. Mais aussi une communication régulière pour garantir une coordination efficace. 

Sa réactivité est particulièrement importante lorsqu’il s’agit d’ajuster la disposition des stands ou de répondre aux besoins spécifiques des intervenants.

« Chez Expose, la disponibilité des cheffes de projet est une priorité avant le jour J. Et le jour du salon, la présence d’équipes sur le terrain est ajustée en fonction de la complexité spécifique de chaque salon et du nombre d’exposants. Cette présence varie assurant ainsi une couverture optimale et une réactivité adaptée aux besoins de chaque événement. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

En suivant au mieux les intervenants de conférence

L’élaboration d’un calendrier modulable constitue une approche essentielle pour gérer la participation changeante des exposants et intervenants. Par conséquence, ce calendrier doit permettre une flexibilité suffisante pour accueillir des participants de dernière minute tout en permettant une réaffectation rapide des ressources en cas de désistement. 

De plus, la planification de réunions de suivi fréquentes favorise une communication proactive avec les exposants, partenaires, et intervenants. Ainsi, cela permet une compréhension constante des besoins et une adaptation en temps réel.

En évaluant vos équipes

Le recueil de feedback sur la gestion des changements et la flexibilité de l’équipe réactive offre des insights importants. Cette rétroaction peut provenir directement des exposants et intervenants. Ainsi, ces derniers fournissent une indication précise de la manière dont les ajustements ont été perçus et de leur impact sur la qualité de l’événement.

Une évaluation des temps de réponse et de résolution des problèmes de l’équipe dédiée peut être réalisée. De façon à permettre des ajustements le cas échéant pour améliorer la réactivité.

Et enfin, la mise en place d’enquêtes post-événement analysant les points forts et les axes d’amélioration. Autrement dit, des indications précieuses pour affiner les stratégies opérationnelles des futurs événements. 

Comment mieux gérer les annonces de communication imprévues ?

Une stratégie de communication bien affinée est cruciale pour assurer le succès d’un salon. Malheureusement, il n’est pas rare que les deux derniers mois avant l’événement soient marqués par des annonces imprévues. Ajuster la campagne de communication en conséquence tout en maintenant la clarté des informations est un défi.

En restant flexible sur la stratégie de communication

Les annonces de dernière minute peuvent englober divers aspects: mises à jour importantes, changements dans le programme, ajouts de dernière minute… Pour faire face à ces changements, l’utilisation d’outils de messagerie instantanée internes, tels que Slack ou Teams, peut faciliter une communication rapide au sein de l’équipe organisatrice. Ces plateformes permettent une coordination efficace pour intégrer les annonces et ajuster la campagne de communication.

En plus de ces outils internes, des outils de gestion événementielle facilitent l’envoi de mails en masse. Ainsi, ils diffusent rapidement les informations mises à jour à l’ensemble des participants, exposants et intervenants. En outre, l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) comme aide à l’écriture de contenus peut accélérer le processus de création de messages clairs et concis, optimisant ainsi l’efficacité de la communication. 

En analysant votre trafic

L’analyse des données de trafic sur les canaux de communication, tels que les taux d’ouverture des mails et l’engagement sur les plateformes sociales, offre des insights sur la portée des annonces. Quant aux enquêtes de satisfaction post-événement recueillies, elles permettent d’évaluer la perception des participants par rapport aux ajustements effectués.

En fin de compte, la capacité à gérer efficacement les annonces de dernière minute et à ajuster la stratégie de communication repose sur la flexibilité et la réactivité de l’équipe organisatrice. 

« La plateforme Expose communique auprès des exposants via des e-mailings. L’objectif est de sensibiliser les exposants à anticiper leurs commandes autant que possible, afin d’éviter le stress de dernière minute. » Floriane de Lussac, Directrice communication et marketing chez Expose

Des équipes mobilisées et des outils technologiques : les clés d’une organisation événementielle réussie

Les deux derniers mois avant le jour de l’événement sont cruciaux, nécessitant 3 éléments principaux : 

• anticipation ;
• flexibilité ;
• réactivité. 

