Imagin’Con x Planexpo
Comment gagner du temps sur
la gestion des exposants ?
Je suis passée chez Planexpo 🚀
Je suis Audrey Verdez, chargée de mission chez Imagin’Con, l’association qui organise Japan Party et le Salon fantastique au Parc floral de Paris. Notre événement, c’est un mélange des cultures geek, japonaises, jeux vidéo, Cosplay et des cultures d’imaginaire : science fiction, fantasy, fantastique, steampunk.
Avant de passer chez Planexpo, nous avions un logiciel qui ne nous permettait pas de faire autant de choses. Nous perdions beaucoup de temps à réaliser plusieurs opérations pour nos exposants, et quand on en a plus de 380, c’est long… La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps, j’avais saisi le plus gros de l’outil.
En prenant Planexpo, nous voulions atteindre 2 objectifs :
- Faciliter le parcours des exposants, en particulier leur inscription et la gestion de leur espace après l’événement notamment ;
- Gagner du temps au sein de l’équipe opérationnelle.
Depuis le changement vers Planexpo, on a clairement gagné du temps dans la gestion des exposants. Grâce à l’outil, les exposants sont autonomes lorsqu’ils remplissent le formulaire d’inscription, car il a été créé avec des catégories multiples, qui s’adaptent à leurs besoins.
Audrey VERDEZ
Chargée de mission chez Imagin’Con
Imagin’Con
a fait confiance à Planexpo
Nom du client : Imagin’Con
Secteur d’activité : cultures geek, japonaises, jeux vidéo, Cosplay et des cultures d’imaginaire
Salon : Japan Party Salon fantastique à Paris
Cible : BtoC
Objectif n°1
Faciliter le parcours des exposants
Afin de faciliter le parcours des exposants, un formulaire clair a été élaboré dans l’outil Planexpo. Ce formulaire permet aux exposants de détailler toutes leurs activités, même les plus spécifiques, tout en bénéficiant de catégories multiples.
Cela leur confère une autonomie jusqu’à la validation de leur dossier et leur permet d’ajuster librement leurs options. De plus, l’intégration automatisée des profils d’exposants sur le site événementiel conçu avec notre partenaire inwink simplifie davantage le processus. En effet, il offre aux exposants la possibilité de créer leurs profils, d’ajouter des visuels et d’inclure des informations telles que leurs pages de réseaux sociaux.
Cette approche allège considérablement la charge de travail liée à la gestion des exposants, permettant ainsi de concentrer l’attention sur la validation des candidatures une fois que les exposants ont finalisé leurs ajustements.
Objectif n°2
Le gain de temps pour les équipes opérationnelles
Le recours à l’outil de gestion événementielle Planexpo se traduit par un gain de temps significatif pour les équipes opérationnelles. L’étroite corrélation entre la simplification du parcours des exposants et l’efficacité des équipes se révèle évidente, libérant ainsi davantage de temps pour se consacrer à des tâches à forte valeur ajoutée.
Par exemple, pour Audrey, ça a été : la recherche d’invités pour le salon, la sélection d’animations pertinentes pour petits et grands, le recrutement des bénévoles, la gestion des réseaux sociaux …
L’investissement principal en termes de temps se situe dans la configuration initiale du formulaire et de l’outil. Toutefois, cet aspect est atténué par l’accent mis sur l’accompagnement dédié à l’installation de l’outil. Ce processus est caractérisé par une prise en main rapide, et un suivi continu assuré par un Customer Success Manager (CSM). De plus, un support technique est disponible tout au long de l’utilisation de l’outil, garantissant une expérience fluide et minimisant les interruptions opérationnelles.
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