5 étapes à ne pas oublier pour l’organisation d’un salon réussi

Qui sont ces 3 organisateur·trices qui témoignent ?

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Configurer correctement votre événement

Bien préparer votre événement est primordial pour le lancer sans accroc. 

• Création, diffusion du formulaire d’inscription et récupération des données ;
• Définition et application des modalités de paiement ;
• Création et modélisation du plan de salon ;
• Mise à disposition d’un catalogue produits pour réaliser des ventes additionnelles.

Digitaliser au maximum l’ensemble de ces étapes va permettre de mieux monitorer tout le reste. Pour Victor du Sommet de l’Élevage, utiliser un outil de gestion événementielle l’a énormément aidé, surtout sur la partie modélisation du plan.

Utilisateur d’Autocad dans son quotidien, le plus gros problème était que les informations n’étaient pas synchronisées. En effet,  2 personnes pouvaient travailler sur un même plan, au même moment, et modifier des éléments simultanément, sans que l’autre n’ait l’information actualisée. 

La mise en place du plan sur Planexpo a surtout permis de synchroniser toutes les modifications en temps réel. Techniquement, il n’a pas eu à se séparer d’Autocad puisqu’un plug in est disponible sur la plateforme avec : 

• L’import des fonds sur des calques, pour structurer et travailler finement sur chaque élément du plan d’implantation ;
• La mise à l’échelle, pour construire au fur et à mesure des éléments de repères ;
• Le redécoupage des stands, pour proposer des espaces dédiés aux exposant·es.

“Par un simple clic sur le stand, je vais voir que l’exposant·e avait tant d’espaces, tant de badges… J’ai une vue de tout son dossier et du stand qu’on lui a attribué.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

En plus du plan, Victor considère que le site de son événement est tout aussi important dans la configuration initiale. Comme beaucoup d’organisateur·trices, il travaillait avant avec une agence extérieure pour gérer cela. 

“Avant, on travaillait sur des systèmes un peu plus complexes comme WordPress et on passait par une boîte extérieure. Les délais de modification d’une simple information prenaient beaucoup de temps. Et on n’est pas tous des spécialistes de WordPress…”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Site événementiel du Sommet de l’Élevage avec formulaire de participation

Mettre en place un outil comme inwink pour créer ce site événementiel prend bien sûr un certain temps. 

“Une fois construit, c’est comme un CMS très facile d’accès pour toute mon équipe. En moins d’une journée on s’y fait. On peut créer des pages et mettre des informations à jour en live. La moindre modification, même dans le back-office, vient s’actualiser sur le site et ça, c’est super pratique !”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Pour en savoir plus sur nos plans interactifs, visionnez notre précédent webinaire ! 

Lancer la commercialisation de votre salon

Après la configuration de l’événement, s’ensuit sa commercialisation. Pour Florence : “le but d’un organisateur·trice, c’est de vendre des mètres carrés, c’est la priorité.” Auparavant, ces 3 organisateur·trices utilisaient plusieurs solutions qui ne leur semblaient pas très agiles. 

Avoir un outil qui rassemble CRM métier, espace exposant, tableau de bord de suivi, animation de la communauté, permet de libérer du temps aux équipes et de booster cette commercialisation. L’idée, c’est de centraliser et d’automatiser un maximum les tâches administratives, qui sont généralement très chronophages, par exemple :

• Les échanges avec les exposant·es : conversations embarquées, messagerie instantanée, mails en masse ;
• La génération automatique des documents contractuels (avenants, factures, avoirs…).

Pour Victor, les résultats se font déjà ressentir depuis qu’il utilise l’intégration Planexpo et inwink pour le Sommet de l’Élevage qui aura lieu en octobre 2023.

“Certes, nous avons une bonne dynamique. On peut voir qu’on était à 83 000 m2 d’exposition nette l’année dernière et cette année, on est passés à 89 000 m2, c’est quand même 6000 m2 carrés de ventes en plus ! On voit qu’on a de plus en plus d’inscriptions dans le temps, proches de la date d’ouverture de la commercialisation.

Habituellement, à cette période-là, on n’était pas à 100% des inscrit·es. Maintenant, on est déjà à 110%, donc on a progressé en rapidité de commercialisation. Ce qui permet aussi de dégager du temps pour autre chose, et ce qui montre aussi l’efficacité de Planexpo et inwink. On peut bien sûr en déduire que le duo d’outils nous a aidé à commercialiser plus rapidement.”

Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Gérer votre salon

Les organisateur·trices en ont de plus en plus conscience : un salon vit sur l’année entière. Florence connaît bien les enjeux : “un salon, c’est une plateforme pour communiquer une fois par an, pour se donner l’opportunité d’émerger par rapport à d’autres.”

Site événementiel Expozoo, avec vue du site inwink et du plan interactif Planexpo

L’objectif pour elle, c’est surtout “de développer la partie upsell encore plus et de proposer des idées qu’elle va pouvoir vendre, mais qui sont cohérentes pour les exposant·es.”

Le mot d’ordre ? Toujours se mettre dans la peau de l’exposant·e et lui faciliter la tâche dans son parcours événementiel, mais aussi “répondre à ses besoins en termes techniques et en termes de visibilité.”

