Assurance exposant, y avez-vous pensé ?

Pourquoi les exposants doivent-ils souscrire une assurance ?

Quels sont les avantages pour les exposants ?

Protéger leurs investissements

Les exposants engagent souvent des frais importants pour participer à des salons. Que ce soient la location de l’espace, l’aménagement du stand, l’achat de matériels techniques ou supplémentaires, etc. 

Par exemple, un exposant spécialisé dans les technologies de pointe va investir des dizaines de milliers d’euros pour un stand personnalisé et du matériel haut de gamme afin de présenter ses produits. Si le salon est annulé pour des raisons indépendantes de sa volonté, comme des catastrophes naturelles, des mouvements populaires ou des émeutes, l’assurance annulation peut couvrir ces coûts.

Mieux gérer les risques

Participer à un salon engendre divers risques pour les exposants : annulation de l’événement, dommages matériels dus à des incidents comme le feu, l’eau, ou des défaillances techniques, et même des interruptions causées par des problèmes logistiques ou légaux. 

Imaginons qu’un exposant envoie son matériel essentiel, tels que des échantillons de produits ou des équipements de démonstration, par La Poste, mais que ce matériel n’arrive jamais à destination à cause d’une erreur de livraison ou d’un retard inattendu. Chez Leeloo, on appelle ça « l’indisponibilité du matériel ».

Se protéger des réclamations

La participation à des salons implique également un risque de réclamations pour dommages corporels ou matériels infligés à des visiteurs ou à d’autres stands.

Si un dispositif interactif tombe et blesse un visiteur, l’exposant pourrait faire face à des réclamations coûteuses pour blessures. Une assurance responsabilité civile est essentielle pour couvrir ces coûts de défense et d’indemnisation. De même, elle permet de protéger l’exposant contre les conséquences financières des litiges et des poursuites.

Et quels sont les avantages pour les organisateurs ?

Multiplier les sources de revenus

Proposer des assurances peut devenir une source de revenus supplémentaires pour les organisateurs. En s’associant avec des assureurs comme Leeloo, ils peuvent percevoir une commission sur chaque police souscrite par les exposants. Cela augmente non seulement la rentabilité de l’événement mais encourage également l’organisateur à promouvoir la souscription d’assurances.

Réduire des complications légales

En incitant les exposants à souscrire une assurance, les organisateurs réduisent les risques de litiges et de complications juridiques en cas d’incident. Une assurance adéquate limite la responsabilité potentielle des organisateurs. Elle stabilise l’organisation de l’événement et minimise les procédures légales coûteuses et longues.

Attirer et fidéliser les exposants

Proposer des options d’assurance rassure les exposants sur le fait que leur investissement est sécurisé, ce qui les rend plus enclins à s’inscrire et à participer. En effet, c’est surtout attrayant pour les nouveaux exposants ou ceux venant de marchés étrangers, dont les risques sont parfois plus élevés.

Améliorer l’image de marque

Organiser un événement où chaque exposant est assuré renforce la réputation de l’organisateur comme étant sérieux, professionnel et attentif aux besoins de ses participants. Cela le positionne comme capable de fournir une expérience sécurisée et bien gérée.

Comprendre les différents types d’assurances disponibles avec Leeloo

On a demandé à Julia de nous éclairer sur ce sujet. Voici donc un aperçu détaillé des principales assurances que tout exposant devrait considérer.

L’assurance annulation ou interruption

L’assurance annulation ou interruption est conçue pour protéger les exposants contre les pertes financières si l’événement est annulé ou interrompu pour des raisons indépendantes de leur volonté. Cela peut être des catastrophes naturelles, des attaques terroristes, des émeutes, des grèves ou des mouvements populaires.

Imaginez un salon de l’électronique grand public annulé à cause d’une tempête majeure. Les exposants qui avaient prévu de dévoiler de nouveaux produits peuvent se retrouver avec d’énormes stocks invendus et des frais engagés non remboursables.

Une assurance annulation ou interruption pourrait couvrir ces coûts, potentiellement jusqu’à 100% des frais engagés, selon les termes de la police. Leeloo propose cette assurance à des taux compétitifs, généralement calculés comme un pourcentage du coût total de participation à l’événement, typiquement entre 1% et 3%.

L’assurance dommages matériels

Cette assurance couvre les biens de l’exposant. Cela comprend les produits, les équipements technologiques et les aménagements de stand contre les dommages dus à des incidents tels que le feu, les inondations, ou le vandalisme.

Un fabricant de matériel informatique subit un incendie sur son stand, qui détruit plusieurs prototypes coûteux. L’assurance dommages matériels peut couvrir le coût de remplacement de ces biens, permettant à l’exposant de récupérer les pertes sans compromettre sa santé financière.

