Mettre en place un
outil de gestion événementielle :
les 4 étapes

Le brief ou l’expression du besoin

La décision de changer d’outil de gestion événementielle est une initiative cruciale qui demande une réflexion approfondie. En amont de ce processus, la première étape consiste à comprendre pourquoi un changement est nécessaire. En effet, cette phase implique une analyse rigoureuse et méthodique, s’articulant autour de plusieurs éléments clés.

Identifier et formaliser le besoin

Quels sont les process en souffrance ? Les difficultés rencontrées par les équipes opérationnelles ? Les limites bloquantes des outils déjà mis en place ?

Toutes ces questions se doivent d’être réfléchies en interne. Avant de vous plonger dans la sélection d’un nouvel outil, il est impératif de cartographier les problèmes existants au sein du système actuel. Cela peut inclure des lacunes de performance, des inefficacités opérationnelles ou des difficultés récurrentes rencontrées par les équipes.

Un outil obsolète peut entraîner des retards dans la coordination des équipes, des erreurs de communication, voire des pertes de données cruciales.

Sonder les équipes opérationnelles

Au cœur de cette exploration initiale se trouvent les équipes opérationnelles qui vivent au quotidien les défis de la gestion événementielle.

Leur expérience directe offre une perspective inestimable sur les aspects pratiques et les obstacles rencontrés. En sondant ces équipes, vous pouvez non seulement identifier des problématiques spécifiques, mais également recueillir des idées novatrices pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

En interrogeant les personnes chargées de la logistique, vous pourriez découvrir des frustrations liées à des interfaces complexes ou des problèmes de synchronisation des données.

L’expression d’un besoin clair et formalisé

À travers toutes ces questions, vous obtiendrez des réponses concrètes qui construiront les bases d’un besoin clair et formel dans la transition vers un nouvel outil.

Cette phase stratégique vise à transformer les constats et les retours d’expérience en exigences opérationnelles précises et réalisables.

Bien choisir le bon outil de gestion événementielle

Après la définition d’un besoin clair et formalisé, il vous faut sélectionner l’outil de gestion événementielle. 

Convier la DSI dans l’exploration des solutions possibles

La collaboration étroite avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI) est impérative pour aligner les besoins opérationnels avec les capacités technologiques de l’entreprise. Pour cela, la création d’un cahier des charges fonctionnel est essentielle. Il offrira une vision claire des exigences techniques, des contraintes, et des critères de performance. En somme, ce document constitue un guide pour l’évaluation des solutions potentielles.

Mettre en place un outil qui répond à 90% au besoin de départ

La sélection de l’outil est une décision stratégique qui doit répondre de manière significative à 90% des besoins exprimés. Car opter pour un outil qui couvre les exigences initiales garantit une base solide, laisse une marge pour des ajustements ultérieurs. Cette approche évite les sur mesures tout en assurant une adéquation essentielle avec les besoins immédiats.

Veiller à ce que le nouveau système reste ouvert et évolutif

Au-delà de la réponse immédiate aux besoins, il est crucial de penser à l’avenir. Le choix du nouvel outil doit garantir deux aspects essentiels : l’ouverture et l’évolutivité.

D’une part, l’ouverture, symbolisée par des interfaces API avec le reste du système d’information, facilite l’intégration avec d’autres applications. D’autre part, l’évolutivité permet d’anticiper les futures évolutions des besoins. Cela devient particulièrement pertinent après l’installation, lorsque de nouveaux champs se révèlent au fur et à mesure de l’utilisation.

La communication : le nerf de la guerre dans la mise en place du nouvel outil

L’annonce générale représente un moment clé pour établir une compréhension commune et aligner les équipes sur le sujet.

Expliquer les raisons du changement

En ce sens, il est impératif d’expliquer de manière transparente, factuelle et concrète les raisons qui motivent le changement. En identifiant au préalable les besoins et préoccupations des équipes, par le biais de questionnaires internes ou de points réguliers, vous pouvez aborder ces sujets directement pendant cette annonce.

Préparer au changement et impliquer les équipes

La communication ne se limite pas à l’annonce des changements, mais englobe également une préparation méthodique. Informer les équipes sur les tâches quotidiennes, en posant des questions sur la manière de les optimiser, favorise l’engagement et encourage la réflexion proactive sur les futurs processus.

Être à l’écoute après l’annonce

Après l’annonce, vous pouvez mettre en place des feedback réguliers, que ce soit par des enquêtes, des points individuels ou des canaux de communication ouverts. En outre, cela favorise l’implication et la participation active des équipes. L’établissement d’une cellule d’écoute active, surtout pour les collaborateurs les plus réticents au changement, offre un espace dédié pour répondre à leurs inquiétudes et suggestions.

Nommer des pilotes, des référents de projet (Manager / Ambassadeur)

Une fois la décision de changement annoncée, la transition vers le nouvel outil de gestion événementielle doit être assurée par une adhésion positive de l’équipe. Dans cette perspective, la nomination de pilotes de projet et de référents joue un rôle central dans la gestion du changement.

