Piloter un salon de A à Z grâce à la chaîne de plans

Le plan n’est pas un simple fichier que l’on consulte au moment du montage. Il devient un fil conducteur tout au long de la vie de l’événement : de la commercialisation à l’expérience visiteurs. C’est ce qu’on appelle la chaîne de plans. Cette chaîne permet à chaque acteur (commercial, technique, exposant, visiteur, prestataire) d’avoir accès à la bonne information, au bon moment et dans le bon format.

Voici les 5 types de plans que peuvent utiliser ces métiers :

Le plan masse – poser les fondations

C’est la version technique brute du plan, généralement fournie par le gestionnaire du site (parc expo, lieu d’accueil). Le plan masse, souvent issu d’un fichier Autocad, représente l’ossature du lieu : murs, sorties de secours, structures fixes… Il est rarement sexy, mais il est vital. Sans lui, pas de repères, pas de sécurité, pas de cohérence spatiale. 

🔁 Chez Planexpo, ce plan Autocad n’est pas remplacé — il est intégré comme socle de travail.

Le plan d’implantation – structurer l’espace

C’est ici que les choses commencent à prendre forme. Une fois importé dans Planexpo, ce plan devient le cœur de l’outil. Il est enrichi avec les zones commerciales, les allées, les accès prestataires, les calques de circulation, les entrées visiteurs… Il sert de base de travail aux équipes internes pour organiser l’espace, attribuer les stands, et suivre l’évolution du remplissage. Le plan devient le support de coordination entre les services.

🎯 C’est le plan que les chefs de projet connaissent par cœur.

👉 Lire le témoignage de Marine Ragu, Chargée de marketing BtoB pour les salons Rent, et utilisatrice assidue des plans Planexpo

Le plan commercial

Ici, on entre dans la phase de vente. Ce plan est mis à disposition des exposants avant la validation de leur participation. Il est volontairement épuré : certaines informations peuvent être masquées pour ne montrer que l’essentiel (stands disponibles, zones clés, emplacements premium). Il facilite les choix de placement et accélère la conversion.

💡 Il sert à la fois d’outil d’aide à la vente et de support de négociation.

Le plan d’assignation – valoriser et guider

Le grand jour approche. C’est le moment de rendre le plan visible… au public. 

Le plan visiteur peut être interactif, personnalisable, et même inclusif grâce aux intégrations avec Ezymob. C’est un véritable outil de communication et de valorisation de vos exposants : itinéraires optimisés, filtres de recherche, accès PMR… tout est pensé pour offrir une expérience fluide et intuitive.

Cinq plans, cinq moments clés. Chacun joue son rôle, au bon moment, pour accompagner la réussite de l’événement.

De la technique à la stratégie, de l’interne au grand public, la chaîne de plans trace le fil rouge de votre événement. Et surtout, elle permet à chaque acteur — organisateur, exposant, visiteur, prestataire — d’interagir plus simplement, plus rapidement, plus efficacement.

Organisateurs : les 3 bénéfices clés d’un plan structuré

Mettre en place une chaîne de plans structurée, c’est avant tout repenser l’organisation de son événement autour d’un outil collaboratif et partagé. Résultat : moins de pertes d’informations, plus de clarté, et une vraie montée en puissance côté efficacité.

« De nombreux organisateurs utilisent la vente sur plan pour anticiper la commercialisation des prochaines éditions et sécuriser jusqu’à 60% de remplissage avant la fin du salon en cours. » Georges Kamgoua, Responsable marketing et commercial chez Planexpo

Mieux gérer son temps et ses priorités

Lorsqu’un événement mobilise plusieurs services et des dizaines de prestataires, les échanges d’informations peuvent vite devenir lourds. 

Ça a été le cas pour Laura Brown et ses équipes : “Avant, on utilisait énormément les mails et les documents statiques. Aujourd’hui, tout est centralisé, accessible et mis à jour en temps réel.”

Centraliser les données et les rendre accessibles à tous les acteurs permet non seulement de gagner du temps, mais surtout de fluidifier les prises de décision au quotidien. On passe moins de temps à retrouver des fichiers ou vérifier les dernières versions, et plus à se concentrer sur des actions à forte valeur ajoutée. 

👉 Je réduis mes tâches chronophages

Faciliter la coordination entre les équipes

Production, technique, logistique, commercial… Chaque service a ses contraintes et ses repères. Avoir un support commun, lisible et organisé favorise une meilleure compréhension mutuelle et limite les oublis ou malentendus. Chez Micropolis, grâce à une information hiérarchisée, taguée, les équipes collaborent mieux et plus vite.

“Il y a une vraie hiérarchisation de l’information, grâce aux tags et aux badges. Cela permet une lecture rapide des éléments clés.” Laura Brown

Les instructions sont claires, les responsabilités mieux partagées, et les urgences de dernière minute… un peu moins fréquentes 😉

Fluidifier la relation avec les exposants

Un exposant qui sait où il se situe, ce qu’il a réservé, et comment le modifier si besoin, est un exposant plus serein. 

Pour Laura et son équipe, la bascule a été nette : exposants plus autonomes, équipes moins sollicitées pour des demandes de base, et une vraie montée en qualité de la relation. 

“Les exposants peuvent consulter leur affectation en temps réel et ajuster leurs besoins techniques directement sur la plateforme.” Laura Brown

Donner un accès direct à ces informations, sans passer systématiquement par l’organisateur, réduit les échanges inutiles, tout en renforçant la transparence. Pour les équipes, c’est aussi une façon de mieux prioriser les demandes et de se concentrer sur les situations réellement complexes.

