Résolution 2024 : je change d’outil de gestion événementielle !

Les défis de la gestion événementielle actuelle

Les outils traditionnels : fidèles serviteurs à double tranchant

Excel, mon meilleur ennemi

Vous le connaissez et l’utilisez depuis des décennies : c’est le tableur Excel. Compagnon fidèle de nombreux organisateurs d’événements, il est néanmoins victime de certaines limites. En dépit de sa familiarité, Excel isole souvent les données, créant un manque de lisibilité et de structuration de l’information.
 

Par ailleurs, sa rigidité peut également se faire sentir dans le dynamisme de la gestion des événements, où la souplesse et la flexibilité sont cruciales. Le temps est venu de remettre en question cet allié de longue date et d’explorer des alternatives plus adaptées à vos défis actuels.

Le téléphone, un outil redoutable

Indispensable pour la vente, le téléphone est malheureusement avare en restitution d’informations. Bien que crucial pour les échanges avec vos clients, il arrive fréquemment que ces interactions ne soient pas consignées dans un CRM, créant ainsi un manque essentiel dans le suivi client.

La boîte mail, le labyrinthe d’informations

Les échanges, bien qu’indispensables, se perdent souvent dans un dédale d’informations. Entre le manque de traçabilité, la perte de temps et l’absence de cohérence, la boîte mail devient un lieu de conversations parfois difficile à gérer. D’autant plus que la multiplication des interlocuteurs et l’absence de liens entre les sujets compliquent davantage la tâche. Retrouver, partager et organiser ces informations devient un véritable casse-tête !

Planexpo peut améliorer ces process par l’automatisation de tâches chronophages. On vous dit tout dans ce webinaire👇

Les méthodes et outils obsolètes

Inscriptions papier, une réplique du passé

Dans un monde en constante évolution, certaines organisations persistent à utiliser des méthodes d’inscription obsolètes, telles que les formulaires papier ou les PDF à télécharger. Malheureusement, cette approche ancrée entraîne souvent des retards et une complexité inutile limitant le potentiel et l’optimisation de votre gestion événementielle.

Certains organisateurs ont fait le choix de digitaliser les inscriptions des exposants. C’est le cas de notre client Imagin’Con.

On travaille avec Planexpo pour tout ce qui est lié à la gestion des exposants. C’est pour nous un véritable gain de temps surtout lors de leur inscription. En effet, le formulaire créé avec Planexpo est très clair avec des catégories multiples, adaptées à leurs besoins. Les exposants sont autonomes et peuvent tout y indiquer.

Chargée de mission chez Imagin’Con, organisateur de Japan Party Salon fantastique

Réunionite aiguë, la maladie du 21ème siècle

Responsables d’une surcharge d’informations et d’une dispersion des efforts, les réunions se multiplient sans toujours apporter une réelle plus-value. En parallèle, les post-its s’accumulent en une myriade de notes éparpillées, et les comptes rendus, souvent rédigés pour tout et rien, contribuent à encombrer notre quotidien. La nécessité de moderniser ces méthodes est plus urgente que jamais.

Logiciels verrouillés, entraves à la fluidité 

Aujourd’hui, beaucoup d’outils ne communiquent pas entre eux. Cela crée des silos d’information qui entravent à la bonne collaboration des équipes opérationnelles. Cette absence de connectivité limite la fluidité des échanges et génère des inefficacités au sein des processus internes et externes. Heureusement, des solutions plus ouvertes existent pour favoriser les intégrations et connexions entre outils !

Quelles sont les nouvelles tendances et innovations en matières de gestion événementielle ?

Face à une pléthore de choix, il devient crucial de savoir vers quels outils se tourner lorsqu’il s’agit de gestion événementielle. Au cœur de cette réflexion, deux piliers émergent comme des impératifs incontournables : la centralisation de l’information et l’industrialisation des process. 

Pour vous aider dans cette quête de l’outil idéal, nous vous avons listé 14 outils de gestion événementielle, utilisables tout au long du parcours exposant et visiteur.

La centralisation de l’information avant tout 

En concentrant vos données dans un seul et même outil, vous améliorez la clarté des informations et simplifiez le processus de prise de décision. Cette centralisation offre une perspective globale, favorisant une compréhension approfondie et une coordination sans faille, 2 éléments essentiels indispensables à la réussite de vos événements.

À l’ère de l’industrialisation des process

Ces applications métiers tout-en-un dédiées à l’opérationnel vous accompagnent vers une gestion événementielle de plus en plus efficace. Au-delà de l’ouverture aux API (Application Programming Interface), ces solutions deviennent le trait d’union avec votre système d’information global.

