Site événementiel : 5 astuces pour attirer plus de visiteurs et d’exposants

C’est l’objectif de tout organisateur d’événements : attirer plus de visiteurs et d’exposants grâce au site événementiel.

15/11/2022 | Événementiel

Site événementiel

Temps de lecture

3 min

Mise en avant de vos valeurs

L’indispensable du monde d’après : le plan interactif

La gestion des inscriptions

Les espaces de networking

La vente par une marketplace


Comme chaque année, vous organisez un ou plusieurs salons professionnels, foires ou congrès. L’organisation et la logistique n’ont plus de secret pour vous !
Vous arrivez même à anticiper les imprévus. Cette fois-ci, vous avez envie de varier les plaisirs. De sortir de votre zone de confort. En plus, vous faites face à une pression supplémentaire : améliorer l’expérience de vos exposants et de vos visiteurs.
Pas la peine de partir vers les avatars et le metavers, direction les outils et fonctionnalités simples (mais terriblement efficaces). On vous donne 5 astuces pour attirer plus de visiteurs et exposants sur votre site événementiel.

Mise en avant de vos valeurs

Valeurs d'entreprise

Le contenu a son importance. De plus en plus d’entreprises mettent en avant leurs valeurs et font en sorte de les respecter, que ce soit au sein de leur structure ou pour leurs événements.

Si vous êtes déjà dans une démarche éco-responsable, d’inclusion ou d’égalité, pourquoi ne pas les assumer pleinement ?
Vous pouvez par exemple créer une charte accessible sur votre site événementiel, avec la mention de ces valeurs. Et proposer de les appliquer concrètement via :
  • une liste de fournisseurs et partenaires éco-responsables (goodies, traiteur, mobiliers, etc…) ;
  • l’affichage d’une communication verte pour cet événement.
    Par exemple autour de la neutralité carbone ;
  • ou le versement d’une partie des bénéfices à une association.

Les idées sont vastes et les inspirations sont nombreuses.
Vous avez le choix des éléments à afficher.

L’indispensable du monde d’après : le plan interactif

Plan 3D salon professionnel événementDemain, tous les événements auront leur propre plan interactif. Votre plan d’implantation interactif sera accessible et pourra être manipulé, que ce soit par le visiteur, l’exposant, le commercial ou les prestataires techniques.

> Découvrez notre article sur les plans interactifs

Le plan d’implantation

Il est utile à différents niveaux.

Pour une commercialisation efficace :

Vos commerciaux et vous-même pouvez faire de la vente sur plan, partager en un clic les stands proposés. Cette vue vous permet d’avoir une visibilité en temps réel sur l’état d’implantation. Quant aux exposants, ils peuvent voir leur emplacement et l’état de l’implantation en temps réel avec le contexte concurrentiel.

La charte de votre événement est intégrée au plan pour une immersion totale.

Pour une meilleure synchronisation :

Vous pouvez synchroniser votre plan avec le logiciel utilisé par votre bureau d’étude (Autocad par exemple). Ça vous permet de simplifier le suivi et l’ensemble des évolutions. Les mises à jour se font de façon bi-directionnelle pour toujours avoir un plan à jour des deux côtés et faciliter la validation technique. Finis les A/R sans fin entre vos équipes. La commercialisation est accélérée, vos commerciaux peuvent finaliser les contrats plus rapidement.

Pour une re-commercialisation simplifiée :

L’implantation N-1 peut être dupliquée, vos exposants sont pré-assignés et peuvent valider leur dossier en un clic.

Le plan commercial

Le plan commercial peut être partagé via un lien de partage à n’importe quel collaborateur souhaitant suivre la commercialisation ou ayant besoin d’une pré-visualisation de l’implantation (designer, managers, clients…)

Le plan prestataire

C’est également un lien de partage du plan pour des collaborateurs externes ou internes avec des outils de filtrage et d’export. Idéal pour les partenaires techniques qui ont besoin d’exporter des vues du plan paramétrées ou des listings (par exemple : afficher les blocs électriques, les moquettes, les cloisons, certains types de stands…)

Le plan visiteur

C’est un super outil pour mettre en avant vos exposants et permettre à vos visiteurs de préparer leur venue. C’est une vue immersive de votre plan d’implantation en perspective 3D isométrique qui permet au visiteur d’avoir une preview réaliste de l’événement et qui s’intègre sur n’importe quel site événementiel.