Les plans visiteurs : un levier marketing sous-exploité

On le perçoit souvent comme un simple outil d’orientation. Et pourtant, le plan visiteurs est bien plus que ça, c’est un point de repère essentiel pour les visiteurs. Lorsqu’il est bien conçu, il améliore l’orientation, la fluidité des déplacements, la lisibilité de l’offre, et renforce même l’image globale de l’événement. C’est devenu un outil différenciateur qui renforce l’attractivité du salon.

Un levier stratégique pour fluidifier les parcours

Le plan visiteurs dépasse aujourd’hui sa simple fonction d’orientation. Il devient un véritable outil d’image, aussi bien pour les exposants que pour l’événement lui-même.

“Le plan visiteur, c’est clairement le levier marketing. C’est celui que vous pouvez le plus marketer parmi tous les plans qu’on est capable de servir.” Georges Kamgoua

Côté visiteurs, le plan prend une nouvelle dimension. Il devient interactif, personnalisable, et guide le parcours selon les préférences, les besoins ou le temps disponible. Un visiteur peut filtrer les exposants par thématique ou créer son propre itinéraire.

Pour les exposants, c’est une vitrine digitale. Leur logo est visible, leurs informations détaillées, leur présence mieux valorisée. Le plan leur donne de la visibilité… et aux visiteurs, des repères utiles pour les identifier, les comparer, et ne pas les rater.

Pour l’organisateur, le plan devient un tableau de bord en temps réel. Il permet de :

• fluidifier la circulation sur site,
• mettre en avant des zones stratégiques (sponsors, animations, nouveautés…),
• et renforcer l’attractivité de leur événement bien avant l’ouverture des portes.

Accessibilité : intégrer tous les publics dès la conception du plan

En France, plus de 12 millions de personnes sont concernées par une forme de handicap : moteur, sensoriel, cognitif. Beaucoup préparent systématiquement leurs déplacements, et si l’information est floue ou inaccessible, ils renoncent parfois à participer à l’événement.

“80% des handicaps sont invisibles, pourtant la majorité des parcours sont pensés uniquement pour les fauteuils roulants”. Camille, COO chez Ezymob

C’est pourquoi l’accessibilité doit répondre aux besoins de tous les visiteurs, au-delà des normes légales (rampes, accès PMR, ascenseurs…). Il s’agit d’anticiper les besoins pour :

• signaler les zones de repos, les points de contact, les services spécifiques,
• proposer des itinéraires simples et sans rupture,
• offrir des outils de guidage adaptés (repères visuels, sonores, formats FALC…),
• et garantir une expérience fluide dès le dernier kilomètre, depuis les transports jusqu’à l’intérieur du salon.

Penser ces aspects dès la conception, c’est éviter des frictions et surtout ouvrir vos portes à tous les publics, sans exclusion.

Le plan visiteurs, un outil au croisement de l’efficacité et de l’expérience

Le plan visiteurs est donc un point de contact essentiel entre l’événement, ses exposants et son public. Lorsqu’il est intuitif, bien structuré et enrichi de fonctionnalités pertinentes, il améliore immédiatement l’expérience globale du salon.

Il permet aux visiteurs de s’orienter facilement, de localiser les exposants en quelques clics, et de construire un parcours fluide. Il valorise également les exposants en les rendant plus visibles, mieux identifiés, et potentiellement intégrés à des parcours thématiques ou sponsorisés. Il contribue également à renforcer l’image du salon : un événement organisé, moderne, inclusif, qui a pensé à tout, pour tout le monde.

Un bon plan, c’est plus qu’un outil de repérage. C’est un levier puissant de satisfaction, de fidélisation et d’engagement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

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Il est partout. Dans toutes les entreprises. Sur tous les bureaux. Même dans des secteurs où il n’a rien à faire. Excel s’est imposé comme l’outil universel pour gérer à peu près tout… y compris des tâches pour lesquelles il est totalement inadapté.

Et pourtant, en 2025, combien d’organisateurs d’événements continuent encore d’entasser des fichiers Excel pour gérer les inscriptions exposants, les plans de salons, le suivi des paiements et les relances clients ? Pourquoi ? Par habitude, par peur du changement, ou simplement parce que « ça marche comme ça depuis toujours ». 

Si vous gérez encore vos salons sur Excel, il est peut-être temps de vous poser les bonnes questions 😉

• Combien de temps perdez-vous à chercher la bonne version de votre fichier ?
• Combien d’erreurs avez-vous dû corriger à cause d’une mauvaise saisie ou d’un fichier mal partagé ?
• Combien de fois avez-vous mis à jour un document ? 

Excel, le mythe du « gratuit » qui coûte cher à votre salon

Sur le papier, Excel semble être une solution économique. Un tableur simple, sans abonnement mensuel, accessible à tous. Mais en réalité, son coût caché est bien plus élevé que vous ne l’imaginez.

Combien de temps perdez-vous à gérer vos fichiers Excel ? 

Chaque modification entraîne une cascade de mises à jour manuelles. Un exposant change de stand ? Vous mettez à jour le plan du salon sur un fichier Excel, vous envoyez un email à vos commerciaux, vos prestataires techniques, vous mettez à jour un second fichier, puis un autre… sans jamais être sûr que tout soit bien pris en compte.

Combien d’erreurs Excel a-t-il déjà causées dans votre organisation ?

Un simple copier-coller mal placé, une colonne effacée par mégarde et c’est la catastrophe : un exposant peut se retrouver avec un mauvais stand, un mauvais tarif ou pire… ne pas apparaître sur la liste des participants !

Êtes-vous sûr de toujours travailler sur la bonne version ?

Impossible de savoir qui a modifié quoi et quand. Une cellule a changé ? Bonne chance pour identifier l’origine du problème. Résultat : des doublons, des fichiers obsolètes et une organisation paralysée.