Identifier et nommer des pilotes de projet pour mettre en place l’outil

Les pilotes de projet ou leaders, seront les guides de l’équipe à travers le changement, et leur sélection doit être minutieuse, que ce soient des managers ou des ambassadeurs parmi les collaborateurs. En principe, ils devraient être choisis en fonction de leurs compétences en communication, de leur connaissance du secteur de l’événementiel, et de leur capacité à motiver les équipes. 

Leur rôle consiste à faciliter la communication, à résoudre les problèmes potentiels, et à maintenir un niveau élevé d’engagement tout au long de la transition.

Former les pilotes de projet

Pour garantir l’efficacité des pilotes de projet, il est crucial d’anticiper leur formation au nouvel outil. Cette phase comprend plusieurs étapes :

• Identification des compétences nécessaires : définir les compétences requises pour maîtriser le nouvel outil et diriger le changement.
• Évaluation des lacunes existantes : évaluer leurs compétences actuelles pour identifier les lacunes et adapter la formation en conséquence.
• Programmes de formation adaptés : mettre en place des programmes de formation sur mesure, alignés sur leurs besoins, pour maximiser leur compréhension de l’outil et du processus de changement.
• Accompagnement personnalisé : offrir un accompagnement personnalisé pour favoriser une compréhension approfondie, résoudre les problèmes potentiels, et renforcer la confiance des pilotes de projet dans le nouvel outil.

Le rôle du prestataire dans le processus de formation

Introduire le prestataire du nouvel outil dans le processus de formation est une étape stratégique. Des temps de formation réguliers avec le prestataire assurent une compréhension continue. Cela implique de détailler les sessions d’accompagnement prévues, leur durée, et d’insister sur l’importance de la personnalisation.

L’accompagnement doit également s’étendre sur le moyen/long terme, avec la mise à disposition d’une FAQ et un support client dédié (Customer Success Manager).

Découvrez comment se déroule une installation chez Planexpo👇

Comment organiser la transition vers le
nouvel outil ?

Organiser la transition d’un système à l’autre constitue une étape clé dans le processus d’adoption d’un nouvel outil de gestion événementielle. La décision, bien que cruciale, n’est que le point de départ d’une migration fluide et efficace.

Nous avions un logiciel l’an passé qui ne nous permettait pas de faire autant de chose que Planexpo. Nous perdions beaucoup de temps à réaliser plusieurs opérations pour nos exposants, et quand on en a plus de 380, c’est très long !

La transition a été plutôt simple en interne, plutôt rapide. Je crois qu’en 2h de temps j’avais saisi le plus gros de l’outil.

Audrey Verdez, Chargée de mission Imagin’Con

Assurer une bonne transition d’un système à l’autre

La migration des données 

L’une des premières priorités est la migration des données, avec un impératif : limiter les pertes potentielles. Pour garantir une continuité sans heurts, il est essentiel de commencer par la création de fichiers d’exports à partir du système existant.

Chaque type de données, qu’il s’agisse des informations sur les participants, des détails logistiques, ou des historiques d’événements doit être traité avec précaution. La création de cartographies précises permet de garantir une correspondance exacte entre les données exportées et les champs appropriés du nouvel outil.

Conserver les règles fondamentales du métier

Le domaine de l’événementiel dispose de son propre jargon, ses normes, et ses règles fondamentales du métier. Ces termes techniques, ces codes de communication, et ces processus métiers particuliers sont ancrés dans la pratique quotidienne. Notons qu’ils constituent un langage partagé entre les professionnels, facilitant la communication et la compréhension mutuelle. La conservation de ces règles est impérative pour minimiser les perturbations dans les routines quotidiennes des équipes.

Créer un rétroplanning d’installation pour mettre en place l’outil

La création d’un rétroplanning détaillé, comprenant les étapes clés, les échéances critiques, et les responsabilités assignées à chaque acteur, assure une gestion efficace du changement. Il est impératif d’avertir toutes les parties prenantes sur l’impact sur leur service et leur quotidien. En effet, cette transparence favorise l’adhésion et la préparation mentale aux changements à venir.

Mettre en place des KPI pour suivre et contrôler l’implémentation

La définition et la mise en place de Key Performance Indicators (KPI) sont des outils incontournables pour suivre et contrôler la bonne implémentation. Ces indicateurs offrent une visibilité sur les progrès réalisés, permettent d’ajuster la stratégie en temps réel et évaluent la valeur ajoutée du changement opéré.

Exemples de KPI’s à suivre :
– Rapidité d’adoption par les utilisateurs avec le nombre d’utilisateurs actifs et la fréquence d’utilisation ;
– Respect du rétroplanning et des deadlines ;
– Feedback utilisateurs avec prise en compte de la satisfaction, des problèmes…

Vous êtes prêts à changer d’outil !

Mettre en place un nouvel outil de gestion événementielle requiert une approche réfléchie et stratégique. Cette exploration met en évidence l’importance cruciale de la communication, de la planification minutieuse, et du leadership. En adoptant ces 4 étapes, vous détenez désormais une feuille de route pour une intégration réussie, transformant un défi en une belle opportunité d’innovation et d’efficacité.

Pour suivre les actualités de Planexpo, abonnez-vous à nos réseaux sociaux :
→ Planexpo