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Ils retrouveront toutes les informations sur les exposants : site, RS, descriptif, vidéos, catalogue produits… Ils pourront également commencer à échanger via chat ou visio, et programmer des rendez-vous. Et configurer un parcours sur-mesure selon leurs affinités et des suggestions issues d’algorithmes de matching.

Vous pouvez également proposer des parcours thématiques que vous pouvez monétiser (en vendant de la visibilité dans ces parcours à vos exposants), créant ainsi une nouvelle source de revenus non négligeable.

Le plan public va également permettre à vos visiteurs de se déplacer le jour J depuis leur téléphone grâce au géoguidage en intérieur (d’un stand à un autre, vers un point d’intérêt, entre les différents halls…).

Accéder au webinaire sur les plans

La gestion des inscriptions

Formulaire d'inscription à un salon professionnel

Fini les réservations par téléphone ou par mail.
Désormais, il y a les formulaires d’inscription en ligne.

Chez Planexpo, on vous permet de digitaliser vos formulaires d’inscription grâce à un moteur de formulaire qui permet de cumuler des affichages conditionnels pour simplifier le remplissage par les exposants.
Cela évite les inscriptions fastidieuses qui en découragent plus d’un.
Voici les items les plus récurrents :
  • Informations générales du client et de votre contact principal
  • Informations contractuelles, pour le contrat et les factures
  • Offres de stand (choix, localisation, options…)
  • Communication et promotion
  • Informations de publication
  • Restauration
  • Modalités de paiements
  • Fichiers

Tout est digitalisé. Et surtout, votre base de données est synchronisée en temps réel et reste unifiée.

À vous de construire votre formulaire en fonction des éléments que vous souhaitez récupérer.
L’outil intègre même une messagerie instantanée qui fluidifie les échanges avec vos exposants. Toutes les actions sont historisées, vous savez à tout moment où en sont vos dossiers et quelles sont les prochaines actions à réaliser grâce au gestionnaire de tâches.
Vous pouvez également activer la facturation automatique et le paiement en ligne pour réduire encore votre charge de travail. Tout a été pensé pour que vous n’ayez qu’à vous préoccuper de la sélection des exposants. Toutes les tâches administratives fastidieuses ont été automatisées pour vous faire gagner du temps.
Un CRM métier au service des organisateurs de salons !

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Les espaces de networking

La communication se fait avant, pendant et après l’événement. Les outils sont désormais prévus pour qu’il y ait une continuité dans les échanges.

Depuis son espace, l’exposant dispose d’une palette d’outils pour animer sa communauté (emailing, email marketing, match making, diffusion de contenus, quizz, Q&A, jeux concours, publicité…) et peut être accompagné par des professionnels en amont de l’événement pour préparer sa stratégie et être formé sur l’utilisation de ces outils.

Certes, vous avez toujours les liens de contacts habituels : en réel, par mail, sms ou e-mailing. Mais les rencontres peuvent aussi se faire via un stand virtuel.

Stand virtuel en 3D pendant un salon professionnel
Grâce à l’accès au plan interactif, chaque visiteur peut se diriger vers n’importe quel stand. Il peut contacter l’exposant en cliquant sur différents icons : « prendre rendez-vous », « chatter » ou « envoyer un e-mail ». Ces biais d’échanges sont disponibles à tout moment de l’événement : avant, pendant et après.

La vente par une marketplace

Une marketplace, c’est une plateforme en ligne où des biens ou des services peuvent-être vendus par des tiers.
Dans le cadre de vos événements, la marketplace peut-être :

Au final, les exposants s’attendent à rentabiliser leur présence par les leads récupérés ou par les ventes faites.

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Mettez en avant votre événement

Aujourd’hui, savoir mettre en avant votre événement est tout aussi important que de l’organiser. En plus d’améliorer l’image de votre entreprise, vous évitez toutes les questions redondantes de vos participants.

C’est le moment de prendre en compte ce sujet dans votre liste des tâches d’organisation d’événement !

Et si vous n’êtes pas à l’aise avec la création de site d’événements, entourez-vous de développeurs ou d’agences qui sauront vous accompagner.

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