“Où est la dernière version du fichier ?” Si cette question revient régulièrement dans votre équipe, c’est qu’il y a un problème. Un salon ne s’organise pas avec un tableur, mais avec un outil capable de centraliser les informations et d’évoluer avec vos besoins.

Multiplier les fichiers Excel : un cauchemar dans votre organisation d’événements

Un fichier pour les inscriptions exposants. Un autre pour le plan du salon. Un troisième pour le suivi des paiements. Sans oublier celui des relances commerciales, et bien sûr, la version “copie de sauvegarde” au cas où… Bienvenue dans l’enfer des fichiers Excel.

Trois exemples concrets d’une gestion absurde sur Excel :

Comment ? Vous dessinez vos plan de salon sur Excel ? 

Vous faites un tableau Excel avec les stands. Un exposant veut agrandir son espace ? Vous devez tout décaler à la main, risquant de désorganiser tout le plan. Pire, il faut mettre à jour le fichier, informer l’équipe commerciale, prévenir la comptabilité, vérifier que cela ne crée pas d’incohérences… et espérer que personne ne travaille sur l’ancienne version.

Relances de paiement : combien d’exposants passent à la trappe ?

Vous devez suivre les paiements manuellement et envoyer des relances à la main. Résultat : certains exposants payent deux fois, d’autres ne sont pas relancés.

Badges exposants : erreurs avant d’imprimer la version finale

Chaque exposant envoie les noms des personnes présentes sur son stand. Problème ? Chacun a une façon différente de remplir le fichier : noms en majuscules, prénoms inversés, doublons… Vous passez des heures à tout remettre en ordre.

Qui plus est, plus votre événement grandit, plus votre gestion devient un casse-tête. Ce qui pouvait sembler “gérable” avec 30 exposants devient un chaos absolu avec 200 stands, des ajustements de dernière minute et des échanges incessants avec les exposants.

Quand Excel freine votre croissance et épuise vos équipes

Excel n’est pas juste un outil dépassé : il ralentit votre organisation et fatigue vos équipes. Ce qui devait être un simple suivi devient rapidement une mission chronophage, remplie de tâches répétitives et de vérifications constantes.

Un frein à la croissance de votre salon

🔸 Impossible de passer à l’échelle : Plus d’exposants signifie plus de fichiers, plus de tableaux… et plus de complications.
🔸 Un suivi client limité : Excel n’est pas un CRM et ne permet pas d’historiser les échanges ou de segmenter efficacement vos prospects et exposants.
🔸 Aucune collaboration efficace : Dès qu’un fichier est partagé, c’est la panique. Qui a la bonne version ? Qui a modifié quoi ?

Une charge mentale inutile pour vos équipes

🔸 Mises à jour manuelles : Chaque information doit être saisie plusieurs fois dans différents fichiers, multipliant les risques d’erreurs.
🔸 Relances et suivis fastidieux : Pas d’automatisation, donc tout repose sur des rappels manuels (et beaucoup d’e-mails). 
🔸 Données éparpillées : Impossible d’avoir une vision globale sans perdre du temps à recouper les informations

🎤 Témoignages d’organisateurs qui ont abandonné Excel

Excel est un frein invisible, jusqu’au jour où il devient une vraie barrière à la gestion efficace d’un salon. Deux organisateurs témoignent de leur transition vers un outil métier et des bénéfices immédiats qu’ils ont constatés.

👉 Voir le témoignage complet

👉 Lire le témoignage complet

Ces témoignages parlent d’eux-mêmes : Excel peut sembler suffisant, jusqu’au moment où il vous fait perdre du temps, de l’argent et même des opportunités !

Il est temps d’adopter un outil métier !

Excel vous a peut-être dépanné jusqu’ici, mais soyons honnêtes : il n’a jamais été conçu pour gérer un salon professionnel. Plus votre événement grandit, plus ses limites deviennent évidentes. Et plus il devient un frein au bon déroulement de votre événement. Avec un logiciel dédié, tout est centralisé : gestion des exposants, plan interactif, relances… fini les fichiers éclatés et les versions multiples.

• Automatisez vos tâches : plus de relances manuelles ni de saisies à répétition, tout est mis à jour en temps réel
• Collaborez efficacement : chaque équipe accède aux mêmes infos sans perte de temps.
• Gagnez en réactivité : vos exposants et visiteurs obtiennent des réponses instantanées.

👉 Excel a fait son temps. Si vous voulez que votre salon gagne en efficacité, il est temps de passer à un outil conçu pour votre métier. Alors, prêt à dire adieu aux tableurs ? 😉

Excel VS Planexpo : quel outil pour gérer votre salon?

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Date : 11 février 2025
Organisé par : inwink
Intervenants : Philippe Khattou, CMO chez inwink ; Eva De Almeida, Chargée de communication chez Finance Innovation ; Céline Beckrich, Consultante digitale chez Dis Céline ; Amaury Demongeot, Directeur chez Pixalione ; Manon Gravereau, Content Marketing Manager chez inwink ; Nicolas Huberman, Fondateur de Story for Brands ; Florian Lavenu, Directeur général chez CDI Médias & Services.
Thème : Stratégies de communication et publicités digitales pour maximiser l’impact des événements.

J’ai eu l’opportunité de participer au User Group inwink à Paris le 11 février dernier, un événement dédié aux organisateurs et professionnels de l’événementiel. Cette journée a été l’occasion d’écouter plusieurs experts sur 2 vraies problématiques d’organisateurs d’événements : 

• Comment engager son audience grâce à une communication organique efficace (SEO, réseaux sociaux, emailing) ?
• Comment maximiser l’acquisition de participants via la publicité digitale (SEA et social ads) ?

Retour sur les enseignements clés de cette édition et mes insights en tant que participante.