Soulager les imprévus organisationnels, mobiliser les équipes et utiliser des outils technologiques, sont des piliers incontestables d’une planification réussie. Au-delà de l’efficacité opérationnelle, cette réflexion invite à repenser la manière dont les événements sont planifiés. Aujourd’hui, demandez-vous quels sont les champs d’actions possibles ? Que mettre en œuvre pour faciliter ce rush ? 

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Le brief ou l’expression du besoin

La décision de changer d’outil de gestion événementielle est une initiative cruciale qui demande une réflexion approfondie. En amont de ce processus, la première étape consiste à comprendre pourquoi un changement est nécessaire. En effet, cette phase implique une analyse rigoureuse et méthodique, s’articulant autour de plusieurs éléments clés.

Identifier et formaliser le besoin

Quels sont les process en souffrance ? Les difficultés rencontrées par les équipes opérationnelles ? Les limites bloquantes des outils déjà mis en place ?

Toutes ces questions se doivent d’être réfléchies en interne. Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier les problèmes existants au sein du système actuel. Cela peut inclure des lacunes de performance, des inefficacités opérationnelles ou des difficultés récurrentes rencontrées par les équipes.

Un outil obsolète peut entraîner des retards dans la coordination des équipes, des erreurs de communication, voire des pertes de données cruciales.

Sonder les équipes opérationnelles

Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle.

Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

En interrogeant les personnes chargées de la logistique, vous pourriez découvrir des frustrations liées à des interfaces complexes ou des problèmes de synchronisation des données.

L’expression d’un besoin clair et formalisé

À travers toutes ces questions, vous obtiendrez des réponses concrètes qui construiront les bases d’un besoin clair et formel dans la transition vers un nouvel outil.

Cette phase stratégique vise à transformer les constats et les retours d’expérience en exigences opérationnelles précises et réalisables.

Bien choisir le bon outil de gestion événementielle

Après la définition d’un besoin clair et formalisé, il vous faut sélectionner l’outil de gestion événementielle. 

Convier la DSI dans l’exploration des solutions possibles

La collaboration étroite avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est impérative pour aligner les besoins opérationnels avec les capacités technologiques de l’entreprise. Pour cela, la création d’un cahier des charges fonctionnel est essentielle. Il offrira une vision claire des exigences techniques, des contraintes, et des critères de performance. En somme, ce document constitue un guide pour l’évaluation des solutions potentielles.

Mettre en place un outil qui répond à 90% au besoin de départ

La sélection de l’outil est une décision stratégique qui doit répondre de manière significative à 90% des besoins exprimés. Car opter pour un outil qui couvre les exigences initiales garantit une base solide, laisse une marge pour des ajustements ultérieurs. Cette approche évite les sur mesures tout en assurant une adéquation essentielle avec les besoins immédiats.

Veiller à ce que le nouveau système reste ouvert et évolutif

Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité.

D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

La communication : le nerf de la guerre dans la mise en place du nouvel outil

L’annonce générale représente un moment clé pour établir une compréhension commune et aligner les équipes sur le sujet.

Expliquer les raisons du changement

En ce sens, il est impératif d’expliquer de manière transparente, factuelle et concrète les raisons qui motivent le changement. En identifiant au préalable les besoins et préoccupations des équipes, par le biais de questionnaires internes ou de points réguliers, vous pouvez aborder ces sujets directement pendant cette annonce.

Préparer au changement et impliquer les équipes

La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

Être à l’écoute après l’annonce

Après l’annonce, vous pouvez mettre en place des feedback réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En outre, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, surtout pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

Nommer des pilotes, des référents de projet (Manager / Ambassadeur)

Une fois la décision de changement annoncée, la transition vers le nouvel outil de gestion événementielle doit être assurée par une adhésion positive de l’équipe. Dans cette perspective, la nomination de pilotes de projet et de référents joue un rôle central dans la gestion du changement.

