Lyon Bière Festival x Planexpo

Comment simplifier la gestion des exposants ?

Visuel de l'événement Lyon Bière Festival à Lyon. On y voit une foule de personnes et des stands de brasseurs au loin

Visuel d'un stand du Lyon Bière Festival - on y voit une grande girafe posée juste à côté du stand

Photo d'une montagne de canettes de bières empilées. Elles sont colorées et drôles.

Je suis passé chez Planexpo 🚀

Je suis Nicolas Dumortier, co-fondateur de Bieronomy et co-organisateur du Lyon Bière Festival avec Le Petit Bulletin, un magazine culturel lyonnais de référence. Nous avons lancé le Lyon Bière Festival en 2016, un événement qui attire des milliers de visiteurs chaque année.

Depuis 2019, nous utilisons l’outil Planexpo pour l’organisation du Lyon Bière Festival, et cela pour 2 objectifs principaux :

Simplifier la gestion des exposants ;
Supprimer les tâches chronophages (envoi de devis, édition de contrat, suivi de paiement, facturation, …)

La mise en place de Planexpo s’est faite en quelques semaines, et son impact a été significatif. Ça a transformé notre manière de gérer cet événement !

Nicolas DUMORTIER
Co-fondateur de Bieronomy

Différents visuels listing dossier de participation et vue data sur l'outil Planexpo, gestion événementielle

Lyon Bière Festival
a fait confiance à Planexpo

Nom du client : Bieronomy
Secteur d’activité : promotion de nouvelles brasseries, artisans locaux et marques de renommée internationale
Salon : Lyon Bière Festival
Cible : BtoC

Les chiffres clés 🔥

2 chiffres clés qui mettent en avant le Lyon Bière Festival : le nombre de participants, près de 12 000 et le nombre d'exposants : 100

Objectif n°1
Simplifier la gestion des exposants

Avec l’augmentation du nombre de participants et d’exposants chaque année, il devenait impératif de trouver une solution pour centraliser les informations et améliorer notre efficacité opérationnelle.

Les fonctionnalités clés utilisées :

Le CRM métier : suivi des interactions, segmentation de notre base de données et réponse aux besoins spécifiques de chaque exposant.
Le formulaire d’admission en ligne : réduction du risque d’erreurs et des besoins d’interventions manuelles.
L’espace exposant : amélioration de l’autonomie des exposants dans l’accès aux informations et la gestion de leur participation.

Résultats :

🚀 Satisfaction des exposants : fluidité de la communication via la messagerie instantanée

🚀 Gain de temps et efficacité : réduction des tâches manuelles

Visuels de l'espace exposant de Planexpo sur la gauche et du formulaire d'inscription sur la droite

Objectif n°2

Supprimer les tâches chronophages

Résultats:

🚀 Optimisation des processus de gestion : rationalisation de nos processus, rendant l’organisation de l’événement plus fluide et plus efficace.

🚀 Réduction des tâches administratives : libération du temps pour l’équipe organisatrice.

Montage de 3 visuels avec une photo de la messagerie instantanée, une vue du suivi des paiements et d'une facture acquittée

Avec la croissance rapide du Lyon Bière Festival, la gestion administrative devenait de plus en plus lourde et chronophage. La multiplication des fichiers Excel et le traitement manuel des inscriptions et des paiements ralentissaient nos opérations.

Les fonctionnalités clés utilisées :

Gestion des inscriptions : automatisation de nombreuses tâches administratives de l’envoi de devis à l’édition de contrats, en passant par le suivi des paiements et la facturation.
Exports paramétrables : génération de rapports personnalisés.
Messagerie instantanée et emailing : amélioration de la communication avec les exposants, réduction des délais de réponse et augmentation de notre réactivité.

👀 Revoir le webinaire pour en finir avec les tâches chronophages