Si ce type d’événement vous plait, alors vous adorerez le prochain Event Techs Place à Lyon ! Au programme : des sessions avec des intervenants de l’événementiel, un forum de partenaires et du networking. Les inscriptions sont ouvertes 🚀

Communication organique : créer une dynamique avant, pendant et après l’événement

Un événement = une machine à contenus

Lors de son intervention, Philippe a insisté sur un point clé : un événement ne se limite pas au jour J, il doit vivre avant, pendant et après grâce à un écosystème de contenus bien pensé et structuré.

💡 Les leviers à activer pour une communication efficace :

• Anticiper dès la phase de préparation : réfléchir aux contenus qui seront générés (témoignages exposants, interviews, statistiques, captation vidéo…).
• Recycler et republier intelligemment : un même contenu peut être exploité sous plusieurs formats (posts LinkedIn, vidéos courtes, emailing, articles de blog).
• Miser sur les contenus générés par les utilisateurs (UGC) : encourager exposants et visiteurs à partager leur expérience via des témoignages, stories ou posts.

En tant que chargée de marketing, c’est un conseil que j’essaie d’appliquer au quotidien. Un événement, qu’il s’agisse d’un salon ou d’un autre format, est une vraie mine d’or en termes de contenus. Réfléchir aux contenus à décliner, c’est une forme de gymnastique d’esprit ! Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Quels canaux de communication privilégiés pour votre événement ? 

Pour Eva, une stratégie multi-canal bien pensée est essentielle pour engager son audience et maximiser la portée d’un événement. Elle partage son retour d’expérience sur ses 2 leviers les plus efficaces en BtoB.

LinkedIn : le réseau social incontournable pour les événements professionnels.

• 23 000 abonnés et des pages dédiées pour chaque événement.
• Un calendrier éditorial anticipé 4 à 6 mois avant l’événement, avec un mix de contenus adaptés aux différentes phases (teasing, programme, mises en avant d’exposants…).
• Ses formats les plus performants : les vidéos engageantes, visuels dynamiques, les posts avec insights sectoriels et témoignages d’intervenants.

L’emailing avec Brevo : un levier puissant pour activer et relancer les participants.

• Des campagnes d’invitation et des relances ciblées en amont de l’événement.
• Des emails de rappel et de confirmation pour maintenir l’engagement.
• Une communication post-événement pour prolonger l’impact et fidéliser l’audience.

👉 Résultats : une augmentation du taux d’engagement, du nombre d’inscriptions et de la portée des événements.

L’emailing est un outil très puissant, mais il faut savoir le doser. Trop de mails, et on risque de lasser les destinataires ; pas assez, et l’événement peut passer inaperçu. La clé, c’est de trouver le bon équilibre : des messages pertinents, bien construits, qui donnent vraiment envie d’être ouverts. Au-delà du rappel logistique, il faut que chaque email réponde à une vraie question pour le participant : qu’est-ce que ça va m’apporter de venir ?
Et bien sûr, tout cela repose sur une base de données propre et bien segmentée. Un mauvais ciblage, et c’est la porte ouverte aux spams et aux faibles taux d’ouverture. Parfois, mieux vaut envoyer moins d’emails, mais qu’ils soient ultra-qualitatifs et engageants.  Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Les tendances à intégrer en communication événementielle 

Céline et Philippe ont mis en avant l’importance d’adapter la communication aux tendances actuelles :

🔸 Les hooks pour capter l’attention dès les premières secondes. Ils peuvent être auditifs, de contenus ou visuels.
🔸 La personnalisation des messages en fonction de la cible et du moment.
🔸 L’utilisation des tendances réseaux sociaux (TikTok, Instagram, LinkedIn) tout en adaptant le ton au public visé.

Ce qui marche sur TikTok ou Instagram peut être réadapté sur LinkedIn pour un public BtoB, notamment avec des formats plus éducatifs et immersifs.
Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

Comment booster les inscriptions à vos événements ?

SEO vs SEA : quelle approche privilégier pour votre événement ?

Amaury et Manon ont rappelé l’importance d’un bon équilibre entre SEO (référencement naturel) et SEA (référencement payant) pour maximiser la visibilité d’un événement. Deux choix s’offrent à vous : 

Utiliser le SEO (Search Engine Optimization) en amont de votre salon pour bien positionner vos pages “événement” sur Google. Pour cela, vous pouvez :

• Créer du contenu optimisé (articles, FAQ, pages bien structurées).
• Vous emparer de YouTube qui est encore sous-exploité pour l’événementiel, alors qu’il offre un excellent levier SEO.

Quant à l’utilisation du SEA (Search Engine Advertising), ce serait pour : 

• Activer vos campagnes dans les 3 derniers mois avant l’événement pour un effet boost.
• Utiliser les réseaux sociaux (LinkedIn Ads, Meta Ads, TikTok Ads) pour cibler les bons profils.
• Recibler les visiteurs du site avec des publicités sur les réseaux, dans l’optique d’une stratégie de retargeting.

Réduire le coût des campagnes SEA grâce à une meilleure segmentation

Nos experts ont donné 3 bonnes pratiques pour maximiser l’efficacité des campagnes publicitaires :

• Automatiser et bien cibler en exploitant les données CRM et en affinant les audiences.
• Faire de l’A/B Testing sur les landing pages pour identifier les messages les plus performants.
• Optimiser le budget : -25% sur les coûts en utilisant des données first-party. « Les données first party désignent les informations que vous collectez sur vos clients, les visiteurs de votre site et les utilisateurs de votre application pendant qu’ils interagissent avec vos produits et services ». Source : service support Google

👉 Résultats observés par les experts : plus de conversions avec un budget maîtrisé, et un meilleur ROI sur les campagnes événementielles.

4 actions à retenir pour optimiser la communication de vos événements

1️⃣ Penser son événement comme un générateur de contenus, en anticipant les formats dès la préparation.

