Migration des données vers un nouveau logiciel événementiel

Événementiel : quelles peuvent être les données concernées ?

Les infos génériques

Ce sont les informations de base sur votre portefeuille clients/prospects. D’un événement à l’autre, ces informations sont les mêmes. Elles seront reprises pour la génération automatique des contrats de participation et des factures exposants.

Informations sur les entreprises

• Raison sociale
• Enseigne (marques)
• Siret
• Adresse de siège
• Forme juridique, type d’entreprise, NAF, etc.
• Téléphone standard

Informations sur les contacts

• Nom, prénom
• Poste
• Email professionnel
• Téléphone (ligne directe, portable)

Les infos commerciales

Ce sont les informations d’activités commerciales qui peuvent évoluer d’une année sur l’autre. Elle tiennent compte de la segmentation commercial et marketing, de l’historique d’administration des ventes, des éléments de négociation avec vos contacts clients/prospects :

• Contact de réservation, contact de facturation, …
• Typologie et catégorie d’exposant
• Formule et type de stand, numéro de stand
• Équipements de stand et prestations supplémentaires (nombre de badges, angles, cloisons, rails de spot, moquettes, boitier électricité, réserve, élingue, …)
• Transactions commerciales N-1 (numéro de dossier, échéancier, volume d’affaires, bon de commande, statut de paiement, factures, solde, voucher/avoirs, …)
• Statut de dossier N-1 (refusé, annulé, accepté)
• Année de participation

Les informations commerciales N-1

• Exposants : le suivi des préférences des exposants, notamment en matière de typologie des stands, d’emplacement ou de prestations supplémentaires.
• Données financières : les transactions, factures, devis, budgets et rapports financiers liés aux événements passés.

Les données logistiques et opérationnelles

• Plans de sol ou plans des espaces
• Horaires des sessions : la programmation des sessions est essentielle

Guide Planexpo : quelles sont les étapes d’une migration de données réussie ?

Migrer vos données vers une nouvelle plateforme peut être délicat, mais en suivant un plan organisé, vous maximisez vos chances de succès. Je vous propose un guide en cinq étapes pour simplifier la migration de vos informations et garantir leur intégrité.

Étape 1 : Analyse de vos données existantes

Avant de lancer le transfert, prenez le temps d’évaluer les informations dans votre CRM actuel. Identifiez les types d’informations que vous souhaitez transférer, pour déterminer celles qui vous seront utiles : 

• Contacts
• Entreprises
• Historiques d’interactions
• Opportunités

Cette analyse préliminaire vous permettra de filtrer les éléments pertinents et de planifier leur intégration dans votre nouvel outil de gestion événementielle.

Étape 2 : Nettoyage et normalisation des données

Assurez-vous que vos données soient saines, propres et cohérentes avant de les transférer. Éliminez les doublons, corrigez les erreurs de saisie, et normalisez les formats si nécessaire. Par exemple : les adresses, les numéros de téléphone, etc.

Une base de données bien organisée limite les allers-retours pendant le transfert. C’est s’économiser un temps retraitement contre-productif dans le nouveau système, mais surtout la répercussion d’erreurs.

Chez Planexpo, nous mettons un point d’honneur au maintien d’une base de données saine. En effet, l’outil attire votre attention sur les fiches qui nécessitent une mise à jour d’informations à l’aide d’encarts et de pictogrammes oranges. Ces indications sont un excellent moyen de vous amener à enrichir en continu vos données.

Étape 3 : Exportation des données depuis votre ancien CRM

Une fois vos données nettoyées, exportez-les depuis votre ancien CRM. Vérifiez les options d’exportation disponibles dans votre CRM actuel et choisissez le format le mieux adapté pour le transfert. 

💡 Good to know : les formats les plus courants incluent CSV ou Excel. 

Si besoin, Planexpo peut vous fournir une trame compatible où il vous suffit simplement de renommer les colonnes !

Étape 4 : Importation de vos données dans Planexpo

Une fois les correspondances établies, importez vos données dans Planexpo en suivant les instructions fournies par notre équipe d’assistance ou dans la documentation disponible. Veillez à vérifier attentivement chaque étape de l’importation pour éviter tout problème de compatibilité ou de perte de données. Ce processus est sécurisé car tous les transferts sont encryptés. 

Après quelques minutes, les données sont importées. Il faut maintenant vérifier et valider les données. Assurez-vous que toutes les informations aient été correctement transférées et qu’aucune donnée importante n’a été omise ou altérée. Cette étape est cruciale pour garantir la fiabilité de vos données dans le nouveau système.

Étape 5 : Formation et prise en main de Planexpo

Une fois vos données transférées avec succès, profitez de cette occasion pour vous familiariser avec les fonctionnalités de Planexpo. Notre équipe support est là pour vous accompagner dans cette phase d’adaptation et répondre à toutes vos questions. N’hésitez pas à nous contacter pour organiser des sessions de formation personnalisées.

Et la sécurité des données dans tout ça ?

Chez Planexpo, nous considérons la sécurité et la confidentialité des données comme une priorité absolue. Nous comprenons l’importance d’une gestion sécurisée de vos informations et mettons en place des mesures rigoureuses pour garantir leur protection. Voici comment nous assurons la sécurité de vos données :

Stockage en Europe sur 2 sites distincts

Vos données sont hébergées sur des serveurs situés en Europe, répartis sur deux sites distincts. Cette approche permet d’assurer une redondance et une disponibilité maximale de vos données.

Procédures de backups fiables

Nous mettons en place des procédures de sauvegarde régulières et fiables pour garantir la protection de vos données en cas d’incident. Vos informations sont sauvegardées de manière sécurisée et peuvent être rapidement restaurées en cas de besoin.

Audit par une société indépendante de sécurité

Pour renforcer notre engagement en matière de sécurité, nous sommes régulièrement audités par une société indépendante spécialisée dans la sécurité des données. Ces audits nous permettent de garantir le respect des normes les plus strictes en matière de protection des informations.

Exportation des données à tout moment

Nous croyons en la transparence et le contrôle de vos données. C’est pourquoi nous vous permettons à tout moment d’exporter la totalité de vos données depuis Planexpo. Vous avez ainsi la liberté de sauvegarder vos informations ou de les transférer vers d’autres systèmes si nécessaire.

La migration vers Planexpo

Le passage à Planexpo est un processus simple. Nous espérons que ce guide vous aidera à préparer efficacement le transfert de vos données vers Planexpo ou tout autre outil. Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire ou si vous avez des questions spécifiques, n’hésitez pas à nous contacter. 

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