Leeloo ajuste cette assurance en fonction du niveau de risque et de la valeur des biens exposés. Les primes sont basées sur une évaluation des risques spécifiques au stand et aux produits présentés. Il est possible d’y inclure en options des couvertures supplémentaires contre des risques moins courants.

L’assurance responsabilité civile spécifique aux exposants

Cette assurance offre une couverture contre les réclamations pour blessures corporelles ou dommages matériels infligés aux visiteurs et autres exposants. Elle est essentielle pour protéger les exposants contre les conséquences financières des litiges et des poursuites potentielles. 

Lors d’un salon de l’automobile, un véhicule exposé mal sécurisé roule et blesse un visiteur. L’assurance responsabilité civile couvrirait les frais médicaux du visiteur blessé et pourrait également couvrir les frais de défense juridique de l’exposant.

Par exemple, chez Leeloo, cela inclut les frais de défense et les indemnités dues, avec des limites qui peuvent être ajustées en fonction des besoins spécifiques de l’exposant. Les primes pour cette assurance sont calculées en fonction de la nature des produits exposés et de l’historique de réclamations de l’exposant.

Comment choisir la bonne assurance ?

La sélection de la bonne assurance pour un salon ou un événement n’est pas une tâche à prendre à la légère. Il s’agit d’une décision stratégique qui nécessite une évaluation minutieuse des risques, une comparaison éclairée des offres.

Évaluer les besoins

Par exemple, un exposant de bijoux de valeur aura des besoins très différents de ceux d’une startup technologique présentant un nouveau logiciel.

• Nature des biens exposés : les biens sont-ils particulièrement fragiles, précieux, ou susceptibles de causer des dommages ?
• Volume des transactions : est-ce que de grandes transactions financières vont avoir lieu ?
• Flux de visiteurs : attendez-vous beaucoup de visiteurs, ce qui pourrait augmenter le risque d’accidents ?
• Localisation et durée : les risques varient-ils en fonction du lieu ou de la durée de l’événement ?

Ces facteurs aideront à déterminer le type et l’étendue de la couverture nécessaire.

Comparer les offres

Une fois les besoins établis, l’étape suivante est de comparer les offres d’assurance disponibles. Chaque police et chaque assureur offrent des avantages qui peuvent être mieux adaptés à certains types d’événements ou de risques. Il est important de lire attentivement les termes de chaque offre, en se concentrant sur :

• Les couvertures proposées : quels sont les risques couverts ? Y a-t-il des exclusions notables ?
• Les limites de la couverture : quelles sont les limites maximales de remboursement et les franchises applicables ?
• Le coût de la prime : comment la prime se compare-t-elle aux couvertures et aux limites proposées ?
• La réputation de l’assureur : l’assureur est-il bien évalué en termes de service client et de gestion des réclamations ?

Être accompagné par des experts

Travailler avec des spécialistes en assurance comme Leeloo, peut grandement simplifier le processus de sélection d’une assurance. Leeloo offre des conseils personnalisés et peut aider à naviguer dans le complexe marché des assurances événementielles. 

• Accès à une expertise spécialisée : Leeloo dispose de connaissances approfondies sur les risques associés à différents types d’événements.
• Solutions sur mesure : ils peuvent offrir des solutions qui sont précisément ajustées aux besoins uniques de chaque exposant, souvent avec des options que les exposants ne pourraient pas obtenir par eux-mêmes.
• Gestion des réclamations : en cas de sinistre, avoir un partenaire fiable qui peut gérer efficacement les réclamations est crucial.

En suivant ces étapes et en utilisant les ressources fournies par des experts comme Leeloo, les exposants peuvent s’assurer qu’ils choisissent non seulement la bonne assurance pour leur événement mais aussi qu’ils maximisent leur protection contre les risques potentiels. Cela permet une tranquillité d’esprit, essentielle pour se concentrer pleinement sur les opportunités de networking et de vente qu’offre le salon.

Leeloo x Planexpo s’unissent

En tant qu’outil de gestion événementielle, nous avons conscience de l’importance d’une couverture d’assurance adéquate pour la réussite et la sécurité des salons. C’est pourquoi  Leeloo x Planexpo s’unissent pour intégrer à vos événements une offre de solutions d’assurance intégrée. Cette intégration apparaît directement sur le formulaire de participation envoyé à l’exposant. Regardez à quoi cela ressemble 👇

Cette collaboration assure non seulement la protection complète contre les imprévus, mais facilite aussi la gestion des risques pour tous les exposants. Vous pouvez désormais accéder à des polices sur mesure qui couvrent tout, de la responsabilité civile aux dommages matériels. 

Pour découvrir ces nouvelles opportunités, prenez RDV directement avec nos équipes. 😉

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