2️⃣ Exploiter les canaux adaptés à son audience : LinkedIn, emailing, vidéo et UGC pour maximiser l’engagement.

3️⃣ Optimiser la visibilité avec un mix SEO et SEA : le SEO pour préparer le terrain, le SEA pour accélérer les inscriptions.

4️⃣ Segmenter et automatiser ses campagnes publicitaires pour réduire les coûts et maximiser le retour sur investissement.

Un événement bien promu est un événement réussi ! 🚀

Mon avis sur cette événement ? 

Comme toujours, j’apprécie les événements organisés par notre partenaire inwink, qui réussit à proposer un format qualitatif alliant conférences thématiques et moments de networking. C’est un équilibre qui fonctionne bien, offrant à la fois du contenu inspirant et des échanges concrets avec d’autres professionnels de l’événementiel.
Les sujets abordés étaient très pertinents, et même si certains points auraient mérité d’être explorés plus en profondeur, cela reste une excellente base de travail pour affiner nos stratégies de communication et d’acquisition. De quoi repartir avec des idées claires et actionnables pour nos prochains événements !

Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

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Date : 31 janvier 2025
Organisé par : Agathe de Comeeti
Intervenants : Benoit Trystram, Marine Lefort, Antoine de Tavernost, Johan Mazeirat, Morgane Bamba

L’événementiel évolue à grande vitesse, et ce webinaire a été une plongée dans les tendances clés de 2025. Voici une synthèse et mes retours en tant que participante, sur les évolutions majeures qui vont façonner notre manière d’organiser, d’exploiter et de valoriser les événements.

👉 Revoir le webinaire

Événementiel : un secteur en mutation

Après trois années de forte croissance portée par les grands événements (JO, Coupes du Monde, etc.), le secteur événementiel entre dans une nouvelle phase plus incertaine.  

Les intervenants ont identifié quelques défis :

• Les contraintes budgétaires s’accroissent et les investissements se rationalisent.
• Les attentes des participants se renforcent, exigeant des expériences plus engageantes et un retour sur investissement clair.
• Le digital et l’IA transforment l’événementiel, nécessitant un équilibre entre automatisation et personnalisation.

Les tendances abordées lors du webinaire étaient souvent issues des stratégies des grandes marques de luxe, pionnières en matière d’événements expérientiels et immersifs. Cependant, leur modèle n’est pas toujours transposable tel quel à d’autres secteurs. L’enjeu est d’adapter ces tendances aux réalités budgétaires et aux formats propres aux salons et congrès, en misant sur l’intelligence événementielle et les outils digitaux adaptés. Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

💡 Dans l’univers des salons et congrès, le ROTI (Retour sur Temps Investi) devient un indicateur incontournable. Un exposant ou un visiteur ne se déplace plus uniquement pour « être présent », mais pour générer du business, apprendre ou nouer des connexions utiles en un minimum de temps.

Les 4 tendances événementielles pour 2025

L’Événement à impact : du ROI au ROTI (Retour sur Temps Investi)

👉 Le mot d’ordre : faire mieux avec moins

• Optimisation du budget et du temps → Les formats doivent être plus ciblés et performants.
• Captation et fidélisation des audiences dispersées → Un enjeu majeur face à la saturation des événements.
• Automatisation & ultra-personnalisation → L’IA joue un rôle clé dans l’optimisation des processus et la segmentation intelligente des participants.

Comment maximiser le ROTI sur vos salons ? 

✔ En automatisant vos tâches chronophages → l’IA aide à cela. Et d’autres outils de gestion événementielle permettent de fluidifier les inscriptions exposants par exemple, d’automatiser les relances, paiements et de libérer du temps pour des actions à plus forte valeur ajoutée.

Retrouvez notre dernier webinaire sur la gestion des tâches chronophages avec Planexpo. 

✔ En proposant des parcours ultra-personnalisés → Avec des outils de gestion événementielle adaptés, chaque participant peut structurer son agenda, accéder aux bons interlocuteurs et maximiser l’utilité de son déplacement.

✔ En utilisant le matchmaking intelligent → Optimisez la mise en relation entre exposants et visiteurs en facilitant la prise de RDV qualifiés avant l’événement. Un gain de temps précieux pour tous les participants.

L’émotion au cœur des stratégies événementielles

👉 Le mot d’ordre : créer du lien pour un engagement durable

• L’émotion est devenue un levier stratégique incontournable pour renforcer l’adhésion et la fidélisation des participants.
• « Le client est une ressource rare » → L’objectif est de favoriser une relation plus sincère et immersive entre participants et marques.

💡Les salons doivent intégrer plus de « moments » pour favoriser la connexion et la proximité. L’idée du « story living » et « story making » (vivre et co-construire l’événement) est particulièrement pertinente pour les événements B2B.

L’impact environnemental et social des événements

👉 Le mot d’ordre : réduire l’empreinte carbone et optimiser l’engagement

• Sobriété numérique : Johan Mazeyrat de Sparkup illustre bien cette réalité : un webinaire d’1h sur Zoom ou Teams vec 200 participants génère environ 1,3 tonnes de CO2, soit l’équivalent d’un trajet de 5 000 km en voiture. C’est colossal 😱
• Engagement des participants → Un spectateur passif décroche au bout de 5 à 6 minutes. Captiver son attention devient donc un défi majeur.
• Limiter le multitâche → 84% des participants à un événement en ligne sont aussi occupés sur d’autres tâches, ce qui réduit considérablement l’impact du message transmis.

💡L’éco-responsabilité doit être pensée dans les moindres détails. La tendance des événements hybrides doit intégrer des outils favorisant une expérience plus captivante et moins énergivore.

