Hurricane · Fise x Planexpo
Comment faire vivre un village exposants ?
Je suis passé chez Planexpo 🚀
Je suis Lucas Vignais, responsable des partenariats pour tous les événements FISE chez Hurricane. Depuis 1997, nous nous sommes spécialisés dans les sports urbains, créant des événements internationaux attirant des milliers de participants et de festivaliers chaque année.
Depuis 2023, nos équipes commerciales, nos exposants / partenaires et notre direction financière utilisent l’outil Planexpo dans leur quotidien. Pour l’organisation du FISE World Montpellier, nous avions deux objectifs principaux :
- Faciliter et accélérer nos processus de commercialisation
- Vendre des prestations aux exposants et animer le village exposant
La mise en place de Planexpo s’est déroulée fin 2023, et son impact a été significatif. Ça a transformé notre manière de gérer cet événement !
Son conseil pour les organisateurs d’événements sportifs ?
Les exposants sont une source de revenu conséquente pour un organisateur et au-delà de l’aspect financier, ils apportent une vraie valeur ajoutée au contenu de l’évènement et dans l’expérience des spectateurs.
Commercialiser des espaces exposants est un vrai métier qui nécessite du temps et des ressources. Ces ressources étant bien souvent limitées, les outils comme Planexpo sont d’une précieuse aide.
Lucas VIGNAIS
Responsable partenariats événements FISE
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Hurricane · FISE
a fait confiance à Planexpo
Nom du client : Hurricane Group
Secteur d’activité : événements sportifs internationaux avec une spécialisation dans les sports urbains
Salon : FISE World Montpellier, Chengdu, Hiroshima et la tournée FISE Xperience Series : Le Havre, Thonon-Les-Bains, Reims, Tignes
Cible : BtoC
Objectif n°1
Accélérer les processus de commercialisation
Ça fait quelques années que les équipes d’Hurricane souhaitaient prendre un virage digital pour faciliter la gestion des inscriptions exposants. Pour cet événement FISE World Montpellier, elles ont eu besoin de Planexpo pour soulager la gestion administrative des commandes exposants, faciliter la contractualisation et la facturation de leurs prestations.
La fonctionnalité clé utilisée :
- L’automatisation des contrats : grâce au formulaire de participation que les exposants remplissent eux-mêmes, les contrats et factures sont générées automatiquement.
Résultats :
🚀 Gain de temps : dans la gestion des bons de commandes, de la contractualisation et la facturation
Objectif n°2
Vendre des prestations et animer
le village exposant
Résultats:
🚀 Libère du temps pour des campagnes de communication : mise en place d’une stratégie de communication plus poussée : réseaux sociaux, ads, campagne
🚀 Gain de temps pour animer la communauté : création d’une application mobile, du FISE Esport Challenge (gamification), système cashless pour les espaces de restauration et les buvettes…
De plus en plus d’événements ressentent le besoin de faire vivre un village exposants. En effet, avoir des exposants est un vrai métier qui nécessite du temps.
Les fonctionnalités clés utilisées :
- Le catalogue en ligne : avant, le catalogue était transmis sous format PDF aux exposants. La transition vers Planexpo a permis de s’affranchir de ce catalogue, qui demandait beaucoup de temps pour contrôler le panier complet avec les différentes options choisies. Désormais, les prix des stands et des options sélectionnées sont automatisés.
- L’espace exposant : les exposants ont accès à leurs informations et à leurs documents contractuels sur un espace dédié, en toute autonomie.
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