Pourquoi sauter le pas ? 

Dans cette quête de progrès et d’innovation, l’adoption de nouveaux outils de gestion événementielle offre de nouvelles opportunités.

Pour rester compétitif 

On est en 2024 : la digitalisation émerge comme un impératif majeur. Si votre entreprise tarde à adopter ces nouvelles avancées, vous risquez d’installer un retard qui pourrait compromettre votre image et freiner votre compétitivité. En effet, le risque serait de vous retrouver en décalage face à des concurrents plus agiles et innovants.

Pensez-y. Un tel investissement stratégique ne se limite pas à l’aspect technologique ; il s’agit ici de sculpter votre image d’entreprise innovante et proactive. Si votre but est d’attirer de futurs clients, partenaires et talents, alors ce levier est à expérimenter ! 

Pour gagner en productivité 

Mettre en place un nouvel outil, c’est aussi accompagner vos équipes dans la modernisation de leurs tâches au quotidien. En rationalisant les processus, vous améliorez automatiquement leur productivité. 

Comment ? 

• En créant une structure opérationnelle agile et réactive, les flux de communication deviennent transparents. De même, la coordination devient plus efficace et une synergie se crée entre les services.
• En accomplissant les tâches plus rapidement, en prenant les décisions avec clarté, et en faisant travailler les équipes vers des objectifs stratégiques communs.

Comme chaque service fonctionne de manière optimale et collabore sans heurts, la qualité s’améliore, la satisfaction client augmente, et les opportunités de ventes se multiplient. Une entreprise efficiente attire naturellement davantage de clients et de partenaires, conduisant ainsi à une croissance du chiffre d’affaires.

Notre client Sommet de l’Élevage avait 2 objectifs principaux lorsqu’il a mis en place Planexpo : centraliser l’information et développer une stratégie de croissance.
👉 Découvrez son témoignage complet.

Notre ambition de croissance se heurtait à une structure logicielle inadaptée à la réalité d’aujourd’hui. Dès les premiers instants après notre changement, nous avons senti une accélération de la commercialisation.
Nous bénéficions également d’une meilleure agilité dans la gestion des plans de salon et des espaces disponibles. Et cerise sur le gâteau, notre nouvel outil a renforcé la collaboration au sein des équipes commerciales, puis avec les fonctions support.

Victor Berthon, Chargé de Développement au Sommet de l’Élevage

Pour améliorer votre notoriété 

La notoriété d’un événement ne se mesure pas seulement à la qualité des exposants présents, du lieu ou de la promotion du salon. En effet, elle se mesure aussi à l’expérience vécue par les exposants et visiteurs tout au long de l’événement. Utiliser un outil de gestion événementielle permet de personnaliser chaque étape : inscription simplifiée, communications ciblées, interactivité, réseautage, gestion des données, navigation sur plan interactif…

On le sait aujourd’hui, les exposants et visiteurs satisfaits deviennent des ambassadeurs, partageant leurs expériences positives avec leur réseau. En simplifiant le parcours de vos exposants et visiteurs, vous créez une expérience fluide et agréable qui se démarque dans leur esprit.

Ces petits détails, combinés à une expérience positive, se transforment en autant d’histoires partagées, construisant ainsi une belle réputation autour de votre marque.

Changer d’outil : un challenge stratégique et nécessaire

Changer d’outil de gestion événementielle n’est pas une décision à prendre à la légère. C’est un véritable défi stratégique qui nécessite des discussions internes entre la direction, les managers et les équipes opérationnelles.

On ne change pas une équipe qui gagne, mais on peut changer les facteurs de pénibilité dans la marche vers le succès. Se doter des bons outils est déterminant pour pérenniser son activité, voire indispensable si le besoin de vitesse et de développement se fait sentir.

Voici un rappel des 3 étapes clés pour changer d’outil : 

• le choix : du bon outil et du bon prestataire par la mise en place d’un cahier des charges ;
• le changement : éduquer la direction et les équipes opérationnelles à digitaliser leurs tâches quotidien ;
• la mise en place : avec un accompagnement adapté basé sur une expertise des problématiques opérationnelles. Chez Planexpo par exemple, une installation peut se faire entre 1 et 4 semaines ! 

En 2024, la résolution de changer d’outil de gestion événementielle pourrait bien être la clé du succès pour votre entreprise. Êtes-vous prêt à relever le défi ?

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