• Quelles informations lui demander dans le formulaire de participation, pour éviter le trop d’allers-retours dans les échanges ? 
• Comment peut-il acheter rapidement un stand ? Quel sera le numéro associé ? Où sera-t-il situé sur le salon ? 

Tant de questions qui, finalement, influent sur la charge de travail administrative des organisateur·trices. Ainsi, utiliser une plateforme de gestion événementielle permet “de gagner du temps, et de rendre l’exposant·e encore plus acteur·trice de sa participation”. 

Pour cela, elle a décidé de faire appel à un trio d’outils : Planexpo, inwink et Expose. Complémentaires, ils lui permettent d’englober la gestion de tout son événement : avant, pendant et après. Ainsi, ces plateformes gèrent :

• Le plan, les dossiers de participation, l’automatisation de la gestion administrative, la re-commercialisation.
• Le site web, la mise en avant du programme et des speakers, la valorisation de leur présence en ligne, la gestion de la billetterie et des activités sur site.
• Les ventes sur place grâce à une marketplace en ligne. 

Ce qu’elle apprécie, c’est surtout l’accompagnement et la prise en compte de ses besoins. Conquise, elle le dit et le redit :

“Je ne peux plus revenir en arrière depuis que je connais inwink et Planexpo.”
Florence De La Moureyre, Exposalons

Le jour j de votre événement

Ça y est, tout est prêt pour le jour J ! 

Les exposant·es et les visiteur·euses sont venus nombreux·euses. Maintenant, place à la rencontre et aux échanges. C’est là que le plan interactif a toute son importance : pour se situer et se retrouver. 

Jean-Michel l’a bien saisi, surtout dans son secteur d’activité : la géographie et la biographie numérique. C’est pour cela qu’avec l’aide de sa collègue Françoise, ils ont créé la carte du monde comme vitrine de leur salon. Elle a pu le “construire, l’animer, le propulser et le partager.”

« Esri France est un événement numérique digital. Il est important pour nous de plus valoriser la participation de nos partenaires et leur présence, mais également des éléments du programme.« 
Jean-Michel Cabon, d’Esri France

Le plan n’est plus un plan classique, comme à l’époque, sur papier. Il est devenu un support de communication, qui permet d’avoir “une vision cartographique de l’événement.” Il contribue à avoir “une plus grande fluidité dans l’accès aux informations, que ce soit celles des partenaires, des éléments du programme, des sessions ou tout ce que consomme un événement.”

Une fois encore, tout comme pour Florence et Victor, l’objectif premier est de faciliter et d’améliorer l’expérience des exposant·es et des visiteur·euses. 

La gestion post salon

La récupération des données 

Mais il n’y a pas que cela. Leur intérêt, c’est aussi de collecter des données et de bien les monitorer. Ces 3 organisateur·trices veulent avoir une vision en temps réel de l’ensemble de leurs KPI’s, à travers des tableaux de bord de suivi : 

• Suivi des dossiers ;
• Vente de stands ;
• Suivi des inscriptions ;
• Nombre de rendez-vous entre participant·es et exposant·es ;
• Nombre de sessions.

Grâce à ces données, la projection est possible pour l’année suivante, et donc pour le prochain événement.

Tableaux de bord de suivi des chiffres Planexpo et inwink

La re-commercialisation

Cela a été évoqué plus haut, tou·tes les organisateur·trices ont envie de re-commercialiser le plus rapidement possible leur salon. Florence en a conscience : 

“On a envie tout de suite de faire du rebooking commercial. On saisit l’opportunité d’avoir les exposant·es sur le salon pour les informer des nouvelles dates. En un clic, on va leur envoyer un lien et ils pourront réserver leur stand avec le même emplacement pour l’année suivante. L’idée, c’est de faire des prix attractifs, de les attirer avec un tarif spécial pour un rebooking immédiat.”

La création d’une communauté

On ne peut plus nier qu’un événement est synonyme de partage, de rencontre, de lien humain. Apprendre à connaître sa communauté et l’animer, voici les nouveaux objectifs des organisateur·trices de salons !

Comme l’indique Pascal d’inwink, créer une communauté permet de “continuer à partager, de permettre aux personnes qui se sont rencontrées sur un événement de poursuivre leurs échanges tout au long de l’année, de leur partager des contenus et même d’organiser des webinaires au sein de la plateforme communautaire.”

Site communautaire du Sommet de l’Élevage

Pour Victor, la partie communautaire a été un “choix obligatoire”. Avec une pointe d’humour, il insiste sur le fait que :

“C’est bien d’être le roi de la piste quatre jours par an, mais le reste des 361 jours de l’année, on ne pense plus vraiment à toi. Pourtant, tu as une communauté qui vient depuis plus de trente ans et qui a envie d’interagir encore plus.”
Victor Berthon, Sommet de l’Élevage

Se diversifier pour mieux se démarquer

Les organisateur·trices veulent aujourd’hui diversifier leur business model pour se démarquer, sortir du lot. Cela passe avant tout par la digitalisation de leurs outils, qui leur permet de dégager du temps sur d’autres sujets qui ont longtemps été délaissés comme :

• La re-commercialisation ;
• L’événement en tant que support média ;
• Le développement de leur communauté.

Certain·es sont précurseur·euses et ont bien saisi l’importance de développer ces 3 sujets. Et vous ? Souhaitez-vous redonner à votre événement toute sa grandeur ? 

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