Augmentez la marge commerciale de vos salons
C’est l’une des préoccupations principales de nos organisateurs : maximiser les revenus de leur salon et augmenter la marge commerciale. Dans cet article, vous retrouverez des techniques concrètes à appliquer.
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Sécuriser votre CA N+1
Les options complémentaires
Replay du webinaire
Dans notre récent webinaire présenté par 4 experts de l’événementiel, nous vous avons offert des stratégies pratiques et des insights sur comment augmenter la marge commerciale de vos salons tout en optimisant l’expérience de vos exposants. Nous avons sélectionné dans cet article, quelques unes de ces stratégies.
Frédérique Gerry est Directrice du pôle Collectivités et Territoires chez Quinze Mai, l’agence événementielle de plus de 40 ans d’existence ! Avec plus de 15 ans d’expérience dans la gestion de salons professionnels et le développement commercial, Frédérique a apporté son expertise sur l’organisation d’événements majeurs, et leur commercialisation.
Mickaël Burdet de CMB Event est un expert de l’événementiel salons avec plus de 18 ans d’expérience dans le secteur, il est en lien avec de nombreux organisateurs pour les accompagner dans leur développement commercial et dans l’organisation de leurs événements (salons, congrès, conventions…).
Gérald Beyrand est le président de Phenomen, et représentant de Leeloo, l’assurance dédiée aux professionnels de l’événementiel. Sous sa direction, Leeloo a révolutionné la protection en ligne pour les professionnels de l’événementiel, permettant de sécuriser leurs activités et d’optimiser leurs marges commerciales.
Julia Batarchukova est Business Manager et conseillère chez Leeloo, l’assurance pour les organisateurs d’événements et leurs exposants.
Organisateurs d’événements : comment sécuriser votre chiffre d’affaires N+1 ?
4 techniques de vente pour maximiser vos revenus
Ce webinaire a été axé sur 4 techniques de vente principales pour sécuriser les revenus de vos salons : le rebooking, le fastbooking, l’early booking et la prime de fidélité. Toutes centrées sur la maximisation des intentions d’achat lors de l’événement en cours.
Chaque événement nécessite une approche sur mesure. En effet, ces tactiques doivent être adaptées à la taille de l’événement, au budget, aux équipes sur le terrain, aux spécificités de son marché, de ses participants, etc.
Le rebooking
L’un de nos intervenants, Mickaël Burdet, a une expérience significative dans la gestion commerciale de salons à Paris. Il a souligné l’importance du « rebooking », une pratique qui propose aux exposants de renouveler leur réservation souvent pendant l’événement. Un rebooking efficace repose sur des offres attrayantes qui garantissent aux exposants le même emplacement et des tarifs avantageux.
Cette stratégie a pour avantage d’engendrer jusqu’à 50% d’intentions d’achat soit une 1ère base solide de revenu pour l’édition suivante !
Le fastbooking
Semblable aux ventes flash, le fastbooking est une période limitée durant laquelle les anciens exposants peuvent réserver leur emplacement, souvent avec des conditions avantageuses. Cette approche crée un sentiment d’exclusivité et peut sécuriser jusqu’à 80% des intentions d’achat pour l’édition suivante.
Le early booking
Cette technique encourage les exposants à s’engager tôt avec des tarifs réduits et des choix préférentiels d’emplacement. Elle vise non seulement à augmenter les ventes anticipées mais aussi à renforcer la fidélité et la satisfaction des exposants.
La prime de fidélité
C’est une stratégie de récompense pour les exposants qui s’engagent à participer à un événement sur deux années consécutives, souvent par le biais de remise immédiate. Cette technique assure aux exposants un emplacement fixe, renforçant leur visibilité et leur présence dans l’événement sur le moyen terme.
Mickaël Burdet insiste sur un point : pour que ces techniques portent leurs fruits, l’adhésion des équipes commerciales est essentielle. Il est crucial que les commerciaux soient non seulement bien informés des différentes options et stratégies à leur disposition, mais aussi qu’ils adhèrent pleinement à ces méthodes.
L’optimisation des process de vente et de l’administration des ventes
“Keep it Simple” ou comment simplifier les procédures administratives des exposants, et faire gagner en efficacité les équipes opérationnelles.
La simplification par le packaging des offres
En proposant des packages tout compris qui incluent stand, outils de communication, mobiliers et équipements, les organisateurs peuvent non seulement faciliter la prise de décision pour les exposants mais aussi négocier des prix avantageux grâce à des achats groupés. Ces packages incitent les exposants à s’engager tôt, ce qui permet de sécuriser les revenus bien avant l’événement.
