Comment bien rédiger le cahier des charges de votre événement ?

En tant qu’organisateur de salon ou responsable événementiel, vous avez forcément organisé plus d’une dizaine d’événements. Que ce soit des salons professionnels, des foires, des festivals, des congrès ou expositions. La majorité du temps, la machine est bien rodée. Vous exécutez votre événement presque comme une chorégraphie ou un plat signature. Tout se passe bien.

Mais parfois, à quelques semaines du jour de l’événement, vous avez un doute. Votre collègue vous parle d’un billettiste ou d’un exposant qui ne vous dit absolument rien. Là, vous commencez à avoir des sueurs froides. Êtes-vous sûrs d’avoir pensé à tout ? C’est pour ça que le cahier des charges de votre événement existe. Pour que vous puissiez vous y référer à chaque étape de votre projet. Pour qu’il n’y ait plus aucun doute.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre événement ?

D’abord, c’est quoi un cahier des charges ?

L’objectif d’un cahier des charges est de répondre à un maximum de questions. Dites-vous qu’il pourrait être lu par n’importe quelle personne en lien avec l’événement : un fournisseur, un client, un collègue, etc…

Il doit être concis, compréhensible, clair. C’est un document récapitulatif de 4 éléments liés à la logistique de votre événement :

• informations générales
• détails de l’événement
• rétroplanning
• ressources financières et humaines

Où se situe le cahier des charges dans votre événement ?

Rien de mieux qu’un schéma pour bien comprendre.
Un projet événementiel se déroule en 3 phases :

• l’initiation
• l’exécution
• la fin

Le cahier des charges se situe au milieu (ici entouré en rouge).
Il liste les éléments liés à l’organisation ainsi que le suivi de toutes les tâches opérationnelles. C’est un peu comme la bible de votre événement. Le document central dans la gestion de votre projet.

Exemple de cahier des charges concret

En une dizaine de pages, vous pouvez avoir un écrit précis des étapes d’organisation de votre événement. Le but est de répondre à toutes les questions possibles, à tous les aléas imaginables. Reprenez la liste des éléments un par un, et détaillez-les en répondant aux questions ci-dessous.

Les informations générales

Evidemment, c’est ici que vous noterez toutes les informations liées à votre entreprise, et aux personnes en charge de l’événement.

Les détails de votre événement

• Nom de l’événement
• Informations pratiques : date, horaires, lieu
• Nombre de participants
• Prix de l’entrée
• Qui sont les visiteurs ?
• Liste des exposants
• Plan interactif du salon
• Objectifs de cet événement : pourquoi l’organisez-vous ? (pour faire mieux que N-1 ? Pour gagner en notoriété ? Pour vendre des produits ?)

C’est un événement éco-responsable, un événement digital, les 2 ? Aucun des 2 ?
Le choix de vos fournisseurs, des exposants ou de votre communication pourront-être impactés.

Le rétroplanning

Définissez les étapes dans l’organisation de votre événement.
Vous pouvez les séparer en 3 grandes parties : avant, pendant et après l’événement.

AVANT

• Reprendre les informations du « détail de l’événement »
• Programme et intervenants
• Budget prévisionnel
• Prestations événementielles ou animations particulières : si oui, quelles entreprises, quels contacts ? (Accueil des visiteurs, badges, gestion des vestiaires, traiteur ou foodtruck…)
• Le plan de communication : quels supports utiliser et créer
• Liste des invitations – envois
• Digitalisation de certains services : plan interactif de votre salon, avoir une plateforme de gestion d’inscriptions en ligne, un CRM événementiel, un système de billetterie ou de location de mobilier peut vous permettre de gagner du temps et d’améliorer votre productivité sur la partie opérationnelle.

PENDANT

• Montage et démontage des stands : horaires, intervenants, zones…
• Thème particulier, décoration
• Vente de produits sur place ou après l’événement : des marketplaces existent pour faciliter la vente entre exposants et visiteurs
• Coordinateurs, décisionnaires : les lister

APRÈS

• Budget réel dépensé
• Communication post événement

C’est le moment de remercier les équipes, les visiteurs, exposants, fournisseurs, pour leur participation.

• Retombées médias
• Mesure de la satisfaction des participants, exposants et fournisseurs : noter les points d’amélioration
• Bilan général et transmission des informations
• La recommercialisation. A peine votre événement terminé, vous pensez déjà au suivant. Les contacts se font parfois même pendant l’événement !

Les ressources financières et humaines

Prévoyez un tableau avec un budget prévisionnel
Listez toutes les dépenses et revenus auxquels vous pensez.

Par exemple :

Revenus

• Si les entrées de votre événement sont payantes. Combien cela vous rapporte ?
• Combien de stands comptez-vous vendre ? Et à quel prix ?
• Y aura-t-il des ventes additionnelles sur place ?

Dépenses

• Assistance technique
• Location de matériels
• Equipes sur place
• Communication

L’indispensable cahier des charges

Bien sûr, cette liste n’est pas figée, elle peut être complétée. Pensez à l’adapter à votre événement, à votre environnement de travail. Le mieux est de la construire avec vos collaborateurs. Cela permet d’avoir des points de vue différents, un contenu plus exhaustif. Grâce à ça, vous serez prêts à affronter toutes les situations et tous les imprévus 💪

Pour connaître les actualités de Planexpo, suivez-nous sur les réseaux :

→ Planexpo