L’événement comme un média : un levier à exploiter

👉 Le mot d’ordre : les marques deviennent des médias

• Un événement est un creuset de contenus « premium » (conférences, interviews, démonstrations, etc.).
• L’événementiel doit s’intégrer dans une stratégie 360 en combinant live, digital et influence.
• Il y a une véritable « entertainisation » de l’événement → Désormais, les marques s’inspirent des codes du divertissement pour capter l’attention.

💡Le potentiel de l’événement en tant que média est sous-exploité dans l’univers des salons. Intégrer des formats de micro-contenus (extraits vidéos, podcasts, lives, etc.) pourrait booster leur portée.

Comment appliquer ces tendances sur vos salons ?

Pour appliquer concrètement ces tendances, voici quatre leviers essentiels à activer dès maintenant.

D’abord, avancez par étapes en testant de petits changements avant d’opérer une transformation plus large.

Ensuite, misez sur l’ultra-personnalisation : l’IA peut être un précieux allié, mais elle doit toujours être mise au service de l’humain, qui reste au cœur de l’expérience.

Le digital doit également être exploité de manière stratégique : un simple replay ne suffit plus, il faut découper et dynamiser le contenu à travers des formats engageants comme des podcasts, best-of ou extraits courts.

Enfin, intégrez l’influence événementielle en collaborant avec des ambassadeurs et influenceurs, pour prolonger l’impact de l’événement bien au-delà du jour J.

Mon avis sur ce webinaire ?

La qualité des échanges était au rendez-vous, et le format interactif a permis d’aborder les tendances sous un angle concret et engageant. Je n’ai pas vu le temps passer, preuve que le contenu était captivant et bien rythmé 😉. Mention spéciale à Benoît Trystram, dont l’intervention m’a particulièrement marquée. Il a su apporter des exemples très pertinents et applicables à l’événementiel B2B, notamment aux salons et aux problématiques des organisateurs.

Enfin, le format innovant et interactif a vraiment fait la différence. Ce type d’approche, qui favorise les échanges et l’immersion, donne envie de suivre les prochaines éditions !

Anne-Laure, Chargée de marketing chez Planexpo

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La transformation digitale a profondément remodelé le secteur de l’événementiel, modifiant les méthodes d’organisation, de gestion et d’interaction. Parmi les innovations majeures, la signature électronique se démarque comme un outil pour moderniser les processus contractuels. 

Cet article explore comment la signature électronique peut s’implanter efficacement dans votre organisation événementielle, offrant une vision complète de ses avantages et des meilleures solutions disponibles.

La signature électronique et sa valeur juridique

La signature électronique permet de donner à un document numérique la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle permet de garantir l’intégrité d’un document et l’identité de l’émetteur.

La Commission Européenne définit la signature électronique comme étant un ensemble de données sous forme électronique, qui sont attachés à d’autres données électroniques ou qui y sont logiquement associées, et que le signataire utilise pour signer 

Fonctionnement et types de signatures électroniques

Il existe trois principaux types de signatures électroniques, définis par le règlement européen eIDAS :

1. Signature électronique simple (SES) : La forme la plus basique, elle n’implique pas de vérification rigoureuse de l’identité du signataire.                                                     👉 Une signature scannée ou un simple « clic pour signer » un document en ligne

2. Signature électronique avancée (AES) : Ce type de signature est lié au signataire de manière unique, permettant ainsi d’identifier celui-ci avec un certain niveau de sécurité.                                                                                                                           👉 L’AES requiert un certificat de signature qui prouve l’identité du signataire

3. Signature électronique qualifiée (QES) : La forme la plus sécurisée et juridiquement contraignante. Elle nécessite un certificat qualifié délivré par une autorité de confiance et l’utilisation d’un dispositif sécurisé pour la création de la signature.                                                                                                                                  👉  Dans la législation européenne, la signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite

Tableau de comparaison des différentes signatures électroniques 

Valeur juridique de la signature électronique

En Europe, depuis 2016, la signature électronique est encadrée par le règlement eIDAS. Ce règlement garantit que les signatures électroniques qualifiées ont une validité légale à travers tous les États membres de l’Union européenne. Cela signifie que les documents signés électroniquement doivent être acceptés au même titre que les documents signés de manière manuscrite.

Les avantages de la signature électronique en tant qu’organisateur d’événements

La digitalisation des processus de signature présente de nombreux avantages, particulièrement pour vous, organisateurs. Elle est devenue un atout majeur dans ce secteur. Découvrez ses principaux avantages :

Réduction des coûts

L’utilisation de la signature électronique permet de réduire de manière significative les coûts liés à l’impression et au transport. En se passant de ces éléments, vous pouvez économiser des ressources, optimiser vos processus administratifs et permettre une meilleure allocation du budget.

Sécurité et conformité

La signature électronique repose sur des technologies avancées de cryptage qui garantissent l’authenticité des signatures. Chaque signature est traçable, ce qui permet de s’assurer que le document n’a pas été altéré. De plus, elles respectent des normes strictes et sont juridiquement reconnues, assurant une conformité complète avec les réglementations en vigueur (règlement eIDAS en Europe).

L’implémentation dans votre organisation événementielle 

La signature électronique ne se limite pas à l’accélération des processus internes. Elle offre aussi une solution pratique pour gérer toutes les interactions contractuelles entre les différents acteurs d’un événement. Voici comment elle peut être implémentée à divers niveaux de votre organisation événementielle :

Exposants : simplifier les contrats d’expositions et les accords de participation

Vous le savez, l’un des aspects les plus chronophages de l’organisation d’un salon est la gestion des contrats avec les exposants. Grâce à la signature électronique, ces accords peuvent être envoyés, signés et retournés en quelques clics. Plus besoin d’imprimer, de scanner ou de poster les contrats. Ce processus dématérialisé réduit le temps de traitement, simplifie les suivis et assure un flux plus rapide des confirmations de participation.

