Mer et Vigne x Planexpo

Comment gérer 13 salons seule ?

Photo d'un stand du salon mer et vigne. On y voit des produits du terroir.

2ème photo d'un stand fromager au sein du salon Mer et Vigne. On y voit un artisan producteur également.

Photo d'un 3ème stand du salon Mer et Vigne, avec des charcuteries sur le devant du stand, 2 visiteurs et un charcutier artisan

Je suis passée chez Planexpo 🚀

Je suis Dorothée Carneiro Chollat-Namy. J’ai repris l’entreprise Mer et Vigne depuis décembre 2023. Cela fait 12 ans que je suis dans l’entreprise et que je travaille en famille. Mer et Vigne, c’est 13 salons gastronomiques organisés dans 9 villes différentes en France, représentant les produits du terroir et du vin français.

Pour l’organisation de nos salons, nous avions deux objectifs principaux :

Gérer l’ensemble de l’entreprise avec un seul outil
Tout dématérialiser et arrêter le papier

Je me suis demandé comment j’allais avoir une vision à 360 de l’entreprise : toute la partie commerciale, des factures, des règlements, de la relance…

La mise en place de Planexpo s’est déroulée pendant la période du COVID, et son impact a été significatif. Ça a transformé notre manière de gérer nos événements !

J’ai choisi Planexpo car c’est un gain énorme pour mon organisation en productivité. Je suis toute seule à gérer mes 13 salons et j’y arrive parce que cet outil m’a vraiment changé la vie au travail.

Son conseil pour les organisateurs d’événements ?

Changez pour Planexpo !

Dorothée CARNEIRO CHOLLAT-NAMY
Présidente de Mer et Vigne

Logo du salon gastronomie mer & vigne, aux couleurs bleu marine et violet

Différents visuels listing dossier de participation et vue data sur l'outil Planexpo, gestion événementielle

Mer et Vigne
a fait confiance à Planexpo

Logo du salon gastronomie mer & vigne, aux couleurs bleu marine et violet

Nom du client : Mer et Vigne
Secteur d’activité : événements gastronomiques représentant les produits du terroir et du vin français
Salon : Paris, Tours, Lyon, Dijon, Strasbourg, Lille, Annecy et dans le pays de Gex
Cible : BtoC et BtoB

Les chiffres clés 🔥

Montage avec 3 chiffres clés du salon Mer et Vigne : le nombre de salons, le nombre d'exposants et le nombre de villes où les événements ont lieux

Objectif n°1
Gérer l’ensemble de l’entreprise avec
un seul outil

Avant Planexpo, Dorothée utilisait Excel et Access sans avoir une vision globale à 360. Elle perdait du chiffre d’affaires à cause d’un manque de suivi sur les paiements et relances. Désormais, Planexpo lui permet de gérer tout cela de manière centralisée et efficace.

Les fonctionnalités clés utilisées :

L’administration des ventes : en particulier les relances, les factures et les avoirs
L’inscription exposant : formulaire d’inscription, espace exposants, messagerie interne, historique des échanges

Résultats :

🚀 Moins d’impayés grâce aux relances automatiques : 90% des exposants payent à temps voire en avance
🚀 Gain de temps sur les inscriptions exposants
🚀 Centralisation des outils car 3 en 1 seul : changement du quotidien au travail et vision globale de l’activité événementielle

Visuel du mail de relance de règlement à J-7 avant un événement, en fonction de l'échéancier programmé par l'organisateur.

Visuel de 2 éléments : l'espace exposant ainsi que le formulaire d'inscription à l'événement

Objectif n°2

Tout dématérialiser et arrêter le papier

Dorothée envoyait auparavant entre 1000 et 1300 dossiers par courrier. La transition vers Planexpo a permis de tout dématérialiser, ce qui a grandement simplifié leur organisation.

Les fonctionnalités clés utilisées :

Modélisation des plans : elle le fait pour elle-même, pour les électriciens, les chargés de sécurité et les exposants. Par exemple, les exposants peuvent visualiser leur emplacement, où est-ce qu’ils sont, à côté de qui…

Résultats:

🚀 Vue synchronisée du plan pour les exposants, prestataires…

🚀 Meilleure maîtrise des délais et réduction de la charge de travail