Identifier et nommer des pilotes de projet pour mettre en place l’outil

Les pilotes de projet ou leaders, seront les guides de l’équipe à travers le changement, et leur sélection doit être minutieuse, que ce soient des managers ou des ambassadeurs parmi les collaborateurs. En principe, ils devraient être choisis en fonction de leurs compétences en communication, de leur connaissance du secteur de l’événementiel, et de leur capacité à motiver les équipes. 

Leur rôle consiste à faciliter la communication, à résoudre les problèmes potentiels, et à maintenir un niveau élevé d’engagement tout au long de la transition.

Former les pilotes de projet

Pour garantir l’efficacité des pilotes de projet, il est crucial d’anticiper leur formation au nouvel outil. Cette phase comprend plusieurs étapes :

• Identification des compétences nécessaires : définir les compétences requises pour maîtriser le nouvel outil et diriger le changement.
• Évaluation des lacunes existantes : évaluer leurs compétences actuelles pour identifier les lacunes et adapter la formation en conséquence.
• Programmes de formation adaptés : mettre en place des programmes de formation sur mesure, alignés sur leurs besoins, pour maximiser leur compréhension de l’outil et du processus de changement.
• Accompagnement personnalisé : offrir un accompagnement personnalisé pour favoriser une compréhension approfondie, résoudre les problèmes potentiels, et renforcer la confiance des pilotes de projet dans le nouvel outil.

Le rôle du prestataire dans le processus de formation

Introduire le prestataire du nouvel outil dans le processus de formation est une étape stratégique. Des temps de formation réguliers avec le prestataire assurent une compréhension continue. Cela implique de détailler les sessions d’accompagnement prévues, leur durée, et d’insister sur l’importance de la personnalisation.

L’accompagnement doit également s’étendre sur le moyen/long terme, avec la mise à disposition d’une FAQ et un support client dédié (Customer Success Manager).

Découvrez comment se déroule une installation chez Planexpo👇

Comment organiser la transition vers le
nouvel outil ?

Organiser la transition d’un système à l’autre constitue une étape clé dans le processus d’adoption d’un nouvel outil de gestion événementielle. La décision, bien que cruciale, n’est que le point de départ d’une migration fluide et efficace.

Nous avions un logiciel l’an passé qui ne nous permettait pas de faire autant de chose que Planexpo. Nous perdions beaucoup de temps à réaliser plusieurs opérations pour nos exposants, et quand on en a plus de 380, c’est très long !

La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.

Audrey Verdez, Chargée de mission Imagin’Con

Assurer une bonne transition d’un système à l’autre

La migration des données 

L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports à partir du système existant.

Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

Conserver les règles fondamentales du métier

Le domaine de l’événementiel dispose de son propre jargon, ses normes, et ses règles fondamentales du métier. Ces termes techniques, ces codes de communication, et ces processus métiers particuliers sont ancrés dans la pratique quotidienne. Notons qu’ils constituent un langage partagé entre les professionnels, facilitant la communication et la compréhension mutuelle. La conservation de ces règles est impérative pour minimiser les perturbations dans les routines quotidiennes des équipes.

Créer un rétroplanning d’installation pour mettre en place l’outil

La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

Mettre en place des KPI pour suivre et contrôler l’implémentation

La définition et la mise en place de Key Performance Indicators (KPI) sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

Exemples de KPI’s à suivre :
– Rapidité d’adoption par les utilisateurs avec le nombre d’utilisateurs actifs et la fréquence d’utilisation ;
– Respect du rétroplanning et des deadlines ;
– Feedback utilisateurs avec prise en compte de la satisfaction, des problèmes…

Vous êtes prêts à changer d’outil !

Mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle requiert une approche réfléchie et stratégique. Cette exploration met en évidence l’importance cruciale de la communication, de la planification minutieuse, et du leadership. En adoptant ces 4 étapes, vous détenez désormais une feuille de route pour une intégration réussie, transformant un défi en une belle opportunité d’innovation et d’efficacité.

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