👉 Je réduis mes tâches chronophages en regardant le webinaire 

Partenaires : gérer les partenariats avec les fournisseurs et les services logistiques

Les événements impliquent souvent la collaboration avec divers prestataires, qu’il s’agisse de fournisseurs, de services techniques ou de logistique. L’utilisation de la signature électronique permet de centraliser et d’accélérer la gestion des contrats avec ces partenaires. Non seulement cela facilite la finalisation des accords, mais cela permet aussi de garder une trace numérique des engagements, assurant ainsi une meilleure gestion des risques et une meilleure transparence.

Sponsors : finaliser rapidement les accords de sponsoring, même à distance

Les sponsors jouent souvent un rôle clé dans le financement et la visibilité d’un événement. La signature électronique permet de conclure des accords de sponsoring rapidement, même lorsque les parties sont géographiquement éloignées. En supprimant les délais liés aux signatures physiques, les accords de sponsoring peuvent être validés en un temps record.

Participants : automatiser les inscriptions et les accords de participation pour les visiteurs et les conférenciers

L’automatisation des inscriptions via la signature électronique simplifie la gestion des participants, qu’il s’agisse de visiteurs ou de conférenciers. Les accords de participation peuvent être signés électroniquement lors de l’inscription, éliminant ainsi les formalités administratives sur place. Cela permet non seulement de fluidifier le parcours des participants, mais aussi de garantir une meilleure organisation en amont de l’événement.

3 outils pour gérer la signature électronique

Pour intégrer efficacement la signature électronique dans vos processus, plusieurs outils sont disponibles. Que vous recherchiez une solution généraliste ou une option spécifiquement adaptée au secteur de l’événementiel, voici une sélection d’outils fiables pour vous aider à optimiser la gestion de vos documents.

Les solutions généralistes

DocuSign

Un des leaders mondiaux des signatures électroniques, DocuSign propose une plateforme intuitive et sécurisée, compatible avec un large éventail d’applications et de systèmes. Il est utilisé par de nombreuses entreprises pour gérer les contrats et accords dans tous types de contextes, y compris événementiels.

Adobe Sign

Intégré à l’écosystème Adobe, Adobe Sign permet de signer des documents directement à partir des logiciels Adobe, mais aussi via d’autres outils grâce à ses nombreuses intégrations. Sa sécurité et sa conformité avec les normes internationales en font un outil populaire pour les organisations cherchant à simplifier leurs processus documentaires.

SignRequest

Une solution plus légère mais tout aussi efficace, SignRequest est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’utilisation et son coût réduit. Il offre les fonctionnalités essentielles pour une gestion rapide des signatures électroniques, tout en garantissant la sécurité et la conformité.

Visuels des outils DocuSign, SignRequest et Adob Sign

LA solution spécifique à l’événementiel

Planexpo 

En tant que logiciel métier événementiel, Planexpo intègre nativement la signature électronique dans le process de contractualisation. À la fin du tunnel de conversion, lorsque l’exposant est prêt à confirmer sa participation à un événement, il a donc la possibilité de signer en ligne son contrat de participation. Une pop-up présente alors le bon de commande complet à l’exposant, avec le détail des prestations demandées. Dans cette même fenêtre, l’exposant dispose d’un lien d’accès direct à son contrat incluant l’intégralité des conditions générales de vente écrites. Enfin, il peut définir le mode de paiement qui lui convient parmi les choix proposés par l’organisateur, puis cocher les cases qui attestent la bonne prise en compte des éléments contractuels sus-cités.

L’implémentation de la signature électronique (mode SES) dans Planexpo est un moyen efficace pour réduire le délai de retour des contrats signés à l’organisateur. En un clic, l’organisateur contresigne chacune des demandes de participation des exposants. Cette action génère automatiquement les contrats de participation signés des deux parties, faisant gagner un temps précieux aux signataires.

L’optimisation du cycle de vente est centrale et commune à toutes les automatisations prévues dans Planexpo. La signature électronique, tout comme la génération automatisée des documents contractuels, factures, et autres, sont des quick wins qui allègent la charge mentale des équipes organisatrices, ravies de pouvoir se recentrer sur des actions à valeur ajoutée.

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Organisateurs d’événements : comment sécuriser votre chiffre d’affaires N+1 ?

4 techniques de vente pour maximiser vos revenus

Ce webinaire a été axé sur 4 techniques de vente principales pour sécuriser les revenus de vos salons : le rebooking, le fastbooking, l’early booking et la prime de fidélité. Toutes centrées sur la maximisation des intentions d’achat lors de l’événement en cours.

Chaque événement nécessite une approche sur mesure. En effet, ces tactiques doivent être adaptées à la taille de l’événement, au budget, aux équipes sur le terrain, aux spécificités de son marché, de ses participants, etc.

Le rebooking

L’un de nos intervenants, Mickaël Burdet, a une expérience significative dans la gestion commerciale de salons à Paris. Il a souligné l’importance du « rebooking », une pratique qui propose aux exposants de renouveler leur réservation souvent pendant l’événement. Un rebooking efficace repose sur des offres attrayantes qui garantissent aux exposants le même emplacement et des tarifs avantageux.

Cette stratégie a pour avantage d’engendrer jusqu’à 50% d’intentions d’achat soit une 1ère base solide de revenu pour l’édition suivante !

Le fastbooking

Semblable aux ventes flash, le fastbooking est une période limitée durant laquelle les anciens exposants peuvent réserver leur emplacement, souvent avec des conditions avantageuses. Cette approche crée un sentiment d’exclusivité et peut sécuriser jusqu’à 80% des intentions d’achat pour l’édition suivante.

Le early booking

Cette technique encourage les exposants à s’engager tôt avec des tarifs réduits et des choix préférentiels d’emplacement. Elle vise non seulement à augmenter les ventes anticipées mais aussi à renforcer la fidélité et la satisfaction des exposants.