L’utilisation du formulaire de participation
La commercialisation d’un salon débute souvent par l’envoi de formulaires de demande de participation. Un formulaire bien conçu peut simplifier le processus de vente, mais un formulaire complexe et long peut entraîner des erreurs et des allers-retours fréquents avec les commerciaux.
Frédérique de Quinze Mai, utilisatrice de l’outil Planexpo et intervenante au webinaire, a mis en lumière la facilité avec laquelle les formulaires peuvent être dupliqués et adaptés. En effet, elle l’a expérimenté pour ses propres événements, ce qui lui a permis de commercialiser plus rapidement ses stands pour les éditions futures.
Planexpo nous permet une duplication rapide et une mise en action immédiate de l’équipe commerciale. Ainsi, les bons de commande sont générés plus vite, et cela leur permet de connaître instantanément les intentions d’achat des exposants.
Elle utilise également le builder de formulaire de Planexpo où elle peut ajouter des prestations complémentaires en toute autonomie au cours de la commercialisation. Ce qui renforce sa capacité à répondre aux besoins des exposants sans délai prolongé.
La centralisation digitale de l’administration des ventes
En plus du formulaire simplifié, Frédérique Gerry utilise Planexpo pour centraliser sa gestion administrative. Elle a parfois été confrontée à des erreurs telles que les mauvaises facturations ou les problèmes de compliance. Avoir un outil dédié lui a considérablement réduit ces erreurs administratives puisque les exposants bénéficient d’un accès permanent à leurs contrats et factures via un espace dédié en ligne.
Des petites entités du secteur public aux grands groupes, chacun a ses propres exigences et procédures administratives. Cette capacité à gérer efficacement une telle diversité est essentielle pour éviter les frustrations et les retards qui peuvent survenir lors de la gestion des inscriptions et des paiements.
Exploitez les options complémentaires pour accroître vos marges commerciales
L’adoption d’outils digitaux et d’offres supplémentaires représente une stratégie clé pour augmenter les marges commerciales et enrichir l’expérience des participants dans l’organisation de vos salons. Découvrez comment 👇
La digitalisation de vos événements
Mickaël Burdet revient sur la pandémie de COVID-19 qui a accéléré l’intégration du digital dans les événements physiques. Cet événement mondial a permis d’étendre l’audience au-delà du jour J du salon. Des solutions proposent désormais de prendre des rendez-vous en ligne, d’enregistrer des conférences, et de proposer une offre de contenu numérique enrichissant pour l’utilisateur.
La capacité à proposer des contenus accessibles à distance transforme les salons en plateformes multimédia où le contenu peut être réutilisé ou vendu. C’est là que la marge commerciale se fait. Cette approche ne se limite pas aux jours du salon, mais se prolonge avant et après, maximisant l’engagement et la génération de revenus.
L’assurance comme option complémentaire
L’innovation dans les offres de service aux exposants est également une stratégie cruciale. La collaboration entre Planexpo et Leeloo en est un exemple concret. En effet, nous avons introduit la solution d’assurance Leeloo au sein du formulaire de participation exposant. Gérald Beyrand, Président de Phenomen et représentant de Leeloo lors de notre webinaire, nous présente la solution.
Leeloo est une solution d’assurance intégrée à Planexpo qui permet aux organisateurs de proposer des assurances annulation, dommage, et responsabilité civile directement lors de la réservation. Leeloo facilite la gestion des risques pour les organisateurs et les exposants.
Ce service ajoute une sécurité pour les exposants et transforme les assurances en source de revenus pour les organisateurs. Comment ? En ajoutant des marges sur les primes d’assurance vendues. Cette approche n’est pas seulement un avantage financier, mais aussi un moyen de rassurer et de fidéliser les exposants.
Julia Batarchukova ajoute également : en particulier celles et ceux qui viennent de l’étranger. Ils pourraient être préoccupés par les risques liés aux investissements dans des salons internationaux.
Cette sécurité peut jouer un rôle déterminant dans la décision d’un exposant d’investir dans un salon, surtout dans un contexte international où les incertitudes peuvent être plus importantes.
Ainsi, l’assurance comme option complémentaire n’est pas seulement un avantage pour la gestion des risques, mais c’est aussi un élément stratégique qui renforce la fidélité des exposants. Proposer ce service améliore leur satisfaction et assure une expérience plus sereine et sécurisée, contribuant à la réussite globale de l’événement.
Visionnez le replay du webinaire !
Un seul article, c’est bien trop court pour résumer le webinaire que nous avons organisé. Alors n’hésitez pas à revoir le replay ! Et sinon, on espère que ce contenu sera une première boîte à outils pour améliorer l’efficacité de vos événements et optimiser vos revenus.
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