La prime de fidélité

C’est une stratégie de récompense pour les exposants qui s’engagent à participer à un événement sur deux années consécutives, souvent par le biais de remise immédiate. Cette technique assure aux exposants un emplacement fixe, renforçant leur visibilité et leur présence dans l’événement sur le moyen terme.

Mickaël Burdet insiste sur un point : pour que ces techniques portent leurs fruits, l’adhésion des équipes commerciales est essentielle. Il est crucial que les commerciaux soient non seulement bien informés des différentes options et stratégies à leur disposition, mais aussi qu’ils adhèrent pleinement à ces méthodes.

L’optimisation des process de vente et de l’administration des ventes

“Keep it Simple” ou comment simplifier les procédures administratives des exposants, et faire gagner en efficacité les équipes opérationnelles.

La simplification par le packaging des offres

En proposant des packages tout compris qui incluent stand, outils de communication, mobiliers et équipements, les organisateurs peuvent non seulement faciliter la prise de décision pour les exposants mais aussi négocier des prix avantageux grâce à des achats groupés. Ces packages incitent les exposants à s’engager tôt, ce qui permet de sécuriser les revenus bien avant l’événement.

L’utilisation du formulaire de participation

La commercialisation d’un salon débute souvent par l’envoi de formulaires de demande de participation. Un formulaire bien conçu peut simplifier le processus de vente, mais un formulaire complexe et long peut entraîner des erreurs et des allers-retours fréquents avec les commerciaux.

Frédérique de Quinze Mai, utilisatrice de l’outil Planexpo et intervenante au webinaire, a mis en lumière la facilité avec laquelle les formulaires peuvent être dupliqués et adaptés. En effet, elle l’a expérimenté pour ses propres événements, ce qui lui a permis de commercialiser plus rapidement ses stands pour les éditions futures.

Planexpo nous permet une duplication rapide et une mise en action immédiate de l’équipe commerciale. Ainsi, les bons de commande sont générés plus vite, et cela leur permet de connaître instantanément les intentions d’achat des exposants.

Elle utilise également le builder de formulaire de Planexpo où elle peut ajouter des prestations complémentaires en toute autonomie au cours de la commercialisation. Ce qui renforce sa capacité à répondre aux besoins des exposants sans délai prolongé.

La centralisation digitale de l’administration des ventes

En plus du formulaire simplifié, Frédérique Gerry utilise Planexpo pour centraliser sa gestion administrative. Elle a parfois été confrontée à des erreurs telles que les mauvaises facturations ou les problèmes de compliance. Avoir un outil dédié lui a considérablement réduit ces erreurs administratives puisque les exposants bénéficient d’un accès permanent à leurs contrats et factures via un espace dédié en ligne.

👉 Découvrir l’espace exposant Planexpo

Des petites entités du secteur public aux grands groupes, chacun a ses propres exigences et procédures administratives. Cette capacité à gérer efficacement une telle diversité est essentielle pour éviter les frustrations et les retards qui peuvent survenir lors de la gestion des inscriptions et des paiements.

Exploitez les options complémentaires pour accroître vos marges commerciales

L’adoption d’outils digitaux et d’offres supplémentaires représente une stratégie clé pour augmenter les marges commerciales et enrichir l’expérience des participants dans l’organisation de vos salons. Découvrez comment 👇

La digitalisation de vos événements

Mickaël Burdet revient sur la pandémie de COVID-19 qui a accéléré l’intégration du digital dans les événements physiques. Cet événement mondial a permis d’étendre l’audience au-delà du jour J du salon. Des solutions proposent désormais de prendre des rendez-vous en ligne, d’enregistrer des conférences, et de proposer une offre de contenu numérique enrichissant pour l’utilisateur.

La capacité à proposer des contenus accessibles à distance transforme les salons en plateformes multimédia où le contenu peut être réutilisé ou vendu. C’est là que la marge commerciale se fait. Cette approche ne se limite pas aux jours du salon, mais se prolonge avant et après, maximisant l’engagement et la génération de revenus.

L’assurance comme option complémentaire

L’innovation dans les offres de service aux exposants est également une stratégie cruciale. La collaboration entre Planexpo et Leeloo en est un exemple concret. En effet, nous avons introduit la solution d’assurance Leeloo au sein du formulaire de participation exposant. Gérald Beyrand, Président de Phenomen et représentant de Leeloo lors de notre webinaire, nous présente la solution.

Leeloo est une solution d’assurance intégrée à Planexpo qui permet aux organisateurs de proposer des assurances annulation, dommage, et responsabilité civile directement lors de la réservation. Leeloo facilite la gestion des risques pour les organisateurs et les exposants.

Ce service ajoute une sécurité pour les exposants et transforme les assurances en source de revenus pour les organisateurs. Comment ? En ajoutant des marges sur les primes d’assurance vendues. Cette approche n’est pas seulement un avantage financier, mais aussi un moyen de rassurer et de fidéliser les exposants.

Julia Batarchukova ajoute également : en particulier celles et ceux qui viennent de l’étranger. Ils pourraient être préoccupés par les risques liés aux investissements dans des salons internationaux.

Cette sécurité peut jouer un rôle déterminant dans la décision d’un exposant d’investir dans un salon, surtout dans un contexte international où les incertitudes peuvent être plus importantes. 

Ainsi, l’assurance comme option complémentaire n’est pas seulement un avantage pour la gestion des risques, mais c’est aussi un élément stratégique qui renforce la fidélité des exposants. Proposer ce service améliore leur satisfaction et assure une expérience plus sereine et sécurisée, contribuant à la réussite globale de l’événement.

Visionnez le replay du webinaire ! 

Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.

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